宣传品管理制度规范

PAGE宣传品管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司宣传品的管理，规范宣传品的制作、使用、发放及回收流程，确保宣传品的有效利用，提升公司品牌形象，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司宣传活动相关的所有宣传品的管理。（三）基本原则1.合法性原则：宣传品的制作、使用和管理必须符合国家法律法规以及行业标准，不得含有违法、违规、侵权或虚假信息。2.规范性原则：严格规范宣传品的设计、制作、审核、发放、使用及回收等环节，确保各项工作有序进行。3.节约性原则：在保证宣传效果的前提下，合理控制宣传品的制作成本，避免资源浪费。4.实效性原则：宣传品的内容和形式应紧密结合公司业务需求和市场动态，具有实际宣传效果和时效性。二、宣传品的定义与分类（一）定义本制度所指宣传品是公司为宣传企业形象、推广产品或服务、传播企业文化等目的而制作的各类物品。（二）分类1.印刷类：包括宣传册、海报、宣传单页、名片、产品手册、企业年报等。2.影像类：如企业宣传片、产品视频、活动视频等。3.实物类：包含礼品、赠品、纪念品、展示道具等。4.电子类：公司网站、微信公众号、微博、APP端等网络平台上发布的宣传资料，以及电子邮件宣传模板等。 三、职责分工（一）市场部1.负责制定宣传品年度制作计划，根据公司业务发展需求和市场推广计划，提出宣传品的制作需求和预算建议。2.组织宣传品的设计、制作工作，与设计公司或供应商沟通协调，确保宣传品的设计风格、内容符合公司品牌形象和宣传要求。3.对宣传品的制作进度进行跟踪和监督，保证按时、高质量完成制作任务。4.负责宣传品的发放、使用管理及效果评估，收集反馈意见，及时调整宣传策略。（二）行政部1.协助市场部制定宣传品年度制作计划，参与宣传品设计方案的审核。2.根据市场部的需求，负责宣传品制作供应商的选择、采购合同的签订及费用结算。3.负责宣传品的库存管理，建立宣传品出入库台账，定期盘点库存，确保账实相符。4.配合市场部做好宣传品的发放工作，按照规定流程进行发放登记。（三）财务部1.负责审核宣传品制作费用预算，对宣传品制作项目的成本进行核算和控制。2.监督宣传品制作费用的支付情况，确保费用支出符合公司财务制度。（四）各部门1.根据本部门业务需求，向市场部提出宣传品制作申请，并提供相关资料和信息。2.负责本部门宣传品的使用管理，按照规定流程领取、使用和保管宣传品，确保宣传品的合理使用和安全存放。3.配合市场部做好宣传品使用效果的反馈工作，及时提供改进建议。四、宣传品制作管理（一）制作计划1.市场部应于每年年底前制定下一年度宣传品制作计划，明确宣传品的种类、数量、制作时间、预算等内容。制作计划应充分考虑公司业务发展规划、市场推广活动安排以及各部门的宣传需求。2.宣传品制作计划需经公司管理层审核批准后实施。如因业务发展需要临时增加宣传品制作项目，应按照相关流程进行申请和审批。（二）设计制作1.市场部根据宣传品制作计划，选择合适的设计公司或供应商进行宣传品的设计制作。在选择设计公司或供应商时，应综合考虑其资质、信誉、设计能力、价格等因素，并进行必要的考察和评估。2.市场部应向设计公司或供应商提供详细的设计要求和资料，包括公司品牌标识、宣传主题、内容框架、风格定位等，确保设计公司或供应商能够准确理解公司需求。3.设计过程中，市场部应与设计公司或供应商保持密切沟通，及时反馈修改意见，确保设计方案符合公司要求。设计方案完成后，需经市场部负责人、行政部负责人及相关领导审核通过后方可进行制作。4.宣传品的制作应严格按照审核通过的设计方案进行，确保质量和效果。制作过程中，行政部应加强对制作进度和质量的监督检查，及时协调解决制作过程中出现的问题。（三）审核验收1.宣传品制作完成后，市场部应组织相关人员进行审核验收。审核内容包括宣传品的内容准确性、设计合理性、制作质量、数量规格等是否符合要求。2.对于印刷类宣传品，应检查文字表述是否清晰、图片是否清晰准确、色彩是否符合设计要求、装订是否牢固等；对于影像类宣传品，应检查画面质量、声音效果、剪辑是否流畅等；对于实物类宣传品，应检查材质、工艺、外观等是否符合标准。3.验收合格的宣传品，由市场部填写《宣传品验收单》，相关人员签字确认后办理入库手续；验收不合格的宣传品，应及时通知制作方进行整改或重新制作，直至验收合格。五、宣传品发放管理（一）发放申请1.各部门因业务需要领取宣传品时，应填写《宣传品发放申请表》，注明宣传品的种类、数量、用途、发放对象等信息，并经部门负责人签字审批。2.《宣传品发放申请表》应提交至市场部，市场部根据库存情况进行审核，如库存充足，予以批准发放；如库存不足，应告知申请部门并说明情况。（二）发放流程1.申请部门凭经市场部批准的《宣传品发放申请表》到行政部领取宣传品。行政部按照申请表上的内容进行发放登记，记录领取时间、领取人、宣传品种类及数量等信息，并由领取人签字确认。2.对于批量发放宣传品的情况，行政部应根据实际情况安排专人负责发放工作，确保发放过程的准确无误。3.