严格证据制度规范

PAGE严格证据制度规范一、总则（一）目的本证据制度规范旨在确保公司/组织在各类业务活动、纠纷处理及决策过程中，能够遵循严谨、科学、合法的证据收集、审查、运用规则，保障公司/组织的合法权益，维护正常的运营秩序，提高决策的准确性和公正性，促进公司/组织的健康稳定发展。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部各部门、各层级在涉及合同签订与履行、知识产权保护、劳动人事管理、财务管理、行政管理、法律纠纷应对等各类业务活动及相关决策过程中涉及的证据管理与运用。（三）基本原则1.合法性原则证据的收集、审查和运用必须严格遵守国家法律法规的规定，确保证据来源合法、形式合法、取得方式合法，不得采用非法手段获取证据。2.真实性原则证据应真实反映客观事实，不得伪造、篡改证据。对证据的真实性进行全面、细致审查，确保所依据的证据能够准确证明相关事实。3.关联性原则证据应与待证事实具有实质性关联，能够对案件事实或决策事项起到证明作用。只有与案件或事项相关的证据才具有可采性，避免无关证据干扰决策和判断。4.及时性原则在业务活动或纠纷发生过程中，应及时收集、固定证据，防止证据灭失或难以取得。对于时效性较强的证据，更应在规定时间内完成收集和提交。5.全面性原则收集证据应全面、客观，涵盖与案件或事项相关的各个方面，避免片面收集证据导致对事实的错误判断。既要收集对己方有利的证据，也要收集可能对己方不利的证据。二、证据的种类及要求（一）书证1.定义书证是指以文字、符号、图形等所记载的内容或表达的思想来证明案件事实的书面材料或其他物品。2.要求书证应提供原件，原本、正本和副本均属于书证的原件。如提供原件确有困难的，可以提供与原件核对无误的复印件、照片、节录本。书证的副本、复制件，经与原件核对无误、经有权机关公证或者其他有效方式证明其真实性的，可以作为证据使用。书证应注明出处，由原件保存单位或者个人在复制件上盖章或者签字，并注明“经核对与原件一致”字样。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的书证，应妥善保管，严格按照保密规定使用和处理。（二）物证1.定义物证是指以其外部特征、物质属性、存在状况等证明案件事实的物品或痕迹。2.要求物证应提交原物。提交原物确有困难的，可以提交与原物核对无误的复制件或者证明该物证的照片、录像等其他证据。物证的照片、录像、复制品，经与原物核对无误、经有权机关公证或者以其他有效方式证明其真实性的，可以作为证据使用。对物证要妥善保管，防止损坏、变质或灭失。在收集、固定物证过程中，应制作详细的记录，注明物证的来源、取得时间、地点、保管情况等信息。（三）视听资料1.定义视听资料是指利用录音、录像、电子计算机储存等技术手段所反映的声音、图像以及电子数据等来证明案件事实的资料。2.要求视听资料应提供原始载体。提供原始载体确有困难的，可以提供复制件。视听资料的复制件应当注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等。声音资料应当附有该声音内容的文字记录。对于视听资料，应审查其形成的时间、地点、条件和方法，确保其真实性和完整性。同时，要注意审查视听资料是否经过剪辑、拼凑、篡改等。（四）电子数据1.定义电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。2.要求电子数据应提供原始载体存储介质，并注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等。收集、提取电子数据应遵循法定程序，保证电子数据的完整性和真实性。可以通过打印、拍照、录像等方式固定电子数据，并制作相关说明。对于电子数据的内容，应进行必要的技术鉴定或专业分析，以确定其真实性和证明力。同时，要注意防范电子数据被篡改或灭失的风险。（五）证人证言1.定义证人证言是指证人就其所了解的案件事实向公司/组织所作的陈述。2.要求证人应具备相应的作证能力，能够正确表达自己的意思。不能正确表达意思的人，不能作为证人。证人证言应采用书面形式或进行录音、录像等固定。证人应在书面证言上签字或按手印，并注明日期。询问证人应个别进行，避免证人之间相互影响。