销售与收款制度规范

PAGE销售与收款制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司销售与收款业务流程，确保销售活动的顺利开展，保障公司资金安全，提高销售效率和财务管理水平，维护公司合法权益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售业务及相关收款活动，包括但不限于产品销售、服务提供等各类销售行为及其对应的款项收取。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保销售与收款业务在合法合规的框架内进行。2.准确性原则销售业务记录准确无误，收款信息真实完整，保证财务数据的可靠性。3.及时性原则及时开展销售活动，按时收回款项，提高资金周转效率，避免资金积压。4.风险控制原则识别、评估和控制销售与收款过程中的各类风险，采取有效措施防范风险，确保公司利益不受损失。二、销售业务流程规范（一）客户开发与信用评估1.市场调研销售部门应定期开展市场调研，了解市场动态、客户需求及竞争对手情况，为客户开发提供依据。2.客户开发通过多种渠道积极开发客户，建立客户档案，记录客户基本信息、联系方式、业务需求等。3.信用评估对于新客户，销售部门应会同财务部门对其进行信用评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。根据评估结果，确定客户信用等级，并设定相应的信用额度和信用期限。（二）销售合同签订1.合同起草销售部门根据与客户达成的意向，起草销售合同。合同内容应明确产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核销售合同起草完成后，应提交给相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门等。法务部门负责审核合同的合法性、合规性；财务部门负责审核合同的付款条款、信用额度等与财务相关的内容。审核通过后，合同方可签订。3.合同签订销售合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与客户签订。签订后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管合同原件。（三）订单下达与生产安排1.订单下达销售部门根据签订的销售合同，及时下达订单给生产部门。订单内容应与销售合同一致，并明确产品或服务的具体要求、交货时间等。2.生产安排生产部门接到订单后，应根据订单要求制定生产计划，合理安排生产资源，确保按时、按质、按量完成生产任务。在生产过程中，应加强质量控制，确保产品符合合同要求。（四）货物交付与验收1.货物交付生产部门完成产品生产后，应及时通知销售部门。销售部门负责组织货物交付工作，确保货物按时、安全送达客户指定地点。在交付过程中，应填写发货单，详细记录发货日期、货物名称、规格、数量、客户名称等信息。2.货物验收客户收到货物后，应按照合同约定进行验收。验收内容包括产品的数量、质量、规格等。如发现货物存在问题，客户应在规定时间内通知销售部门。销售部门应及时与客户沟通，协商解决问题。如因产品质量问题导致客户退货或换货，销售部门应负责协调处理，并及时通知生产部门进行整改。（五）销售发票开具1.发票开具申请销售部门在货物交付并经客户验收合格后，应及时向财务部门提交发票开具申请。申请内容包括客户名称、发票类型、发票金额、开票日期等信息。2.发票开具审核财务部门收到发票开具申请后，应进行审核。审核内容包括销售业务的真实性、发票信息的准确性等。审核通过后，方可开具发票。3.发票开具财务部门按照审核通过的申请内容开具发票。发票应按照国家税收法律法规的规定开具，确保发票内容真实、准确、完整。开具后的发票应及时交付给客户，并做好发票交付记录。三、收款业务流程规范（一）收款通知1.到期提醒财务部门应根据销售合同约定的付款期限，提前向客户发送收款通知。收款通知应明确付款金额、付款日期、付款方式等信息，提醒客户按时付款。2.逾期催收对于逾期未付款的客户，财务部门应及时发出逾期催收通知。催收通知应明确逾期金额、逾期天数及可能产生的后果，并要求客户尽快付款。（二）收款方式与操作1.现金收款对于现金收款业务，财务部门应指定专人负责收款。