收款开票规范制度

PAGE收款开票规范制度一、总则（一）目的为了加强公司收款开票管理，规范收款开票行为，确保公司资金安全，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及收款开票业务的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：收款开票行为必须严格遵守国家法律法规和税收政策，确保公司经营活动合法合规。2.准确及时原则：收款信息和开票内容应准确无误，并及时处理，保证资金及时入账和发票按时开具。3.安全保密原则：妥善保管收款记录和发票存根，确保信息安全，防止信息泄露。4.职责明确原则：明确各部门和人员在收款开票过程中的职责，避免出现职责不清、推诿扯皮现象。二、收款管理（一）收款流程1.业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确收款方式、收款时间、收款金额等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。2.销售订单生成后，业务人员应跟踪订单执行情况，及时与客户沟通收款事宜，确保款项按时足额收回。3.客户付款时，财务部门应根据业务部门提供的信息，核对付款单位、金额、付款方式等，确认无误后办理收款手续。4.收款凭证应及时传递给财务部门进行账务处理，财务人员应按照财务制度进行记账，并定期核对收款情况。（二）收款方式1.现金收款：业务人员收取现金时，应在收款当日将现金缴存银行，并将银行存款回单交财务部门入账。严禁坐支现金。2.银行转账收款：客户通过银行转账方式付款时，财务部门应及时查询银行到账情况，确认款项到账后进行账务处理。3.票据收款：包括支票、汇票、本票等。财务部门收到票据后，应及时审核票据的真实性、有效性和完整性，并按照规定进行背书、托收等操作。（三）收款记录与核对1.财务部门应建立完善的收款台账，详细记录每一笔收款的客户名称、金额、收款日期、收款方式等信息。2.定期对收款台账进行核对，确保收款记录与银行对账单、销售合同等相关资料一致。发现差异时，应及时查明原因并进行处理。3.业务部门应协助财务部门进行收款核对工作，提供相关业务信息和资料，配合财务部门解决收款过程中出现的问题。（四）逾期收款管理1.对于逾期未收回的款项，业务部门应及时与客户沟通，了解原因，采取有效措施进行催收。2.财务部门应定期统计逾期收款情况，并向业务部门通报。对于逾期时间较长、金额较大的款项，应及时报告公司领导，共同商讨解决方案。3.根据逾期收款的性质和风险程度，可采取不同的催收方式，如电话催收、函件催收、上门催收、法律诉讼等。三、开票管理（一）开票流程1.业务部门根据销售合同或协议，确认客户需要开具发票时，填写开票申请单，注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并提交给财务部门。2.财务部门收到开票申请单后，应审核申请单上的信息是否准确无误，与销售合同或协议进行核对。审核通过后，按照发票管理规定开具发票。3.发票开具后，应加盖发票专用章，并及时将发票传递给业务部门。业务部门应在规定时间内将发票送达客户，并取得客户签收证明。（二）发票种类及适用范围1.增值税专用发票：适用于增值税一般纳税人之间的销售货物、提供应税劳务或应税服务等业务。2.增值税普通发票：适用于增值税小规模纳税人、一般纳税人向消费者个人销售货物、提供应税劳务或应税服务等业务。3.其他发票：如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，根据具体业务情况开具。（三）开票信息管理1.业务部门应确保开票申请单上的客户信息准确无误，如客户信息发生变更，应及时通知财务部门进行修改。2.财务部门应建立客户开票信息档案，对客户的开票信息进行统一管理。定期核对客户开票信息，确保信息的准确性和完整性。3.对于新客户，业务部门应在签订合同或协议后及时收集客户开票信息，并提交给财务部门。财务部门应在开票前对客户开票信息进行审核，确保开票信息符合税务机关要求。（四）发票开具要求1.字迹清楚：发票上的字迹应清晰可辨，不得模糊、涂改。2.项目齐全：发票上的各项内容应填写齐全，不得遗漏。3.内容真实：发票上填写的货物或应税劳务名称、数量、单价、金额等信息应与实际交易情况相符，不得虚开、代开。4.票物相符：发票上开具的货物或应税劳务应与实际交付的货物或应税劳务一致。5.全部联次一次填开：发票应按照规定的联次一次性开具，不得分联填开。6.加盖发票专用章：发票开具后，应在发票联和抵扣联加盖发票专用章。（五）发票作废与红冲1.发票作废：开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按规定开具红字发票。同时具有下列情形的，为本规定所称作废条件：收到退回的发票联及抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。作废发票时，应在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.发票红冲：开具红字发票时，应先向税务机关填报《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》）。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。（六）发票保管与存档1.财务部门应设立专门的发票保管场所，配备必要的保管设备，确保发票安全存放。2.发票存根联和发票登记簿应按照税务机关规定的期限保存，保存期满后，报经税务机关查验后销毁。3.定期对发票保管情况进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。四、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对收款开票业务进行自查，检查收款开票流程是否合规、收款记录是否准确、发票开具是否符合要求等。2.审计部门应定期对收款开票业务进行审计，重点检查收款开票内部控制制度的执行情况、财务核算的准确性、税务处理的合规性等。3.业务部门应配合财务部门和审计部门的监督检查工作，提供相关业务资料和信息，协助查找问题并及时整改。（二）外部监督1.积极配合税务机关等外部监管部门的检查工作，如实提供收款开票相关资料和信息。2.对于外部监管部门提出的问题和整改要求，应及时进行整改，并将整改情况报告公司领导。五、责任追究（一）违规行为界定1.收款过程中存在以下行为的，属于违规行为：未按照规定及时收取款项，导致公司资金损失。收款信息记录不准确，造成财务核算混乱。坐支现金，违反现金管理规定。未经授权擅自收取或减免款项。2.开票过程中存在以下行为的，属于违规行为：未按照规定开具发票，如虚开发票、代开发票、开具与实际交易不符的发票等。发票开具信息错误，未及时更正。未按照规定保管发票，导致发票丢失、损毁。违规作废或红冲发票。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、警告等处分，并责令限期整改。2.对于违规行为造成公司经济损失的，应责令责任人赔偿经济损失，