财务室档案室制度规范

PAGE财务室档案室制度规范一、总则（一）目的为了加强公司财务室档案室的管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务室档案室的档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、审计报告、合同协议、财务文件等各类财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：财务档案应真实、准确地反映公司财务活动的实际情况。2.完整性原则：财务档案应涵盖公司财务工作的各个方面，确保档案资料的齐全、完整。3.保密性原则：财务档案涉及公司商业机密和敏感信息，应严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：财务档案的管理应遵循国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案管理职责（一）财务室负责人职责1.全面负责财务室档案室的管理工作，制定和完善档案管理制度。2.监督档案管理工作的执行情况，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责财务档案的收集、整理、归档、保管和查阅等具体工作。2.按照档案管理制度的要求，对档案进行分类、编号、装订和上架，确保档案存放有序、便于查找。3.定期对档案进行清查和盘点，保证档案的安全和完整，发现问题及时报告并处理。4.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。（三）财务人员职责1.负责本岗位财务资料的整理和保管，按照规定及时移交档案管理人员。2.在档案查阅过程中，协助档案管理人员提供相关资料，并对查阅情况进行记录。3.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失财务档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注，财务分析报告等。4.税务资料：纳税申报表、税务发票存根联、税务审计报告等。5.审计报告：内部审计报告、外部审计报告等。6.合同协议：涉及财务收支的各类合同、协议，如采购合同、销售合同、借款合同等。7.财务文件：财务管理制度、财务预算、财务决策文件等。8.其他与财务工作相关的资料，如银行对账单、余额调节表、财务印章使用记录等。（二）收集要求1.财务人员应按照财务工作流程，及时收集各类财务资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.对于外来的财务文件和资料，如发票、合同等，应在收到后及时进行登记和审核，无误后进行整理归档。3.财务人员应定期对本岗位的财务资料进行整理，将零散的资料分类归集，便于移交档案管理人员。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将财务档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、税务资料类、审计报告类、合同协议类、财务文件类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编号或字母与数字组合编号。3.装订：会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行装订，每本凭证厚度应适中，一般不超过2.5厘米。装订时应在凭证左上角打孔，用线绳或装订机装订牢固，并在封面上注明凭证年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等信息。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容。目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理方法，对收集到的财务档案进行进一步整理和核对，确保档案资料齐全、编号准确、装订规范。2.将整理好的档案按照类别和编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。3.建立档案索引，记录档案的存放位置和相关信息，便于快速查找和调阅档案。（二）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表及附注保管期限为永久。4.税务资料：纳税申报表保管期限为10年，税务发票存根联保管期限为5年，税务审计报告保管期限为永久。5.审计报告：内部审计报告保管期限为10年，外部审计报告保管期限为永久。6.合同协议：涉及财务收支的合同协议保管期限为合同履行完毕后10年。7.财务文件：财务管理制度、财务预算等保管期限为永久，财务决策文件保管期限根据实际情况确定。（三）保管方式1.设立专门的财务档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、整洁、干燥。2.对档案进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和维护，如检查档案的完整性、字迹是否清晰、装订是否牢固等，发现问题及时处理。4.对电子财务档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行数据备份和恢复测试，确保数据的安全性和可用性。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅财务档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，方可到档案室查阅。2.涉及公司重大财务事项或机密信息的档案，查阅申请人需经财务室负责人或公司主管领导批准。3.外部单位查阅公司财务档案，必须持有单位介绍信，并经公司主管领导批准。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，确保档案安全。（二）查阅程序1.查阅申请人提交《档案查阅申请表》，经批准后到档案室办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并对查阅情况进行登记，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅用途等。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损坏、复印等操作。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时处理。六、档案销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案受损，无法修复且无保存必要的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对保管期满的档案进行清查，提出销毁意见，并编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经财务室负责人审核后，