行政规范管理制度

PAGE行政规范管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织的行政管理，规范行政工作流程，提高行政工作效率，确保各项行政事务有序开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本行政规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：行政工作必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保各项行政行为合法合规。2.规范性原则：明确行政工作流程和标准，规范行政工作行为，保证行政工作的一致性和稳定性。3.效率性原则：优化行政工作流程，提高行政工作效率，降低行政成本，为公司/组织的发展提供有力支持。4.服务性原则：行政部门要树立服务意识，为公司/组织各部门及员工提供优质、高效的服务。二、行政管理职责分工（一）行政部门职责1.负责公司/组织行政管理制度的制定、修订和完善，并组织实施。2.统筹协调公司/组织内部各项行政工作，确保行政工作的顺利开展。3.负责公司/组织文件、档案、资料的管理，做好文件的收发、传阅、归档等工作。4.负责公司/组织会议、活动的组织与安排，做好会议记录、活动策划等工作。5.负责公司/组织办公用品、设备的采购、管理和发放，做好物资的库存盘点等工作。6.负责公司/组织办公区域的环境卫生管理，做好办公区域的清洁、绿化等工作。7.负责公司/组织车辆的调度、管理和维护，做好车辆的安全检查、保养等工作。8.负责公司/组织的对外联络与沟通，做好与政府部门、合作伙伴等的协调工作。9.负责公司/组织员工的考勤管理，做好员工考勤记录、统计等工作。10.完成公司/组织领导交办的其他行政工作任务。（二）其他部门职责1.配合行政部门做好本部门的行政管理工作，遵守公司/组织行政管理制度。2.负责本部门文件、资料的整理和归档工作，并及时移交行政部门。3.协助行政部门做好会议、活动的组织与安排工作。4.负责本部门办公用品、设备的合理使用和保管，并及时反馈相关需求。5.维护本部门办公区域的环境卫生，做好区域内的清洁工作。6.配合行政部门做好车辆的调度和使用工作。三、行政事务管理（一）文件管理1.文件的起草与审核各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规及公司/组织相关规定。文件起草完成后，由部门负责人审核，确保文件内容准确、完整、规范。2.文件的审批审核通过的文件，按照公司/组织文件审批流程进行审批。一般文件由部门分管领导审批，重要文件需经公司/组织主要领导审批。3.文件的印发经审批后的文件，由行政部门负责印发。行政部门按照文件审批意见进行排版、校对，确保文件格式规范、内容无误。文件印发后，行政部门负责将文件分发给相关部门和人员，并做好文件的登记和签收工作。4.文件的传阅与存档文件传阅应按照规定的范围和顺序进行，确保文件及时传达给相关人员。传阅文件时，传阅人应在文件传阅单上签字，注明传阅时间。文件传阅完毕后，行政部门负责将文件收回，并按照档案管理规定进行存档。（二）会议管理1.会议计划行政部门应根据公司/组织工作安排，制定年度会议计划，明确会议的名称、时间、地点、参会人员、会议内容等。各部门如需召开会议，应提前向行政部门提交会议申请，经批准后纳入会议计划。2.会议准备行政部门根据会议计划，负责会议的组织与准备工作。会议组织人员应提前确定会议场地、设备、资料等，并做好会议通知、会议资料准备、会议签到等工作。对于重要会议，行政部门应提前安排会议记录人员，准备好会议记录所需的设备和材料。3.会议组织与召开会议组织人员应提前到达会议场地，做好会议现场的布置和设备调试工作。会议开始前，会议组织人员应检查参会人员的签到情况，确保会议按时召开。会议过程中，会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议议题、讨论情况、决议事项等。会议组织人员应维持会议秩序，确保会议顺利进行。4.会议纪要会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员和相关部门。会议纪要应准确记录会议讨论的主要内容和决议事项，明确责任人和完成时间。参会人员对会议纪要如有异议，应及时与会议记录人员沟通，进行修改和完善。5.会议决议执行与跟踪各部门应按照会议决议，认真组织实施，并及时将执行情况反馈给行政部门。行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，确保决议事项得到有效落实。（三）办公用品与设备管理1.办公用品管理行政部门负责办公用品的采购、管理和发放工作。行政部门应根据公司/组织实际需求，制定办公用品采购计划，选择合格的供应商进行采购。