规范备用金管理制度

PAGE规范备用金管理制度一、总则（一）目的为加强公司备用金管理，规范备用金的使用、核算及监督，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及备用金使用的部门和个人。（三）定义备用金是指公司为满足日常经营活动中临时性、小额资金支付需求，而预先拨付给相关部门或个人周转使用的现金。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常发生临时性、小额费用支出，且使用银行转账等结算方式不便的。2.确有紧急情况，需立即支付相关费用，无法及时通过正常财务流程办理的。（二）申请流程1.申请人填写备用金申请表，详细注明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人需对申请事项的真实性、必要性进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额的合理性、是否符合公司财务规定等进行审核。4.财务审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司整体资金状况及业务需求进行审批。5.审批通过后，财务部门根据审批结果向申请人拨付备用金。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，分管领导审批。3.备用金申请金额超过[X]元的，由部门负责人审核，分管领导审核后，报公司总经理审批。三、备用金的使用（一）使用原则1.专款专用原则。备用金必须按照申请用途使用，不得挪作他用。2.节约高效原则。在保证工作正常开展的前提下，尽量减少备用金的占用，提高资金使用效率。3.及时报账原则。备用金使用后，应及时到财务部门报账，不得拖延。（二）使用范围1.差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：因业务需要发生的招待客户的费用，如餐饮、礼品等。3.零星办公用品采购：金额较小的办公用品购置。4.小额办公设备维修：办公设备出现故障时的小额维修费用。5.其他经公司批准的临时性小额支出。（三）使用规范1.备用金使用应取得合法有效的票据，票据内容必须真实、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等。2.对于涉及实物采购的备用金支出，应同时提供采购清单或验收证明，清单或证明上需注明采购物品的名称、规格、数量、单价等信息，并由相关人员签字确认。3.严禁使用备用金支付个人消费、非法支出或与公司业务无关的费用。四、备用金的报账与核销（一）报账期限1.备用金使用后，一般应在[X]个工作日内到财务部门报账。2.对于出差等有明确期限的备用金使用，应在出差返回后[X]个工作日内报账。（二）报账流程1.申请人整理好备用金使用期间的相关票据及证明材料，填写费用报销单，详细注明费用明细、金额、用途等信息。2.将费用报销单及相关票据提交至所在部门负责人进行二次审核。部门负责人需对费用的真实性、合理性进行再次审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，费用报销单流转至财务部门。财务部门对票据的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。4.财务审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导根据公司财务制度及实际情况进行审批。5.审批通过后，财务部门进行账务处理，冲减相应的备用金，并将报销款项支付给申请人。（三）核销方式1.对于已报账的备用金支出，财务部门应及时在备用金台账中进行核销记录，注明核销日期、金额、用途等信息。2.备用金核销后，若发现报账金额与实际支出不符或存在其他问题，应及时查明原因，并按照公司相关规定进行处理。五、备用金的管理与监督（一）台账管理财务部门应建立备用金台账，详细记录备用金的申请、拨付、使用、报账、核销等情况。台账应定期核对，确保账账相符、账实相符。（二）定期盘点1.公司应定期对备用金进行盘点，盘点周期为[X]月/季度/年。2.盘点工作由财务部门牵头，相关部门配合进行。盘点时，应核对备用金的实际金额与台账记录是否一致，检查备用金的使用情况是否符合规定。3.对于盘点中发现的问题，如备用金短缺、超范围使用等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（三）监督检查1.公司内部审计部门应定期对备用金的管理情况进行监督检查，重点检查备用金的申请审批流程是否合规、使用是否合理、报账是否及时等。2.对于监督检查中发现的违规行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的，依法追究相关人员的责任。六、备用金的退还（一）退还情形1.备用金使用完毕后，应及时办理报账手续，多余的备用金应及时退还财务部门。2.因工作变动、岗位调整等原因不再需要使用备用金的，应将剩余备用金退还财务部门。3.备用金使用期限届满，未使用完的备用金应退还财务部门。（二）退还流程1.申请人填写备用金退还申请表，注明退还金额、原因等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人签署意见后，流转至财务部门。3.财务部门对退还申请进行审核，确认无误后办理退还手续，收回备用金，并在备用金台账中进行记录。七、罚则（一）违规行为1.未经审批擅自使用备用金。2.挪用备用金。3.超范围使用备用金。4.未按规定期限报账或核销备用金。5.提供虚假票据或证明材料报账。6.其他违反备用金管理制度的行为。（二）处罚措施1.对于首次发生违规行为且情节较轻的，给予警告处分，并责令限期改正。2.对于多次发生违规行为或情节严重的，视情节轻重给予罚款、降职、撤职等处分，造成公司经济损失的，依法追究相关人员的赔偿责任。3.对于涉嫌违法犯罪的行为，移交司法机关依法处理。八、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。（二）修订与废止1.本制度如有未尽事宜或与国家法律法规