规范用字检查审核制度

PAGE规范用字检查审核制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织在各类文件、宣传资料、电子信息等方面用字的规范性和准确性，避免因用字错误而引发的误解、歧义或法律风险，提升公司/组织的形象和公信力，特制定本规范用字检查审核制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构在各类文件起草、审核、发布，宣传资料制作，网站、微信公众号、APP等电子信息平台内容更新等工作中涉及的汉字使用。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家《通用规范汉字表》等相关法律法规以及语言文字规范标准。2.准确性原则：确保所使用的汉字在形、音、义方面准确无误，避免错别字、异体字、生造字等。3.一致性原则：在同一项目、同一主题的各类材料中，用字保持一致。4.时效性原则：及时关注汉字规范的更新变化，确保制度的有效执行。二、职责分工（一）各部门职责1.文件起草部门负责本部门起草文件、报告、通知等各类文稿的用字自查自纠工作，确保初稿用字规范。在文稿起草过程中，严格按照汉字规范标准进行书写，对不确定的用字及时查阅工具书或咨询相关人员。2.宣传部门负责公司/组织宣传资料（如海报、宣传单页、宣传视频脚本等）的用字审核工作。确保宣传资料中文字表述准确、清晰、规范，符合公司/组织形象定位和传播要求。3.信息技术部门负责公司/组织网站、微信公众号、APP等电子信息平台内容的用字审核工作，对发布的信息进行实时监控，发现用字问题及时通知相关部门整改。保障电子信息平台的技术系统能够支持规范用字的显示和处理，避免因技术原因导致用字错误。（二）审核部门职责1.行政部门负责对各部门提交的文件、宣传资料等进行全面的用字审核，重点审核涉及公司/组织重要信息发布、对外宣传等方面的材料。对审核中发现的用字问题及时反馈给相关部门，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。2.法务部门从法律风险角度对各类文件、宣传资料等进行用字审核，关注可能因用字不当引发的法律纠纷。对涉及合同、协议等重要法律文件中的用字进行严格把关，确保法律条款表述准确无误。（三）监督部门职责公司/组织内部的监督部门负责对规范用字检查审核制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门的用字审核工作进行抽查，对违反制度的行为进行通报批评，并督促整改。三、用字规范标准（一）字形规范1.严格使用简化字，不使用已被简化的繁体字。如“简体字”不能写成“簡體字”。2.避免使用异体字，按照《通用规范汉字表》规定的正体字使用。如“喆”应写成“哲”。3.杜绝写错别字，对易混淆的字要认真辨析。如“再接再厉”不能写成“再接再励”。（二）字音规范1.以普通话语音为标准，避免使用方言读音。如“银行（háng）”不能读成“银行（xíng）”（方言读音）。2.多音字要根据语境确定正确读音，并保持一致性。如“好（hǎo）人”不能随意读成“好（hào）人”。（三）字义规范1.准确理解汉字的含义，避免用词不当。如“截止”和“截至”，“截止”表示到某个时间停止，强调“停止”；“截至”表示截止到某个时间，强调“时间”，要根据语境正确使用。2.避免生造词语，尽量使用通用的、规范的词汇。四、检查审核流程（一）起草部门自查1.文件起草部门在完成文稿起草后，首先由起草人对照用字规范标准进行自查，对发现的用字问题及时进行修改。2.自查完成后，起草人填写《用字自查表》，详细记录自查情况，包括文稿名称、发现的问题及修改情况等，并提交给部门负责人。（二）部门内部审核1.部门负责人收到起草人的《用字自查表》后，对文稿进行全面审核，重点检查重要文件、涉及公司/组织核心业务的文稿。2.审核过程中，如发现用字问题，及时与起草人沟通，要求进一步核实并修改。审核通过后，部门负责人在《用字自查表》上签字确认，并将文稿提交给审核部门。（三）审核部门审核1.行政部门和法务部门收到各部门提交的文稿后，按照职责分工进行审核。2.审核人员采用人工检查与工具辅助相结合的方式进行审核。人工检查主要是对文稿逐字逐句进行阅读，判断用字是否规范；工具辅助可使用专业的文字校对软件等，提高审核效率和准确性。3.审核人员在审核过程中，对发现的用字问题进行详细记录，填写《用字审核意见书》，明确指出问题所在、提出修改建议，并要求相关部门限期整改。4.审核部门完成审核后，将《用字审核意见书》反馈给提交文稿的部门。（四）整改反馈1.相关部门收到《用字审核意见书》后，按照要求及时进行整改。整改完成后，将修改后的文稿及《用字整改情况报告》提交给审核部门。2.审核部门对整改情况进行复查，如整改合格，在《用字整改情况报告》上签字确认；如整改仍不符合要求，继续要求相关部门整改，直至达到用字规范标准。五、特殊情况处理（一）古汉语、书法等特殊领域用字1.在涉及古汉语研究、书法作品、传统文化展示等特殊领域，如需使用繁体字、异体字等，应在确保不影响公众理解和造成歧义的前提下，严格遵循相关专业规范和文化传统。2.使用特殊用字时，需在相关材料中进行必要的注释或说明，以引导读者正确理解其含义和使用背景。（二）外来语、专业术语等特殊词汇1.对于外来语、专业术语等特殊词汇，如英文缩写、行业特定术语等，在首次出现时应进行中文注释，确保读者能够准确理解其含义。2.特殊词汇的中文表述应尽量采用通用的、规范的译法，避免随意音译或生造词汇。（三）紧急情况用字处理1.在紧急情况下，如突发事件的信息发布、重要会议的临时材料准备等，需确保用字准确、及时。2.对于紧急文稿，起草部门应在完成初稿后立即进行简单自查，审核部门可采用快速审核方式，优先保障信息的准确性和时效性。如发现用字问题，应在第一时间通知起草部门修改，确保文稿按时发布。六、培训与宣传（一）培训计划1.人力资源部门会同行政部门制定年度汉字规范使用培训计划，明确培训目标、内容、对象、时间安排等。2.培训内容包括国家语言文字法律法规、汉字规范标准、常见用字错误辨析等，采用集中授课、线上学习、案例分析研讨等多种形式进行培训。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织公司/组织内部员工参加汉字规范使用培训。培训讲师可邀请语言文字专家、高校教师或公司内部具有丰富文字工作经验的人员担任。2.在培训过程中，注重与员工的互动交流，通过提问、讨论、实际操作等方式，增强员工对汉字规范的理解和掌握程度。（三）宣传推广1.宣传部门通过公司/组织内部刊物、宣传栏、微信群等渠道，宣传汉字规范使用的重要性和相关知识，提高员工对规范用字的重视程度。2.定期发布用字规范案例分析，对常见的用字错误进行剖析，引导员工自觉遵守用字规范标准。七、奖惩措施（一）奖励1.对于在汉字规范使用方面表现突出的部门或个人，公司/组织给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、公开表扬等。2.奖励标准可根据以下情况确定：发现并纠正重大用字错误，避免公司/组织遭受重大损失的；积极参与汉字规范培训和宣传工作，为提升公司/组织用字水平做出显著贡献的；在日常工作中始终保持用字规范，为其他部门树立榜样的。（二）惩罚1.对于违反规范用字检查审核制度，出现用字错误且造成不良影响的部门或个人，公司/组织视情节轻重给予相应的惩罚。2.惩罚措施包括批评教育、责令整改、绩效扣分、经济处罚等。如因用字错误导致公司/组