询问笔录应详细记录证人的陈述内容，并由证人核对无误后签字确认。公司/组织应对证人证言进行审查，核实证人与案件当事人之间的关系，判断证人证言的可信度。必要时，可以要求证人出庭作证，接受质证。（六）当事人陈述1.定义当事人陈述是指案件当事人就案件事实向公司/组织所作的叙述和说明。2.要求当事人应如实陈述案件事实，不得隐瞒或歪曲事实真相。当事人故意作虚假陈述的，应承担相应的法律责任。当事人陈述应形成书面材料，并由当事人签字确认。书面材料应详细记录当事人对案件事实的描述、观点和主张。公司/组织应对当事人陈述进行审查，结合其他证据进行综合判断，以确定当事人陈述的真实性和证明力。（七）鉴定意见1.定义鉴定意见是指具有专业知识和技能的鉴定人运用科学技术或者专门知识对案件中的专门性问题进行鉴别和判断后所出具的意见。2.要求委托鉴定应选择具有相应资质的鉴定机构和鉴定人。鉴定机构和鉴定人应具备法定的鉴定资格和条件。鉴定委托应明确鉴定事项、鉴定要求和鉴定范围等内容。鉴定机构和鉴定人应按照委托要求进行鉴定，并出具鉴定意见。鉴定意见应包括鉴定依据、鉴定方法、鉴定过程和鉴定结论等内容。鉴定人应在鉴定意见上签字并加盖鉴定机构公章。公司/组织应对鉴定意见进行审查，对鉴定机构和鉴定人的资质、鉴定程序、鉴定方法等进行核实。如有异议，可以申请重新鉴定或补充鉴定。（八）勘验笔录1.定义勘验笔录是指公司/组织工作人员对与案件有关的场所、物品、人身等进行勘查、检验后所作的记录。2.要求勘验应制作笔录，详细记录勘验的时间、地点、勘验人、在场人、勘验对象、勘验过程和勘验结果等内容。勘验笔录应由勘验人、在场人签字确认。如有照片、录像等辅助资料，应一并附在勘验笔录后。勘验笔录应客观、准确地反映勘验情况，不得加入主观臆断或推测性内容。公司/组织应对勘验笔录进行审查，并结合其他证据进行综合判断。三、证据的收集（一）收集主体公司/组织内部各部门应根据职责分工，负责收集与本部门业务相关的证据。涉及多个部门的业务活动或纠纷，由相关部门共同协商确定证据收集的牵头部门，牵头部门负责组织协调证据收集工作。对于重大、复杂的案件或事项，必要时可聘请专业的律师事务所、调查机构等协助收集证据。（二）收集程序1.启动收集程序在业务活动或纠纷发生后，如果需要收集证据，相关部门或人员应及时向本部门负责人报告，由本部门负责人决定是否启动证据收集程序。对于涉及公司/组织重大利益或可能引发重大风险的事项，应及时向公司/组织高层领导汇报，经批准后启动证据收集程序。2.制定收集计划根据案件或事项的具体情况，制定详细的证据收集计划。收集计划应明确收集证据的种类、范围、方法、时间节点、责任人等内容。收集计划应具有可操作性，确保能够全面、及时地收集到所需证据。3.实施收集工作按照收集计划，通过合法、合理的方式收集证据。在收集证据过程中，应注意遵守相关法律法规和公司/组织的规章制度，保护证据的真实性和完整性。对于重要证据，应采取妥善的保管措施，防止证据灭失或损坏。4.证据固定与保全对于收集到的证据，应及时进行固定和保全处理。书证应复印、拍照或扫描留存；物证应拍照、录像或制作模型留存；视听资料和电子数据应进行备份存储，并注明相关信息；证人证言应制作书面记录或录音、录像留存。对于可能灭失或以后难以取得的证据，可以申请人民法院或其他有权机关采取证据保全措施。（三）收集方法1.自行收集公司/组织内部工作人员根据职责和权限，通过查阅文件、档案、记录，询问当事人、证人，现场勘查等方式自行收集证据。自行收集证据应遵循合法、客观、全面的原则，确保所收集证据的质量。2.申请调查取证对于需要向公司/组织以外的单位或个人收集证据的情况，可以依法向有关单位或个人提出调查取证申请。申请调查取证应明确调查事项、调查对象，并提供必要的证明材料。有关单位或个人应根据法律规定或自身职责，配合公司/组织进行调查取证。3.委托专业机构或人员收集对于专业性较强、涉及复杂技术或法律问题的证据收集工作，可以委托专业的律师事务所、会计师事务所、鉴定机构等进行收集。委托专业机构或人员收集证据应签订委托合同，明确委托事项、委托费用、双方权利义务等内容。专业机构或人员应按照委托要求和相关法律法规进行证据收集工作，并向公司/组织提交收集到的证据及相关报告。四、证据的审查（一）审查主体公司/组织内部设立专门的证据审查小组，成员包括法律专业人员、相关业务部门负责人、财务人员等。