函证业务规范制度

PAGE函证业务规范制度一、总则（一）目的为规范公司函证业务操作，确保函证信息的真实性、准确性和完整性，防范函证过程中的风险，保障公司财务报表及相关信息的可靠性，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在财务审计、税务申报、业务往来等各类涉及函证业务的活动。（三）相关定义1.函证：是指公司直接从外部独立第三方获取书面答复以作为审计证据的过程，书面答复可以采用纸质、电子或其他介质等形式。2.函证对象：包括但不限于客户、供应商、金融机构、债务人、债权人等与公司存在经济往来或其他业务关系的单位或个人。3.函证内容：根据具体业务需求确定，通常包括往来款项余额、交易明细、账户信息、担保情况等与公司财务状况和经营成果相关的事项。二、函证业务流程（一）函证计划制定1.在开展函证业务前，相关业务部门应根据业务需求和审计目标，制定函证计划。函证计划应明确函证的范围、对象、内容、时间安排、人员分工等事项。2.函证计划应充分考虑被函证对象的特点、函证的重要性和风险程度等因素，合理确定函证的方式、数量和样本选取方法。（二）函证的发出1.函证应由专人负责发出，确保函证的准确性和完整性。函证发出前，应对函证内容进行审核，确保函证信息与公司记录一致。2.函证应采用公司统一格式的函证模板，并加盖公司公章。函证模板应包含必要的信息，如公司名称、被函证对象名称、函证内容、回函地址、联系方式等。3.函证发出方式应根据被函证对象的实际情况选择，可采用邮寄、专人送达、电子函证等方式。采用邮寄方式时，应选择可靠的快递公司，并要求快递公司提供回执；采用专人送达方式时，应确保送达人员的独立性和可靠性；采用电子函证方式时，应确保电子函证系统的安全性和可靠性，并对电子函证的发送和接收过程进行记录。（三）函证的跟进与催收1.函证发出后，应及时跟进函证的回收情况。对于逾期未回函的，应采取适当的催收措施，如电话催收、再次发函等。2.在催收过程中，应注意保持与被函证对象的沟通，了解函证未回函的原因，并及时解决可能存在的问题。3.对于多次催收仍未回函的，应评估函证的替代程序，如检查相关交易凭证、合同协议、对账单等，以获取充分、适当的审计证据。（四）函证的回收与处理1.收到回函后，应对回函的真实性、完整性和准确性进行审核。审核内容包括回函的格式是否符合要求、回函的印章是否清晰、回函的内容是否与函证内容一致等。2.对于回函存在差异的，应及时与被函证对象沟通，了解差异原因，并进行进一步的核实和调查。如差异对公司财务报表或相关业务产生重大影响的，应采取适当的措施进行调整和披露。3.函证回收后，应及时整理和归档，作为审计工作底稿或其他相关业务资料的重要组成部分。归档资料应包括函证原件、回函复印件、催收记录、差异处理记录等。三、函证业务人员职责（一）函证业务负责人职责1.负责制定函证业务计划，审核函证内容和函证方式，确保函证业务的顺利开展。2.协调函证业务过程中的各方关系，并对函证业务的进度和质量进行监控。3.对函证业务中出现的重大问题进行决策和处理，确保函证业务符合相关法律法规和公司规定。（二）函证发出人员职责1.根据函证业务计划，准确填写函证内容，并确保函证信息与公司记录一致。2.按照规定的方式和程序发出函证，确保函证的及时、准确送达。3.负责函证发出后的跟进与催收工作，及时记录函证回收情况和催收过程。（三）函证回收人员职责1.负责接收回函，并对回函的真实性、完整性和准确性进行初步审核。2.对回函存在差异的，及时与函证发出人员和被函证对象沟通，了解差异原因，并协助进行进一步的核实和调查。3.将回收的函证及时整理和归档，确保函证资料的妥善保管。四）函证业务质量控制（一）内部审核1.函证业务完成后，应由函证业务负责人或其他具有专业胜任能力的人员对函证业务进行内部审核。审核内容包括函证计划的执行情况、函证过程的合规性、函证结果的准确性等。2.内部审核应形成审核记录，并对审核中发现的问题提出整改意见，督促相关人员及时整改。（二）外部监督1.公司应定期接受外部审计机构或监管部门的审计和检查，确保函证业务符合相关法律法规和行业标准。2.对于外部审计机构或监管部门提出的意见和建议，公司应认真对待，并及时进行整改和完善。五、函证业务风险防范（一）函证舞弊风险防范1.加强对函证业务人员的培训和教育，提高其风险意识和职业道德水平，防范函证舞弊行为的发生。2.在函证过程中，应保持高度的职业谨慎，对函证的真实性、完整性和准确性进行严格审核，关注函证过程中的异常情况，如回函时间异常、回函内容与公司记录差异过大等。3.对于发现的函证舞弊迹象，应及时进行调查和核实，并采取适当的措施进行处理，如调整财务报表、追究相关人员责任等。（二）函证替代程序风险防范1.在评估函证替代程序时，应充分考虑替代程序的可行性和有效性，确保能够获取充分、适当的审计证据。2.对于函证替代程序获取的审计证据，应进行严格审核，确保其真实性、完整性和相关性。3.在执行函证替代程序过程中，应注意保持职业谨慎，避免因替代程序执行不到位而导致审计风险。（三）函证信息安全风险防范1.加强对函证信息的安全管理，确保函证信息在传递、存储和使用过程中的安全性和保密性。2.采用安全可靠的函证方式和技术手段，如加密传输、电子签名等，防止函证信息被泄露、篡改或丢失。3.对函证业务人员进行信息安全培训，提高其信息安全意识和操作技能，规范函证信息的使用和管理。六、函证业务档案管理（一）档案内容函证业务档案应包括函证计划、函证样本清单、函证发出记录、回函记录、催收记录、差异处理记录、函证原件、回函复印件等相关资料。（二）档案整理函证业务档案应按照时间顺序和业务类别进行整理，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管函证业务档案应妥善保管，保管期限应符合相关法律法规和公司规定。档案保管地点应安全可靠，防止档案资料的损坏、丢失或泄露。