财务存档规范制度

PAGE财务存档规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的财务档案管理工作。（三）定义1.财务档案：是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务活动相关的其他资料，如财务预算、财务分析、审计报告、税务资料等。2.存档：是指将财务档案按照规定的程序和要求进行整理、分类、装订、编号，并妥善保管的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司财务档案由财务部门统一负责整理、归档和保管，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：财务档案应如实反映公司的财务状况和经营成果，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强财务档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理制度，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及财务情况说明书等。4.其他类：包括财务预算、财务分析、审计报告、税务资料、银行对账单、发票存根等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证的编号应按照月份和凭证顺序号进行编制，如“20XX年X月001号”。3.会计账簿的编号应按照账簿名称和页码进行编制，如“总账第1页”、“明细账第1册第1页”等。4.财务报告的编号应按照报告年份和报告期进行编制，如“20XX年度财务报告（第1期）”。5.其他类财务档案的编号应根据档案内容和性质进行编制，确保编号的合理性和规范性。三、财务档案的整理与装订（一）整理1.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门指定专人负责整理。2.整理财务档案时，应按照分类和编号的要求，对各类档案进行分类整理，确保档案的完整性和准确性。3.对于会计凭证，应将原始凭证按照记账凭证的顺序进行整理，粘贴整齐，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。4.对于会计账簿，应检查账簿的登记是否完整、准确，账页是否齐全，编号是否连续。5.对于财务报告，应检查报告的内容是否完整、数据是否准确，签字盖章是否齐全。6.对于其他类财务档案，应按照档案内容和性质进行分类整理，确保档案的有序存放。（二）装订1.整理好的财务档案应及时进行装订，装订应牢固、整齐、美观。2.会计凭证应按照记账凭证的顺序进行装订，每本凭证的厚度应适中，一般以23厘米为宜。3.装订会计凭证时，应在凭证左上角打三个孔，用线绳或装订机进行装订，并在封面上注明凭证年度、月份、册数、起止日期、凭证张数等信息。4.会计账簿应按照账簿的顺序进行装订，每本账簿的封面应注明账簿名称、年度、月份、册数等信息。5.财务报告应按照报告的顺序进行装订，每本报告的封面应注明报告年份、报告期、报告名称等信息。6.其他类财务档案应根据档案的性质和特点进行装订，确保装订的牢固性和整齐性。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年。3.财务报告的保管期限为永久。4.其他类财务档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度，按照国家有关规定执行。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案保管库，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保财务档案的安全保管。2.财务档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。3.财务档案应按照分类和编号的顺序进行存放，便于查阅和管理。（三）保管要求1.财务档案保管人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。2.对于损坏、变质的财务档案，应及时进行修复或复制，并做好记录。3.财务档案保管人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出保管库，不得擅自销毁档案。4.财务档案保管人员应做好档案的保密工作，不得向无关人员泄露档案内容。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.查阅财务档案时，应在财务档案保管人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自将档案带出保管库。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还保管人员，并办理归还手续。（二）借阅1.公司外部单位或个人查阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，报财务部门负责人审批。2.借阅财务档案时，应与财务部门签订《财务档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项。3.借阅人员应按照协议约定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。5.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还保管人员，并办理归还手续。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因保管不善等原因造成财务档案损坏、变质，无法修复或复制的，可以按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清理，提出销毁意见，编制《财务档案销毁清册》。2.《财务档案销毁清册》应包括档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容，并经财务部门负责人审核签字。3.《财务档案销毁清册》报公司分管领导审批后，由财务部门会同审计部门、档案管理部门等共同进行销毁。4.销毁财务档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案内容的彻底销毁。5.销毁结束后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司分管领导。