规范签单挂账制度

PAGE规范签单挂账制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范签单挂账行为，防范财务风险，确保公司资金安全与正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司有签单挂账业务往来的所有客户。（三）基本原则1.合法性原则：签单挂账业务必须符合国家法律法规以及相关行业标准，确保交易行为合法合规。2.风险可控原则：在开展签单挂账业务时，要充分评估客户信用风险，采取有效措施控制风险，避免坏账损失。3.规范操作原则：明确签单挂账业务流程，严格按照规定的程序进行操作，确保每一笔业务记录准确、清晰。4.权责明确原则：明确各部门在签单挂账业务中的职责和权限，做到责任到人，避免推诿扯皮。二、签单挂账业务流程（一）客户信用评估1.信息收集业务部门负责收集客户基本信息，包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、联系方式、经营状况、财务状况等。同时，收集客户以往与公司的交易记录，如交易金额、交易频率、付款及时性等。2.信用评估财务部门根据业务部门提供的客户信息，对客户进行信用评估。评估内容包括客户的信用等级、信用额度、信用期限等。信用等级分为A、B、C、D四级，具体标准如下：A级：客户信用状况良好，经营实力强，财务状况稳定，以往交易中付款及时，无逾期记录。信用额度可根据客户需求和公司实际情况适当放宽，信用期限可设定为[X]天。B级：客户信用状况较好，经营状况正常，财务状况基本稳定，以往交易中有少量逾期记录，但能及时结清。信用额度适中，信用期限可设定为[X]天。C级：客户信用状况一般，经营状况存在一定风险，财务状况有波动，以往交易中逾期记录较多。信用额度需严格控制，信用期限可设定为[X]天。D级：客户信用状况较差，经营状况不佳，财务状况恶化，以往交易中存在严重逾期或欠款行为。原则上不给予签单挂账，如特殊情况需经公司高层领导批准，并采取严格的风险防范措施。3.信用审批财务部门完成客户信用评估后，将评估结果提交给公司信用管理委员会审批。信用管理委员会由公司高层领导、财务部门负责人、业务部门负责人等组成。审批通过后，财务部门将客户信用信息录入公司信用管理系统，并通知业务部门。（二）签单挂账申请1.申请条件客户信用等级为A级或B级，且有签单挂账需求时，业务部门可向财务部门提交签单挂账申请。2.申请材料业务部门提交签单挂账申请时，需提供以下材料：《签单挂账申请表》，详细填写客户基本信息、申请挂账金额、挂账期限、业务明细等内容。客户营业执照副本复印件、法定代表人身份证明复印件、联系方式等。与客户签订的业务合同或协议，明确双方权利义务、交易金额、付款方式、付款期限等条款。3.申请流程业务部门将签单挂账申请材料提交给财务部门，财务部门对申请材料进行初审。初审通过后，提交给公司信用管理委员会审批。审批通过后，财务部门在公司信用管理系统中为客户开通签单挂账权限，并通知业务部门。（三）签单与挂账1.签单业务部门在与客户进行交易时，按照公司规定的合同审批流程签订业务合同或协议。合同或协议中应明确约定付款方式为签单挂账，并注明挂账期限、信用额度等相关信息。2.挂账业务部门完成交易后，将相关业务凭证（如发票、送货单、验收单等）提交给财务部门。财务部门审核业务凭证无误后，按照合同约定的挂账期限和信用额度，在公司财务系统中进行挂账处理。挂账记录应详细记录客户名称、交易日期、交易金额、挂账期限、信用额度等信息。（四）账款跟踪与催收1.账款跟踪财务部门定期对签单挂账客户的账款进行跟踪，掌握客户付款情况。每月末，财务部门编制《签单挂账账款跟踪表》，详细记录每个客户的挂账金额、到期时间、逾期情况等信息，并发送给业务部门。2.