发票管理规范制度

PAGE发票管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，防范税务风险，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与发票相关的经济业务活动中的行为。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及发票管理规定，确保发票管理工作合法、合规。2.准确及时原则：发票开具、取得、记录等信息应准确无误，并及时处理，保证财务数据的及时性和准确性。3.安全保密原则：妥善保管发票及相关资料，防止发票丢失、被盗、泄露等情况发生，确保公司财务信息安全。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.通用机打发票：适用于公司发生的增值税应税业务中，购买方为小规模纳税人或个人，不需要抵扣进项税额的情况。2.增值税电子普通发票：与通用机打发票适用范围相同，具有便捷、环保等特点，可通过电子方式存储和传递。（三）其他发票如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，根据公司实际发生的相关业务，按照规定开具和取得相应发票。三、发票的开具（一）开具流程1.业务部门在与客户签订销售合同或提供服务协议时，应明确发票开具的相关信息，包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。2.业务完成后，业务人员应及时将开票信息传递给财务部门。财务部门核对开票信息无误后，按照发票管理系统的操作流程开具发票。3.开具发票时，应确保发票内容与实际业务相符，字迹清楚，不得压线、错格。发票联和抵扣联应加盖发票专用章。4.对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内开具，并及时交付给购买方。（二）开具要求1.发票开具日期应与实际业务发生日期一致。2.发票上的货物或应税劳务、服务名称应按照国家税务总局规定的商品和服务税收分类编码准确填写，不得开具与实际业务不符的发票。3.发票金额、税额应计算准确，大小写一致。4.严禁虚开发票，不得为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，不得让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票。（三）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，需要开具红字发票。2.由业务部门填写红字发票开具申请单，说明开具红字发票的原因、涉及的发票号码及金额等信息，并经相关负责人审批后提交给财务部门。3.财务部门审核申请单无误后，按照规定在发票管理系统中申请开具红字发票，并将红字发票信息及时传递给购买方。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受应税劳务或应税服务时，应向销售方索取合法有效的发票。发票应具备以下内容：发票联、抵扣联（增值税专用发票）、发票专用章、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。2.取得的发票应符合国家税收法律法规及发票管理规定，发票内容应真实、完整、准确，不得取得虚开、伪造、变造的发票。3.对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证，认证相符的方可作为抵扣凭证。（二）取得流程1.业务部门在采购货物或接受服务时，应主动向销售方索取发票，并对发票的真实性、完整性进行初步审核。2.业务人员将取得的发票及时传递给财务部门。财务部门对发票进行再次审核，审核内容包括发票的真伪、内容是否完整准确、是否在规定期限内认证等。3.经审核无误的发票，财务部门按照规定进行账务处理，并妥善保管发票及相关资料。（三）发票丢失处理1.如果发票丢失，应立即报告财务部门，并采取以下措施：对于丢失增值税专用发票的，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并在公开发行的报刊上刊登遗失声明。同时，取得销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。对于丢失其他发票的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。五、发票的保管（一）保管责任1.公司财务部门负责发票的统一保管工作，指定专人负责发票的收发、登记、保管等工作。2.各部门应配合财务部门做好发票的保管工作，在业务活动中取得的发票应及时传递给财务部门，不得擅自留存或丢失。（二）保管方式1.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗的专用场所，按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。2.对于电子发票，应定期进行备份，并存储在安全的介质上，防止数据丢失。（三）保管期限发票及相关资料应按照国家档案管理规定进行保管，保管期限为10年。保管期满后，经公司相关负责人批准，按照规定进行销毁。六、发票的使用（一）使用范围公司发票仅用于公司正常的生产经营活动，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。（二）使用登记财务部门应建立发票使用登记台账，详细记录发票的领用日期、号码、用途、开具金额、接收单位等信息，确保发票使用情况可追溯。（三）发票缴销1.已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照规定保存期满后，报经税务机关查验后销毁。2.对于作废的发票，应全联次留存，并注明“作废”字样，与其他发票存根联一并保管。七、发票的检查与监督（一）内部检查1.财务部门应定期对发票的开具、取得、保管及使用情况进行自查，发现问题及时整改。2.公司审计部门应定期对发票管理情况进行审计监督，确保发票管理工作规范、合规。（二）税务检查配合公司应积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供发票的相关资料，不得拒绝、隐瞒。对于税务机关提出的问题，应及时整改落实。八、违规处理（一）违规行为界定1.违反发票管理规定，虚开发票、伪造发票、转让发票、未按规定开具或取得发票等行为。2.因保管不善导致发票丢失、被盗、损坏等情况。3.未按照规定进行发票使用登记、缴销等行为。（二）处理措施1.对于违反发票管理规定行为的责任人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.因违规行为给公司造