收款人员在收到现金后，应及时开具收款收据，并在收据上加盖财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、收据联和记账联。收款人员应将收款情况及时登记入账，并将收据联交付给客户。2.银行转账收款对于银行转账收款业务，财务部门应向客户提供公司银行账户信息。客户应按照合同约定的付款方式，将款项转账至公司指定银行账户。财务部门在收到银行到账通知后，应及时核对收款金额与销售合同一致，并进行账务处理。3.票据收款对于票据收款业务，如支票、汇票等，财务部门应指定专人负责票据的收取、审核和保管。收取票据时，应仔细核对票据的真实性、有效性和完整性。审核通过后，应及时将票据存入银行，并做好相关记录。（三）收款记录与核对1.收款记录财务部门应建立完善的收款记录制度，对每一笔收款业务进行详细记录。记录内容包括收款日期、客户名称、收款金额、收款方式、票据号码等信息。收款记录应及时、准确、完整，以便于查询和核对。2.收款核对财务部门应定期与销售部门核对收款情况，确保收款记录与销售合同一致。核对内容包括客户名称、收款金额、付款期限等。如发现不一致情况，应及时查明原因，并进行调整。（四）坏账处理1.坏账确认对于确实无法收回的款项，财务部门应按照公司规定的坏账确认标准进行确认。确认坏账时，应取得充分的证据，如客户破产证明、法院判决书等。2.坏账核销坏账确认后，财务部门应按照公司规定的审批程序进行坏账核销。核销坏账时，应填写坏账核销申请表，注明坏账原因、金额等信息，并提交相关部门审批。审批通过后，方可进行坏账核销账务处理。四、销售与收款内部控制（一）岗位分离与职责分工1.销售业务岗位分离销售部门应设置销售业务岗位，明确各岗位的职责和权限。销售业务岗位应包括客户开发、合同签订、订单下达、货物交付、发票开具等环节，各环节应相互分离，避免一人兼任多个岗位，防止舞弊行为的发生。2.收款业务岗位分离财务部门应设置收款业务岗位，明确各岗位的职责和权限。收款业务岗位应包括收款通知、收款操作、收款记录、坏账处理等环节，各环节应相互分离，确保收款业务的准确性和安全性。（二）授权审批制度1.销售业务授权审批销售业务应建立严格的授权审批制度。对于销售合同签订、信用额度调整、价格优惠等重大销售事项，应按照公司规定的审批程序进行审批。审批人员应根据授权范围进行审批，不得越权审批。2.收款业务授权审批收款业务应建立授权审批制度。对于收款方式的选择、收款金额的减免、坏账核销等重大收款事项，应按照公司规定的审批程序进行审批。审批人员应根据授权范围进行审批，确保收款业务的合规性和准确性。（三）内部审计与监督1.内部审计公司应定期开展内部审计工作，对销售与收款业务进行审计监督。内部审计部门应检查销售与收款业务流程的执行情况、内部控制制度的有效性、财务数据的真实性等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.内部监督销售与收款业务相关部门应建立内部监督机制，定期对本部门的业务进行自查自纠。自查内容包括业务流程的执行情况、内部控制制度的遵守情况、财务数据的准确性等。对于自查发现的问题，应及时进行整改，确保业务活动的规范运行。五、信息管理与沟通（一）销售与收款信息系统建设1.系统功能需求公司应建立完善的销售与收款信息系统，满足销售业务流程和收款业务流程的管理需求。信息系统应具备客户管理、合同管理、订单管理、发货管理、发票管理、收款管理、信用管理、数据分析等功能模块。2.系统安全与维护信息系统应具备安全可靠的运行环境，采取有效的安全防护措施，防止信息泄露和数据丢失。同时，应定期对信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。（二）信息传递与共享1.部门间信息传递销售与收款业务相关部门应建立信息传递机制，确保信息及时、准确地传递。销售部门应及时将客户信息、销售合同、订单等信息传递给生产部门、财务部门等相关部门；财务部门应及时将收款信息、财务数据等传递给销售部门等相关部门。2.信息共享平台建设公司应建立信息共享平台，实现销售与收款业务相关信息的共享。各部门可以通过信息共享平台查询和获取所需信息，提高工作效率和协同效果。（三）沟通与协调机制1.定期沟通会议销售与收款业务相关部门应定期召开沟通会议，及时沟通业务进展情况、解决存在的问题。沟通会议可以每周或每月召开一次，由销售部门或财务部门牵头组织。2.临时沟通协调对于