宣传品发放后，行政部应及时更新宣传品库存台账，确保库存信息的准确性。（三）发放对象与范围1.宣传品的发放对象主要包括公司内部员工、客户、合作伙伴、潜在客户等。发放范围应根据公司宣传策略和业务需求进行确定，确保宣传品能够有效覆盖目标受众。2.在向客户、合作伙伴发放宣传品时，应根据对方的需求和合作情况合理安排发放数量和种类，避免不必要的浪费。同时，应注意宣传品的发放方式和时机，提高宣传效果。六、宣传品使用管理（一）使用规范1.各部门在使用宣传品时，应严格按照公司规定的用途和范围进行使用，不得擅自更改宣传品的内容、形式或用途。2.宣传品的使用应注重效果，充分发挥其宣传推广作用。在使用过程中，应根据实际情况选择合适的宣传场景和方式，确保宣传品能够吸引目标受众的关注，传递公司信息。3.对于印有公司标识、名称等重要信息的宣传品，使用部门应妥善保管，不得随意丢弃、损坏或转借他人。如发现宣传品有损坏或丢失情况，应及时向行政部报告，并说明原因。（二）使用记录1.各部门应建立宣传品使用记录台账，详细记录宣传品的领取时间、使用情况、发放对象、剩余数量等信息。使用记录台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.市场部应对各部门宣传品的使用情况进行定期检查和统计分析，了解宣传品的使用效果和需求情况，为后续宣传品的制作和管理提供参考依据。（三）效果评估1.市场部应定期对宣传品的使用效果进行评估，通过收集反馈意见、统计数据分析等方式，评估宣传品是否达到预期的宣传效果。2.效果评估的内容包括宣传品的覆盖面、受众关注度、信息传递效果、对业务的促进作用等方面。根据评估结果，总结经验教训，及时调整宣传策略和宣传品制作方案，提高宣传工作的针对性和实效性。七、宣传品回收管理（一）回收范围1.对于已发放给客户、合作伙伴等外部单位的宣传品，在合作结束或宣传活动结束后，应根据实际情况进行回收。回收范围包括但不限于宣传册、海报、宣传单页、礼品等。2.对于公司内部举办活动发放的宣传品，活动结束后，相关部门应负责组织回收，确保宣传品的妥善处理。（二）回收流程1.市场部应提前向相关部门或外部单位发出宣传品回收通知，明确回收时间、回收方式等要求。2.各部门或外部单位应按照回收通知的要求，将需要回收的宣传品整理好后交至指定地点（一般为行政部）。行政部负责对回收的宣传品进行清点、登记，并与发放记录进行核对。3.对于回收的宣传品，如仍可继续使用，经整理后重新入库保管；如已损坏或无法使用，应按照公司相关规定进行报废处理。（三）监督检查1.市场部应定期对宣传品回收情况进行监督检查，确保回收工作的顺利进行。对于未按时回收或未按要求回收宣传品的部门或外部单位，应及时沟通协调，督促其完成回收工作。2.行政部应配合市场部做好宣传品回收的监督检查工作，对回收过程中发现的问题及时反馈给市场部，并提出相应的处理建议。八、宣传品库存管理（一）库存登记1.行政部应建立完善的宣传品库存管理制度，对宣传品的出入库情况进行详细登记。库存登记应包括宣传品的种类、规格、数量、入库时间、存放位置等信息。2.宣传品入库时，行政部应根据验收合格的《宣传品验收单》进行入库登记，确保库存信息与实物一致。宣传品出库时，应根据经批准的《宣传品发放申请表》进行出库登记，记录发放时间、发放对象、发放数量等信息。（二）库存盘点1.行政部应定期对宣传品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为季度或半年，具体时间由公司根据实际情况确定。2.盘点工作应由行政部组织，相关人员参与。盘点过程中，应认真核对库存宣传品的数量、规格、质量等信息，如实记录盘点结果。3.如发现库存数量与账面记录不符，应及时查明原因，并填写《宣传品库存盘盈盘亏报告表》，报公司管理层审批后进行相应的账务处理。（三）库存保管1.宣传品应存放在安全、干燥、通风的仓库内，按照类别、规格、批次等进行分类存放，便于查找和管理。同时，应设置明显的标识牌，标明宣传品的名称、规格、数量等信息。2.仓库应配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保宣传品的安全保管。对于易损、易变质的宣传品，应采取特殊的保管措施，避免损坏或变质。3.行政部应定期对仓库进行检查，及时清理过期、损坏或变质的宣传品，并按照公司规定进行处理。九、监督与考核（一）监督检查1.公司设立宣传品管理监督小组，由市场部、行政部、财务部等相关部门人员组成。监督小组负责对宣传品的制作、发放、使用、回收及库存管理等环节进行定期或不定期的监督检查。2.监督检查的内容包括宣传品管理制度的执行情况、各部门职责履行情况、宣传品制作质量和效果、发放和使用记录的准确性、库存管理的规范性等方面。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组进行复查验收。（二）考核机制1.公司将宣传品管理工作纳入各部门绩效考核体系，对宣传品管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对宣