纸质印章制度规范

PAGE纸质印章制度规范一、总则（一）目的为加强公司纸质印章的管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有使用公司纸质印章的人员。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.谨慎使用原则：严格控制印章的使用范围和使用频率，确保印章使用的安全性和严肃性。3.专人负责原则：明确印章管理责任人，确保印章管理职责落实到人。4.登记备案原则：对印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等环节进行详细登记备案。二、印章的种类及用途（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的重要象征，用于以公司名义签署各类合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书。（二）法定代表人章法定代表人章主要用于特定的法律文件签署或公司内部规定的其他用途，如办理银行开户、税务申报等相关业务。（三）财务专用章财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。（四）合同专用章合同专用章专门用于签署各类经济合同，明确合同双方的权利和义务，保障合同的法律效力。（五）部门章部门章用于部门内部文件的流转、工作联系等，不得对外签署具有法律效力的文件。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息。2.申请表需经公司法定代表人或授权负责人审批同意后，方可交由具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章制作单位应具备合法经营资质，能够提供符合国家法律法规及行业标准的印章制作服务。行政部门应对印章制作单位的资质进行严格审核，并留存相关证明材料。（二）印章启用1.新刻制的印章在启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、启用范围等信息。2.《印章启用申请表》需经公司法定代表人或授权负责人审批同意后，方可正式启用。3.行政部门应将印章启用信息及时通知公司各部门及相关人员，并在公司内部发布正式通知，明确印章的使用规范和注意事项。4.印章启用后，行政部门应将印章印模留存备案，同时建立印章使用台账，详细记录印章的使用情况。四、印章的保管（一）保管责任人1.公司公章、法定代表人章由公司法定代表人或其授权的专人保管。2.财务专用章由公司财务部门负责人或其授权的专人保管。3.合同专用章由公司合同管理部门负责人或其授权的专人保管。4.部门章由各部门负责人或其指定的专人保管。（二）保管要求1.印章保管责任人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.印章应存放在专门的保险柜或安全箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.印章保管责任人不得擅自将印章转借他人使用，如有特殊情况需要借用，必须经过严格的审批程序，并在借用期间全程监督印章使用情况。4.在非工作时间，印章应存放在安全可靠的地方，如公司保险柜或交由公司指定的专人保管。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息。2.审批签字：《印章使用申请表》需经相关部门负责人、分管领导及公司法定代表人或授权负责人审批签字同意后方可使用印章。3.印章使用：印章保管责任人在审核《印章使用申请表》无误后，按照审批意见在相应文件上加盖印章，并确保印章加盖清晰、端正。4.登记备案：印章使用完毕后，印章保管责任人应及时在印章使用台账上进行登记备案，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、用印份数等信息。（二）使用范围1.公司公章：用于以公司名义签署各类合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书；办理公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的年检、变更、注销等手续；代表公司参加各类会议、活动，并签署相关文件；其他经公司法定代表人或授权负责人批准的事项。2.法定代表人章：用于特定的法律文件签署或公司内部规定的其他用途，如办理银行开户、税务申报等相关业务。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务，如开具支票、汇票、本票等票据；办理银行账户的开立、变更、销户等手续；进行财务报表的盖章确认等。4.合同专用章：专门用于签署各类经济合同，明确合同双方的权利和义务，保障合同的法律效力。5.部门章：用于部门内部文件的流转、工作联系等，不得对外签署具有法律效力的文件，如部门内部通知、报告、工作计划等。（三）禁止使用情况1.未经审批同意的文件、合同、协议等不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。六、印章的变更与停用（一）印章变更1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要变更印章的，由行政部门填写《印章变更申请表》，详细注明变更原因、变更事项等信息。2.《印章变更申请表》需经公司法定代表人或授权负责人审批同意后，方可进行印章变更。3.印章变更后，行政部门应及时将印章变更信息通知公司各部门及相关人员，并在公司内部发布正式通知，明确新印章的使用规范和注意事项。4.印章变更后，行政部门应将原印章印模及相关变更材料留存备案，同时更新印章使用台账。（二）印章停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申请表》需经公司法定代表人或授权负责人审批同意后，方可进行印章停用。3.印章停用后，行政部门应及时将印章停用信息通知公司各部门及相关人员，并在公司内部发布正式通知，明确停用印章的处理方式和注意事项。4.印章停用后，印章保管责任人应将印章及时交回行政部门，并办理相关交接手续。行政部门应对停用印章进行妥善保管，定期进行检查核对，防止印章丢失或被盗用。七、印章的销毁（一）销毁条件1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因不再使用的印章，经公司法定代表人或授权负责人审批同意后，可进行销毁。2.印章遗失、被盗用或因其他原因无法找回的，经公司法定代表人或授权负责人审批同意后，可进行声明作废并销毁。（二）销毁流程1.行政部门填写《印章销毁申请表》，详细注明销毁印章的名称、规格、数量、销毁原因等信息。2.《印章销毁申请表》需经公司法定代表人或授权负责人审批同意后，方可进行印章销毁。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应由行政部门指定专人负责监督，并填写《印章销毁记录》，详细记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关材料留存备案，同时在公司内部发布正式通知，声明印章已销毁。八、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章的管理和使用情况进行监督检查，确保印章管理制度的有效执行。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全、保管责任人是否履行保管职责等。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定流程、使用范围是否合规、用印文件是否经过审批等。3.印章登记备案情况：检查印章使用台账、印章刻制申请表、印章启用申请表、印章变更申请表、印章停用申请表、印章销毁申请表等相关登记备案材料是否齐全、准确。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造