采购用章管理规范制度

PAGE采购用章管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司采购用章的管理，规范采购用章的使用行为，防范采购业务中的风险，确保公司采购活动的合法性、真实性和有效性，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购用章使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：采购用章的使用必须严格遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度。2.谨慎使用原则：严格把控采购用章的使用范围和审批流程，确保用章行为谨慎、准确。3.责任明确原则：明确采购用章使用过程中各环节的责任，做到责任到人。二、采购用章的定义与分类（一）定义采购用章是指公司在采购业务活动中用于签署合同、协议、文件等具有法律效力的书面材料的印章。（二）分类1.采购合同专用章：专门用于签署采购合同及相关补充协议等。2.采购授权章：用于在特定授权范围内代表公司进行采购相关事务的确认和签署。三、采购用章的保管（一）保管部门采购用章由公司采购部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.设立专用的印章保管柜，确保印章存放安全，防止被盗、丢失或损坏。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意将印章交予他人代管。如遇特殊情况需要委托他人代管，必须经过严格的审批程序，并做好交接记录。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章清晰、完整，如发现印章有损坏或模糊不清等情况，应及时报告并申请更换。四、采购用章的使用流程（一）申请1.采购业务人员在需要使用采购用章时，应填写《采购用章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息。2.将填写完整的申请表提交给部门负责人进行审核。（二）审核1.部门负责人对申请表进行审核，重点审查用章事项是否符合采购业务实际情况，文件内容是否合法合规、准确无误。2.如审核通过，部门负责人在申请表上签署审核意见并签字。（三）审批1.对于涉及金额较大、重要采购合同或特殊采购业务的用章申请，需提交公司分管领导进行审批。2.分管领导根据公司采购政策、业务情况等对申请进行全面评估，做出审批决定。如审批通过，在申请表上签署审批意见并签字。（四）用章1.采购用章保管人员在收到经审核、审批通过的申请表后，方可启用采购用章。2.用章时，应在指定的文件位置准确加盖印章，确保印章清晰、端正，与落款单位一致。3.用章完毕后，保管人员应及时登记用章情况，包括用章日期、用章文件名称、用章份数、用章申请人等信息。（五）文件存档1.用章后的文件应按照公司档案管理规定进行妥善存档。2.采购业务人员负责将用章后的文件副本提交给档案管理部门，档案管理部门对文件进行整理、编号、装订，并按照类别和时间顺序进行存放，以便日后查阅。五、采购用章使用的限制与禁止事项（一）限制事项1.采购用章不得用于与采购业务无关的文件签署。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白协议等上加盖采购用章。3.对于涉及重大采购决策、巨额资金支出等重要事项的文件，必须经过公司高层会议讨论通过，并按照规定的审批流程进行用章。（二）禁止事项1.禁止私自使用采购用章，严禁未经审批擅自用章。2.禁止将采购用章外借他人使用，如因特殊情况确需外借，必须经过严格的审批程序，并要求借用人出具借据，注明借用时间、用途、归还时间等事项。3.禁止在不符合法律法规、公司规定或存在风险的文件上加盖采购用章。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购用章的使用情况进行审计检查，重点审查用章审批流程是否合规、用章文件是否真实有效、用章登记记录是否完整等。2.采购部门内部应建立定期自查机制，对本部门采购用章的使用情况进行自我检查，发现问题及时整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用采购用章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。七、印章的更换与废止（一）更换1.当采购用章出现磨损、损坏、字迹不清等情况，无法正常使用时，由印章保管人员填写《采购用章更换申请表》，详细说明更换原因。2.经采购部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可进行印章更换。3.新印章启用后，原印章应及时封存，并按照公司印章管理规定进行妥善处理。（二）废止1.因公司业务调整、采购流程变更等原因，导致采购用章不再使用时，由采购部门提出废止申请。2.申请经公司相关部门审核、公司领导批准后，对废止的印章进行封存，并在公司内部进行公示，确保相关人员知晓印章废止事宜。3.废止后的印章应按照公司印章管理规定进行销