催收提醒对于即将到期的账款，财务部门提前[X]天向业务部门发送《账款催收提醒函》，提醒业务部门及时与客户沟通，督促客户按时付款。对于逾期账款，财务部门加大催收力度，每周向业务部门发送《逾期账款催收函》，并抄送公司相关领导。业务部门负责与客户联系，了解逾期原因，协商解决方案，尽快收回账款。3.催收措施如客户逾期未付款，业务部门应采取以下催收措施：电话催收：与客户直接沟通，了解逾期原因，要求客户尽快付款。上门催收：对于逾期金额较大或电话催收无效的客户，业务部门可安排专人上门催收，面对面与客户协商解决问题。法律催收：如客户长期拖欠账款且拒不支付，公司可考虑通过法律途径追讨欠款。在采取法律催收措施前，需经公司法律顾问审核，并报公司高层领导批准。（五）账款核销1.核销条件客户按照合同约定按时足额支付账款后，财务部门应及时进行账款核销。核销条件为：客户付款金额与挂账金额一致，且付款时间在合同约定的付款期限内。2.核销流程业务部门收到客户付款后，将付款凭证（如银行回单、现金收据等）提交给财务部门。财务部门核对付款凭证与挂账记录无误后，在公司财务系统中进行账款核销操作。核销记录应详细记录核销日期、核销金额、付款凭证号码等信息。三、签单挂账风险控制（一）客户信用风险监控1.定期评估财务部门定期对签单挂账客户的信用状况进行重新评估，原则上每半年评估一次。评估内容包括客户经营状况、财务状况、信用记录等方面的变化情况。根据评估结果，调整客户信用等级、信用额度和信用期限。2.风险预警当签单挂账客户出现经营状况恶化、财务状况异常、信用记录不良等情况时，财务部门及时发出风险预警信号。业务部门接到预警信号后，立即停止与该客户的签单挂账业务，并采取相应的风险防范措施，如催收账款、减少交易金额、要求客户提供担保等。（二）内部审计监督1.定期审计公司内部审计部门定期对签单挂账业务进行审计，检查签单挂账业务流程是否合规、财务记录是否准确、账款催收是否及时等。审计频率为每年一次。2.专项审计对于重大签单挂账业务或出现异常情况的签单挂账业务，内部审计部门进行专项审计。专项审计结果及时向公司管理层汇报，并提出改进建议和措施。（三）坏账处理1.坏账确认对于确实无法收回的签单挂账账款，由业务部门提出坏账申请，并提供相关证明材料，如客户破产证明、法院判决书、工商注销证明等。财务部门审核坏账申请材料无误后，提交给公司管理层审批。2.坏账核销经公司管理层批准后，财务部门按照国家财务制度和公司相关规定进行坏账核销处理。坏账核销记录应详细记录坏账金额、坏账原因、核销日期等信息，并在公司财务报表中进行相应披露。四、职责分工（一）业务部门职责1.负责收集客户信息，协助财务部门进行客户信用评估。2.按照公司规定的签单挂账业务流程，与客户签订业务合同或协议，并确保合同条款明确、合法、合规。3.在与客户交易过程中，严格按照合同约定执行，及时将业务凭证提交给财务部门。4.负责与签单挂账客户沟通协调，跟踪账款回收情况，及时采取催收措施，确保账款按时足额收回。5.对签单挂账业务中出现的异常情况或风险隐患，及时向财务部门和公司管理层报告，并配合采取相应的风险防范措施。（二）财务部门职责1.负责制定和完善签单挂账管理制度，并监督制度的执行情况。2.对客户进行信用评估，确定客户信用等级、信用额度和信用期限，并录入公司信用管理系统。3.审核业务部门提交的签单挂账申请材料，办理签单挂账审批手续。4.负责签单挂账业务的账务处理，确保财务记录准确、完整。5.定期对签单挂账客户的账款进行跟踪，编制账款跟踪表，及时向业务部门发送催收提醒函。6.负责坏账的确认、核销工作，并按照规定进行账务处理和财务报表披露。（三）信用管理委员会职责1.审批客户信用评估结果，确定客户信用等级、信用额度和信用期限。2.审批签单挂账申请，对重大签单挂账业务进行决策。3.协调解决签单挂账业务中出现的重大问题和风险事项，制定风险防范措施。（四）内部审计部门职责1.定期对签单挂账业务进行审计，检查业