印章交底制度规范

PAGE印章交底制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及公司全体员工在涉及公司印章使用的各类活动中。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准，不得违反相关规定。2.审批授权原则：印章使用前必须经过严格的审批程序，明确授权范围和使用权限。3.安全保密原则：加强印章的保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用或滥用。4.责任追究原则：对违反印章使用规定的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、印章种类及管理职责（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的重要标志，具有最高的法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或授权事项。3.财务专用章：专门用于公司财务结算等相关业务。4.合同专用章：用于签订各类合同协议。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部业务。（二）管理职责1.综合管理部门负责公司印章的统一管理，制定印章管理制度并监督执行。负责印章的刻制、备案、保管、停用、销毁等工作。审核印章使用申请，按照审批权限进行审批。2.印章保管人负责印章的日常保管，确保印章存放安全。严格按照印章使用审批程序办理印章使用手续，对印章使用情况进行登记。发现印章丢失、被盗用等异常情况，及时报告并采取相应措施。3.使用部门根据工作需要，填写印章使用申请表，明确使用印章的事项、用途、范围等。对印章使用的真实性、合法性负责，确保印章使用符合公司规定和业务要求。三、印章的刻制与备案（一）刻制1.公司印章的刻制由综合管理部门统一负责，根据公司实际需求提出刻制申请。2.刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。3.刻制印章时，应提供公司法定代表人身份证明、营业执照副本等相关证明文件。（二）备案1.印章刻制完成后，综合管理部门应及时到当地公安机关进行备案登记，备案信息包括印章名称、规格、样式等。2.备案完成后，综合管理部门应将备案回执复印件存档，并将印章启用信息通知各相关部门。四、印章的保管（一）保管方式1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应指定专人保管，实行双人保管制度，确保印章安全。2.部门印章由各部门指定专人保管，保管人应具备一定的责任心和安全意识。（二）保管场所1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.印章保管场所应安装必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等。（三）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司使用。2.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。3.印章保管人在离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章保管的连续性和安全性。五、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用部门填写印章使用申请表，详细说明使用印章的事项、用途、范围、使用期限等，并由部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交至综合管理部门，综合管理部门根据审批权限进行审核。审核内容包括申请事项是否符合公司规定、是否经过必要的审批程序等。3.审批：根据审核结果，按照审批权限由相关领导进行审批。审批通过后，申请表上加盖审批印章。4.用印：印章保管人根据审批通过的申请表，在规定的位置加盖印章，并进行登记。登记内容包括印章使用日期、使用部门、使用事项、申请人等。5.存档：印章使用完毕后，申请表及相关文件资料由综合管理部门存档保管，以备查阅。（二）使用范围1.公司公章：主要用于公司对外签订合同、协议、文件，办理各类法律事务，出具证明等。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或授权事项，如授权委托书、法人身份证明等。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、开具发票、收款收据等财务业务。4.合同专用章：用于签订各类合同协议，确保合同的法律效力。5.部门印章：仅限于本部门内部业务使用，如文件往来、工作联系函等。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.印章使用必须严格按照审批程序进行，未经审批不得擅自使用印章。3.印章使用应确保用途合法、真实，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由综合管理部门提出申请，经公司领导批准后办理停用手续。2.印章停用后，综合管理部门应及时通知各相关部门，并收回印章。（二）销毁1.对于停用的印章，综合管理部门应按照规定进行销毁。销毁前，应填写印章销毁申请表，注明印章名称、规格、停用原因等，并经公司领导批准。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等。3.销毁完成后，综合管理部门应将印章销毁申请表及相关记录存档保管。七、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部门应定期对印章使用情况进行检查，包括审批程序是否合规、使用记录是否完整、印章保管是否安全等。2.各部门应配合综合管理部门的监督检查工作，如实提供印章使用相关资料和信息。（二）外部审计1.公司应定期接受外部审计机构的审计，审计内容包括印章管理制度的执行情况、印章使用的合法性和合规性等。2.对于审计中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告审计机构。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章。2.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。3.超越授权范围使用印章。4.印章保管不善，导致印章被盗用、冒用或丢失。5.其他违反印章使用规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.对于因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关人