办公用品采购到货后，行政部门应进行验收，确保办公用品的质量和数量符合要求。行政部门应建立办公用品领用制度，员工根据工作需要填写领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取办公用品。行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，确保办公用品的账实相符。2.办公设备管理行政部门负责办公设备的采购、配置、维护和管理工作。行政部门应根据公司/组织工作需要，制定办公设备采购计划，选择合适的设备型号和供应商进行采购。办公设备采购到货后，行政部门应组织相关人员进行验收，确保设备的质量和性能符合要求。行政部门应建立办公设备使用管理制度，明确设备的使用权限、操作规范和维护要求。员工使用办公设备时，应遵守使用管理制度，爱护设备，如发现设备故障应及时向行政部门报告。行政部门应定期对办公设备进行维护和保养，确保设备的正常运行。对于设备的维修和更换，行政部门应及时安排，确保不影响公司/组织的正常工作。（四）环境卫生管理1.办公区域环境卫生标准办公区域应保持整洁、干净，地面无杂物、无污渍，桌面、文件柜等摆放整齐。办公区域的门窗、玻璃应定期擦拭，保持明亮干净。办公区域的绿植应定期浇水、修剪，保持良好的生长状态。2.环境卫生责任划分各部门负责本部门办公区域的环境卫生管理，应安排专人定期进行清洁和整理。公共区域（如走廊、楼梯、会议室等）的环境卫生由行政部门负责安排专人进行清洁和维护。3.环境卫生检查与考核行政部门应定期对办公区域的环境卫生进行检查，发现问题及时通知相关部门进行整改。环境卫生检查结果将纳入公司/组织的绩效考核体系，对环境卫生管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对环境卫生不达标的部门进行通报批评，并责令限期整改。（五）车辆管理1.车辆调度行政部门负责公司/组织车辆的调度工作，根据工作需要合理安排车辆的使用。各部门如需使用车辆，应提前向行政部门提交用车申请，说明用车时间、地点、事由等。行政部门根据车辆的使用情况和申请时间，进行车辆调度安排，并及时通知用车部门和驾驶员。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保车辆行驶安全。驾驶员应按照行政部门的调度安排，按时将车辆开到指定地点，接送相关人员。车辆使用过程中，驾驶员应保持车辆整洁，定期对车辆进行清洁和保养。驾驶员不得将车辆转借他人使用，不得利用车辆从事与工作无关的活动。3.车辆维护与保养行政部门应建立车辆维护与保养制度，定期安排车辆进行维护和保养。驾驶员应按照车辆维护与保养制度的要求，及时将车辆送到指定的维修厂进行维护和保养。车辆维护与保养过程中，驾驶员应配合维修厂做好车辆的检查和维修工作，并及时向行政部门反馈车辆的维修情况。4.车辆安全管理行政部门应加强车辆安全管理，定期组织驾驶员进行安全培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。驾驶员应严格遵守车辆安全操作规程，定期对车辆进行安全检查，确保车辆的制动、转向、灯光等安全装置正常运行。如发生车辆交通事故，驾驶员应立即报告行政部门，并按照事故处理程序进行处理。（六）考勤管理1.考勤制度公司/组织实行上下班打卡制度，员工应按时打卡上下班。员工因工作需要外出或请假，应按照公司/组织请假制度的规定办理请假手续，并报行政部门备案。2.考勤记录与统计行政部门负责员工考勤记录的收集和统计工作，每天对员工的打卡情况进行检查和记录。行政部门应定期对员工的考勤情况进行统计和分析，制作考勤报表，并报送公司/组织领导和相关部门。3.迟到、早退与旷工处理员工迟到或早退15分钟以内的，每次扣发当月绩效工资[X]元；迟到或早退超过15分钟的，按旷工半天处理。员工旷工半天的，扣发当月绩效工资[X]元；旷工一天的，扣发当月绩效工资[X]元，并给予警告处分；旷工连续超过三天或累计超过五天的，公司/组织将予以辞退。四、行政费用管理（一）费用预算1.行政部门应根据公司/组织年度工作计划和行政工作实际需求，编制行政费用预算。2.行政费用预算应包括办公用品费用、设备采购费用、会议费用、车辆费用、差旅费、通讯费等各项费用。3.行政费用预算编制完成后，经公司/组织领导审核批准后执行。（二）费用报销1.员工因行政工作需要发生的费用，应按照公司/组织费用报销制度的规定办理报销手续。2.费用报销时，员工应填写费用报销申请表，附上相关发票、收据等凭证，并经部门负责人审核签字后，报行政部门审核。3.行政部门对费用报销凭证进行审核，确保费用支出真实、合理、合规。审核通过后，报公司/组织财务部门进行报销。（三）费用控制1.行政部门应严格控制行政费用支出，确保费用支出不超过预算额度。2.行政部门应定