赠品库管理制度规范

PAGE赠品库管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司赠品库的管理，规范赠品的采购、存储、发放及使用流程，确保赠品的合理使用和有效管理，提高公司资源利用效率，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及赠品库管理的部门及人员，包括但不限于市场部、销售部、客服部等。（三）基本原则1.合法性原则：赠品库管理应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保所有操作合法合规。2.合理性原则：根据公司业务需求和营销策略，合理规划赠品的种类、数量及发放范围，避免资源浪费。3.规范性原则：建立健全的管理制度和操作流程，明确各环节的职责和权限，确保赠品库管理工作规范有序。4.安全性原则：加强赠品库的安全管理，确保赠品的存储安全，防止丢失、损坏或被盗。二、赠品采购管理（一）采购需求确定1.市场部、销售部等相关部门根据公司业务计划、促销活动方案等，提前提出赠品采购需求，填写《赠品采购申请表》，详细说明赠品名称、规格、数量、预计采购时间、用途等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购流程1.采购部门接到《赠品采购申请表》后，对采购需求进行评估和审核，确认需求的合理性和必要性。2.根据采购需求，选择合适的供应商进行询价、比价和议价，确定最终供应商及采购价格。3.采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括赠品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付赠品。（三）验收与入库1.赠品到货后，采购部门通知质量检验部门进行验收。质量检验部门按照合同约定的质量标准对赠品进行检验，确保赠品符合要求。2.验收合格的赠品，由仓库管理人员办理入库手续，填写《赠品入库单》，详细记录赠品名称、规格、数量、入库日期、供应商等信息。3.入库单经仓库管理人员、采购人员签字确认后，一联留存仓库，一联交采购部门，一联交财务部门作为记账凭证。三、赠品存储管理（一）仓库设置1.公司应设立专门的赠品仓库，确保仓库环境安全、整洁、通风良好，具备必要的消防、防盗等设施。2.仓库应根据赠品的类别、规格、用途等进行分区存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。（二）库存管理1.仓库管理人员应建立赠品库存台账，详细记录赠品的出入库情况，包括入库日期、供应商、名称、规格、数量、发放日期、领取人等信息。2.定期对赠品库存进行盘点，确保账实相符。盘点工作由仓库管理人员负责组织，财务部门派人监盘。盘点结束后，填写《赠品盘点表》，对盘盈、盘亏情况进行说明，并提出处理意见。3.对于长期积压、过期或损坏的赠品，仓库管理人员应及时清理，并填写《赠品报废申请表》，经部门负责人审核、公司领导批准后进行报废处理。报废处理应做好记录，包括报废日期、赠品名称、规格、数量、报废原因等信息。（三）安全管理1.加强赠品仓库的安全保卫工作，严禁无关人员进入仓库。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度和操作规程，确保仓库安全。2.定期对仓库设施设备进行检查和维护，确保消防器材、防盗设备等正常运行。发现问题及时报告并进行维修处理。3.做好仓库的防潮、防虫、防火等工作，采取必要的防护措施，确保赠品质量不受影响。四、赠品发放管理（一）发放流程1.各部门根据业务需要，填写《赠品发放申请表》，详细说明发放赠品的名称、规格、数量、发放对象、发放原因等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至仓库管理人员。3.仓库管理人员根据《赠品发放申请表》，核实库存情况，如库存充足，则按照申请表要求发放赠品，并填写《赠品发放登记表》，详细记录发放日期、发放对象、赠品名称、规格、数量等信息。4.发放登记表经仓库管理人员、领取人签字确认后，一联留存仓库，一联交申请部门，一联交财务部门作为记账凭证。（二）发放对象与范围1.赠品发放对象主要包括客户、合作伙伴、员工等。发放范围应根据公司业务政策和营销策略确定，确保赠品发放的合理性和有效性。2.对于客户和合作伙伴，应根据其与公司的合作关系、消费金额、贡献度等因素，制定相应的赠品发放标准和规则，确保公平公正。3.对于员工，应根据公司内部激励政策和活动安排，合理发放赠品，激励员工积极工作，为公司发展做出贡献。（三）发放记录与监控1.仓库管理人员应建立健全赠品发放记录档案，对每次发放情况进行详细记录，包括发放时间、发放对象、赠品名称、规格、数量等信息。发放记录应妥善保存，以备查询和审计。2.公司应加强对赠品发放过程的监控，定期对发放记录进行检查和分析，防止出现违规发放、超范围发放等情况。如发现问题，应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。五、赠品使用管理（一）使用原则1.赠品应严格按照公司规定的用途使用，不得挪作他用。2.在使用赠品过程中，应注重品牌形象和宣传效果，确保赠品能够有效传递公司品牌价值和产品信息。（二）使用审批1.各部门在使用赠品前，应填写《赠品使用申请表》，详细说明使用赠品的活动名称、时间、地点、参与人员、赠品使用数量等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至市场部或相关管理部门进行审批。市场部或相关管理部门应根据公司营销策略和活动计划，对申请表进行审核，确保赠品使用符合公司要求。3.审批通过后的《赠品使用申请表》交仓库管理人员作为发放赠品的依据。（三）效果评估1.公司应定期对赠品使用效果进行评估，收集客户、合作伙伴等对赠品的反馈意见，分析赠品在促进销售、提升品牌知名度等方面的作用。2.根据效果评估结果，总结经验教训，及时调整赠品策略和使用方式，提高赠品的使用效率和效果。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对赠品库管理情况进行审计，检查赠品采购、存储、发放及使用等环节是否符合本制度规范和相关法律法规要求。2.审计过程中，应查阅相关文件、记录，实地盘点赠品库存，与相关人员进行访谈，确保审计工作的全面性和准确性。3.审计结束后，内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查1.仓库管理人员应每日对赠品库存进行检查，确保库存数量准确、质量完好，仓库环境安全整洁。2.各部门负责人应定期对本部门赠品使用情况进行检查，确保赠品使用符合公司规定和业务需求。3.公司管理