会议室规范管理制度

PAGE会议室规范管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室以及各部门内部会议室。（三）基本原则1.合理安排原则：根据会议的规模、性质和需求，合理安排会议室，确保资源的有效利用。2.先申请先使用原则：会议室的使用实行预约制度，按照申请时间先后顺序安排使用。3.安全卫生原则：保持会议室的安全、整洁和卫生，为参会人员提供良好的会议环境。二、会议室使用规定（一）预约流程1.各部门或个人需要使用会议室时，应提前填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、时间、参会人数、所需设备等信息。2.将申请表提交至行政部门，行政部门根据会议室的使用情况进行审核和安排。3.审核通过后，行政部门将通过邮件或短信等方式通知申请人预约成功，并告知会议室的具体地点和使用时间。（二）使用时间1.会议室的使用时间一般为正常工作日的工作时间，如需在非工作时间使用，需提前向行政部门申请，并经相关领导批准。2.每场会议的使用时间应根据会议的实际需求合理安排，原则上不超过规定的时长。如需延长使用时间，应提前通知行政部门，并经同意后方可继续使用。（三）参会人员1.参会人员应严格按照预约信息按时到达会议室，不得迟到或早退。如有特殊情况需要变更参会人员，应提前通知行政部门。2.参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不得在会议室内吸烟、吃东西、大声喧哗等。（四）设备使用1.会议室配备了投影仪、音响、麦克风、电脑等设备，使用人员应熟悉设备的操作方法，正确使用设备。2.使用前应检查设备是否正常，如有问题应及时通知行政部门进行维修。使用过程中如发现设备故障，应立即停止使用，并向行政部门报告。3.使用完毕后，应按照正确的操作流程关闭设备，并将设备恢复到初始状态。（五）卫生管理1.会议结束后，参会人员应将会议室清理干净，将垃圾带走，保持会议室的整洁。2.如需使用会议室的餐饮服务，应提前向行政部门申请，并在使用后清理好桌面和地面，保持卫生。三、会议室维护与管理（一）设施维护1.行政部门应定期对会议室的设施进行检查和维护，确保设施的正常运行。2.对于发现的设施问题，应及时安排维修人员进行维修，并做好记录。3.对会议室的装修和设备更新，应根据公司的实际情况和需求，提出合理的建议和方案，报相关领导批准后实施。（二）安全管理1.会议室应配备必要的消防设备和安全设施，确保会议室的安全。2.使用人员应熟悉消防设备的使用方法，掌握基本的安全知识和应急处理技能。3.严禁在会议室内存放易燃易爆物品，不得私拉乱接电线，确保用电安全。（三）钥匙管理1.会议室的钥匙由行政部门统一管理，不得私自配制或转借他人。2.使用人员如需借用会议室钥匙，应向行政部门提出申请，并在使用后及时归还。3.行政部门应定期对会议室钥匙进行盘点，确保钥匙的安全和完整。四、会议室费用管理（一）费用标准1.公司内部会议原则上不收取费用，但如有特殊情况需要使用外部会议室或提供餐饮服务等，费用由使用部门承担。2.外部会议室的租赁费用根据实际情况按照市场价格收取，餐饮服务费用按照公司规定的标准执行。（二）费用报销1.使用部门在会议结束后，应及时整理相关费用发票，并按照公司的报销流程进行报销。2.报销时应填写详细的报销单，注明会议名称、时间、地点、参会人数、费用明细等信息，并附上相关发票和申请表。3.行政部门负责对报销费用进行审核，审核通过后提交财务部门进行报销。五、违规处理（一）违规行为1.未按规定提前预约会议室，擅自占用会议室的。2.预约成功后未按时使用会议室，也未提前通知行政部门取消预约的。3.在会议室内吸烟、吃东西、大声喧哗等，影响会议秩序的。4.损坏会议室设施设备，未及时报告或故意隐瞒的。5.未经批准擅自使用外部会议室或提供餐饮服务等，费用自理的。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予警告，并要求其立即改正。2.对于多次违规行为或情节严重的，行政部门将视情况给予相应的处罚，如扣除部门绩效分、限制会议室使用权限等。3.因违规行为给公司造