外包工作规范制度

PAGE外包工作规范制度一、总则（一）目的本规范制度旨在明确公司外包工作的流程、标准和要求，确保外包工作的顺利开展，保障公司利益，维护合作关系，提高工作效率和质量，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包工作，包括但不限于信息技术外包、人力资源外包、业务流程外包等各类外包业务。（三）基本原则1.合法合规原则：外包工作必须遵守国家法律法规和行业标准，确保各项活动合法合规。2.质量保障原则：明确外包工作的质量要求和验收标准，确保外包成果符合公司需求和质量标准。3.风险可控原则：识别和评估外包工作中的风险，采取有效措施进行风险防范和控制，保障公司利益。4.合作共赢原则：与外包商建立良好的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、外包工作流程（一）外包需求提出1.各部门根据业务发展需要，提出外包工作需求。需求应明确工作内容、要求、时间节点、预算等关键信息。2.填写《外包工作需求申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至公司外包管理部门。（二）外包商选择与评估1.外包管理部门收到需求申请表后，根据公司外包工作分类和标准，筛选潜在的外包商。2.对外包商进行初步评估，评估内容包括公司资质、信誉、业绩、技术能力、服务水平等方面。3.组织相关部门和人员对初步筛选的外包商进行实地考察或面试，进一步了解外包商的实际情况。4.根据评估结果，选择合适的外包商，并签订《外包服务意向书》。（三）外包合同签订1.外包管理部门组织相关部门和法律专业人员，与选定的外包商进行合同谈判。2.根据谈判结果，起草《外包服务合同》，明确双方的权利和义务、工作内容、质量标准、服务期限、费用支付方式、保密条款、违约责任等条款。3.《外包服务合同》经公司内部审核、审批通过后，与外包商签订正式合同。（四）外包工作实施1.外包商按照合同要求组建项目团队，制定工作计划和实施方案，并提交给公司外包管理部门审核。2.公司相关部门与外包商保持密切沟通，及时协调解决工作中出现的问题。3.外包商按照工作计划和质量标准开展工作，定期向公司汇报工作进展情况。（五）外包工作验收1.外包工作完成后，外包商向公司提交《外包工作成果报告》和相关资料。2.公司外包管理部门组织相关部门和人员，按照合同约定的验收标准进行验收。3.验收合格的，出具《外包工作验收报告》；验收不合格的，要求外包商限期整改，直至验收合格。（六）费用结算与支付1.外包商根据合同约定，向公司提交费用结算申请。2.公司外包管理部门对费用结算申请进行审核，审核通过后提交至财务部门。3.财务部门按照合同约定的费用支付方式和时间节点进行支付。三、外包工作质量控制（一）质量标准制定1.根据外包工作的内容和要求，制定明确、具体、可衡量的质量标准。2.质量标准应包括工作成果的质量要求、性能指标、验收流程等方面。（二）质量监控与检查1.公司相关部门定期对外包工作进行质量监控和检查，及时发现和解决质量问题。2.通过现场检查、文档审查、测试验证等方式，对外包工作成果进行质量评估。（三）质量问题处理1.对于发现的质量问题，及时与外包商沟通，要求其限期整改。2.跟踪外包商的整改情况，直至质量问题得到彻底解决。3.对于因质量问题给公司造成损失的，按照合同约定追究外包商的违约责任。四、外包工作风险管理（一）风险识别与评估1.对外包工作可能面临的风险进行全面识别，包括但不限于法律风险、质量风险、安全风险、保密风险、人员风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。2.对于法律风险，加强合同管理，确保合同合法合规；对于质量风险，加强质量控制，严格验收标准；对于安全风险，建立安全管理制度，加强安全防范；对于保密风险，签订保密协议，加强保密教育；对于人员风险，加强对外包商人员的管理和监督。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对外包工作风险进行监控和评估。2.当风险发生变化或达到预警阈值时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理。五、外包工作保密管理（一）保密协议签订1.在与外包商签订外包服务合同的同时，签订《保密协议》，明确双方的保密义务和责任。2.《保密协议》应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等条款。（二）保密措施实施1.要求外包商采取必要的保密措施，如物理隔离、数据加密、人员管理等，防止公司机密信息泄露。2.对外包商人员进行保密教育，提高其保密意识。（三）保密监督与检查1.公司定期对外包工作的保密情况进行监督和检查，发现问题及时要求外包商整改。2.对于违反保密协议的外包商，按照合同约定追究其违约责任。六、外包工作沟通与协调（一）沟通机制建立1.建立公司与外包商之间的定期沟通机制，如周会、月会等，及时沟通工作进展情况、解决问题。2.明确沟通的方式、频率、内容和责任人，确保沟通顺畅、有效。（二）协调机制建立1.建立公司内部各部门之间的协调机制，共同解决外包工作中涉及的跨部门问题。2.明确协调的流程、方式和责任人，提高协调效率。（三）沟通与协调问题处理1.对于沟通与协调中出现的问题，及时进行记录和分析，找出问题的根源。2.采取有效的措施进行解决，如调整沟通方式、优化协调流程、加强人员培训等。七、外包工作文档管理（一）文档分类与归档1.对外包工作过程中产生的各类文档进行分类，包括需求文档、合同文档、工作计划文档、工作成果文档、验收文档等。2.按照文档分类，建立相应的文档档案，进行归档管理。（二）文档保管与查阅1.明确文档保管的责任人和保管期限，确保文档的安全和完整。2.制定文档查阅制度，规定查阅文档的流程、权限和审批要求。（三）文档备份与恢复1.定期对重要文档进行备份，备份方式包括本地备份和异地备份。2.建立文档恢复机制，确保在文档丢失或损坏时能够及时恢复。八、外包工作监督与考核（一）监督机制建立1.建立公司对外包工作的监督机制，定期对外包商的工作进行检查和评估。2.监督内容包括工作进度、质量、安全、保密等方面。（二）考核指标制定1.根据外包工作的目标和要求，制定科学合理的考核指标体系。2.考核指标应包括工作成果指标、工作效率指标、服务质量指标、成本控制指标等方面。（三）考核结果应用1.定期对外包商的考核结果进行通报，对表现优秀的外包商给予奖励，对表现不