证据审查小组负责对收集到的证据进行全面审查。对于重大、复杂的案件或事项，证据审查小组应组织专题会议进行讨论审查，并形成审查意见。（二）审查内容1.证据的合法性审查审查证据的来源是否合法，是否通过合法手段取得。例如，是否存在刑讯逼供、威胁、引诱等非法获取证据的情况。审查证据的形式是否符合法律规定。如书证是否有签字、盖章，物证是否有相关记录，视听资料和电子数据是否符合要求等。审查证据的取得方式是否合法。如调查取证是否履行了法定程序，是否经过相关部门或人员的批准等。2.证据的真实性审查审查证据内容是否真实，是否与客观事实相符。例如，书证所记载的内容是否真实发生，证人证言是否是证人真实意思表示等。审查证据是否存在伪造、篡改的迹象。可以通过对比不同证据之间的内容、审查证据的形成过程、核实证据的来源等方式进行判断。审查证据与其他证据之间是否相互印证。如果证据之间存在矛盾或无法相互印证的情况，应进一步核实证据的真实性。3.证据的关联性审查审查证据与待证事实之间是否具有实质性关联。只有与案件或事项相关的证据才具有证明力。例如，在合同纠纷中，如果证据与合同的签订、履行、变更等事项无关，则不能作为认定案件事实的依据。审查证据对案件事实的证明程度。证据应能够对案件事实起到一定的证明作用，且证明力应与待证事实的重要性相适应。对于证明力较弱的证据，应谨慎对待，结合其他证据进行综合判断。（三）审查方法1.形式审查对证据的形式要件进行审查，包括证据的格式、签字、盖章、日期等是否符合要求。形式审查是证据审查的初步环节，确保证据在形式上的合法性和完整性。2.内容审查对证据的内容进行详细审查，判断证据所记载的事实是否真实、准确，是否与待证事实相关。内容审查是证据审查的核心环节，通过对证据内容的分析和判断，确定证据的证明力。3.对比审查将收集到的不同证据进行相互对比，审查证据之间是否存在矛盾或相互印证的情况。对比审查可以帮助发现证据中的问题，进一步核实证据的真实性和证明力。4.综合审查综合考虑案件或事项的整体情况，结合其他证据和相关事实，对证据进行全面、系统的审查。综合审查可以避免孤立地看待证据，确保对证据的审查结论符合客观实际。五、证据的运用（一）运用原则1.以事实为依据原则在公司/组织的各项业务活动、纠纷处理及决策过程中，应依据经过审查认定的证据来认定事实，不得仅凭主观臆断或推测做出判断。2.证明力优先原则对于证明力较强的证据，应优先予以采信。证明力的强弱可以根据证据的种类、来源、形式、内容等因素进行综合判断。例如，原始证据的证明力一般大于传来证据，直接证据的证明力一般大于间接证据。3.综合判断原则在运用证据时，应综合考虑所有证据的证明力和相互关系，进行全面、客观的分析判断。不能仅仅依据某一份证据做出结论，而应将各种证据相互印证，形成完整的证据链条，以准确认定案件事实或做出合理决策。（二）运用方式1.在业务活动中的运用在合同签订过程中，应依据充分的证据对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行审查，确保合同的合法性和有效性。同时，在合同履行过程中，应及时收集和保存与合同履行相关的证据，如交货凭证、付款记录、验收报告等，以备发生纠纷时作为维护自身权益的依据。在知识产权保护方面，应通过收集和固定相关证据，证明公司/组织对知识产权的拥有情况、侵权行为的存在等，以便及时采取措施保护知识产权，追究侵权人的法律责任。在劳动人事管理中，证据的运用贯穿于招聘、培训、考核、薪酬福利、解除劳动关系等各个环节。例如，招聘过程中的面试记录、录用通知；培训过程中的培训记录、考核成绩；解除劳动关系时的通知、员工签字确认等证据，对于维护公司/组织和员工双方的合法权益具有重要意义。2.在纠纷处理中的运用在协商解决纠纷过程中，应向对方提供充分的证据，证明己方的主张和事实依据。同时，对对方提供的证据进行审查和分析，判断对方的要求是否合理，为协商解决纠纷提供有力支持。在仲裁或诉讼过程中，应按照法定程序向仲裁机构或人民法院提交证据，并根据庭审情况进行举证、质证。通过合理运用证据，阐述己方观点，反驳对方主张，争取有利的裁决或判决结果。3.在决策过程中的运用在公司/组织的战略规划、投资决策、重大项目审批等决策过程中，应依据相关证据对决策事项进行全面分析和评估。例如，市场调研数据、财务分析报