规范印章申请制度

PAGE规范印章申请制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章申请流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司经营活动、文件签署、合同签订等各类事务中印章的申请使用。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：由法定代表人持有，用于特定文件或事务的签署。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务事务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同协议。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部事务。二、印章申请流程（一）申请1.申请人需填写《印章申请表》，详细说明申请印章的种类、用途、使用期限、使用范围等信息。2.对于涉及重要事项或金额较大的合同、协议等文件的印章申请，需附上相关文件草案或说明。3.部门章的申请由部门负责人审核签字后提交至行政部门；其他印章的申请由相关业务负责人审核签字后，根据印章种类分别提交至行政部门或财务部门。（二）审核1.行政部门收到印章申请后，对申请内容进行初步审核，检查填写是否完整、准确，申请用途是否合理。2.对于涉及财务、法律等专业事项的印章申请，行政部门需会同财务部门、法务部门进行联合审核。审核重点包括财务风险、法律合规性等方面。3.审核通过后，行政部门将申请提交至公司管理层审批。（三）审批1.公司管理层根据申请事项及相关规定进行审批。对于一般性印章申请，由分管领导审批；对于重要事项或涉及重大金额的印章申请，需经总经理或董事长审批。2.审批人应认真审查申请内容，确保印章使用符合公司利益和相关规定。如不同意申请，应在申请表上注明理由并退回申请人。（四）刻制与领取1.经审批同意的印章申请，由行政部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时通知申请人领取。申请人领取印章时，需在《印章领取登记表》上签字确认。三、印章使用规定（一）专人专用1.公司各类印章应指定专人负责保管和使用，确保印章使用安全、规范。2.印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，不得擅自将印章交予他人使用。（二）使用范围1.公司公章主要用于公司对外正式文件、信函、合同、协议等的签署；法定代表人章用于特定文件或事务的签署；财务专用章用于财务核算、资金收付票据等；合同专用章用于签订各类合同协议；部门章用于本部门内部事务处理。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（三）使用审批1.印章使用前，需填写《印章使用申请表》，详细说明使用事项、使用时间、使用人等信息。2.对于一般性文件或事务的印章使用，由部门负责人审批；对于重要合同、协议等文件的印章使用，需经分管领导或总经理审批。3.审批人应严格审查使用事项，确保符合公司利益和相关规定。如不同意使用，应在申请表上注明理由并退回申请人。（四）使用登记1.印章保管人应建立《印章使用登记簿》，对每次印章使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用事项、使用人、批准人等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查阅。使用监督1.行政部门应定期对印章使用情况进行检查和监督，确保印章使用符合规定流程和使用范围。2.对于违规使用印章的行为，行政部门应及时制止并进行调查处理，视情节轻重给予相应的处罚。四、印章保管与存放（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由行政部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章丢失、被盗或损坏。（二）存放要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.严禁将印章随意放置或带出公司办公区域。如因工作需要带出公司，需经公司管理层批准，并采取必要的安全措施。五、印章停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门提出申请，经公司管理层批准后办理停用手续。2.印章停用后，保管人应及时将印章交回行政部门。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应会同相关部门进行审核，确认不再使用后，填写《印章销毁申请表》，经公司管理层批准后进行销毁。2.印章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章。2.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。3.超出印章使用范围使用印章。4.将印章交予他人违规使用。5.因保管不善导致印章丢失、被盗或损坏。（二）处理措施1.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法