报销制度及贴票规范

PAGE报销制度及贴票规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，确保公司资金的合理使用，特制定本报销制度及贴票规范。本制度旨在明确报销流程、标准及要求，保障公司各项业务活动的顺利开展，同时维护公司和员工的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要临时聘用的人员。（三）基本原则1.真实性原则：报销的费用必须是真实发生的，不得虚报、假报。员工应提供真实、有效的发票及相关凭证作为报销依据。2.合理性原则：报销费用应符合公司业务实际需求，具有合理性。对于明显不合理的费用支出，公司有权不予报销。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定，严格按照规定的流程和标准进行操作。二、费用报销流程（一）报销申请1.员工在完成业务活动后，应及时整理相关费用凭证，并填写《费用报销单》。报销单应详细填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等信息。2.对于涉及多个项目或业务的费用，应分别填写报销单，并注明费用归属项目。（二）审批流程1.部门负责人审批：报销人将填写完整的《费用报销单》提交给所在部门负责人。部门负责人应根据业务实际情况，对报销费用的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。如同意报销，应注明“同意报销”字样，并签字确认；如不同意报销，应注明原因，并签字退回报销单。2.财务审核：部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。审核内容包括发票真伪、发票内容是否与报销业务相符、报销金额是否超出规定标准等。如审核通过，财务人员签字确认；如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关凭证，直至审核通过。3.领导审批：根据公司规定，部分费用报销需经公司领导审批。财务审核通过后，报销单提交至相应领导处。领导应根据公司财务状况、业务发展需求等因素，对报销事项进行最终审批。审批通过后，领导签字确认；如不同意报销，应明确批示原因，并退回报销单。（三）报销支付1.经各级审批通过的报销单，由财务部门根据公司资金状况安排支付。支付方式包括银行转账、现金支付等，具体支付方式按照公司财务相关规定执行。2.对于采用银行转账支付的报销款项，财务部门应在审批通过后的规定时间内，将款项足额支付至报销人指定的银行账户。支付完成后，财务人员应及时登记相关账目，并留存支付凭证。3.对于采用现金支付的报销款项，报销人应在规定时间内到财务部门领取现金。领取现金时，报销人应在《费用报销单》上签字确认，并注明领取日期。三、各类费用报销标准及要求（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的级别标准选择相应舱位。乘坐飞机的费用应提供正规的航空运输电子客票行程单作为报销凭证。火车票：乘坐火车应优先选择经济舱或二等座，特殊情况需乘坐一等座或商务座的，应提前经上级领导批准。火车票报销应提供票面原件作为凭证。汽车票：乘坐长途汽车应选择正规客运公司的车票，报销时需提供车票原件。市内交通费：员工在出差地市内因公务活动需要乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留相应的发票。市内交通费报销标准按照出差天数和当地实际情况制定，具体标准由公司另行规定。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据公司规定的标准执行。不同级别员工的住宿标准不同，一般分为经济型、舒适型、豪华型等档次，具体标准根据公司实际情况确定。住宿费用报销应提供正规的酒店发票，发票内容应包括酒店名称、住宿日期、房费金额等信息。发票上应加盖酒店发票专用章，否则不予报销。3.餐饮补贴公司按照出差天数给予员工一定的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的经济水平和消费水平制定。餐饮补贴用于员工在出差期间的日常餐饮支出，不再另行报销餐饮费用。餐饮补贴无需提供发票，但员工应在出差期间如实记录餐饮消费情况，以备公司核查。（二）业务招待费1.招待标准业务招待费应严格按照公司规定的标准执行，不得超标准招待。招待标准应根据招待对象的级别、招待事由等因素综合确定，具体标准由公司另行规定。业务招待费应主要用于与公司业务相关的招待活动，如接待客户、合作伙伴等。不得将业务招待费用于个人消费或其他非业务目的。2.报销要求业务招待费报销应提供真实、有效的发票及相关凭证。发票内容应详细注明招待时间、地点、招待对象、招待事由、费用金额等信息。发票上应加盖销售方发票专用章，否则不予报销。报销业务招待费时，应同时填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、招待事由、预计费用等情况，并经相关领导审批。申请表应与报销凭证一并作为报销依据。（三）办公用品及设备采购费1.采购标准办公用品及设备采购应根据公司实际需求进行，遵循节约、实用的原则。采购前应填写《办公用品及设备采购申请表》，经相关部门负责人审批后，方可进行采购。办公用品及设备的采购应选择正规的供应商，确保产品质量和售后服务。采购价格应合理，不得高于市场同类产品价格。2.报销要求办公用品及设备采购报销应提供正规的发票及采购清单。发票内容应包括商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。采购清单应详细列出所采购的办公用品及设备的明细，与发票内容一致。报销时，应将发票、采购清单及《办公用品及设备采购申请表》一并作为报销凭证。对于金额较大的办公用品及设备采购，还应提供验收报告，证明所采购的物品已验收合格并投入使用。（四）通讯费1.报销标准公司根据员工工作需要，给予一定的通讯费补贴。通讯费补贴标准根据员工岗位性质和工作需求制定，分为固定补贴和按实际发生额报销两种方式，具体标准由公司另行规定。员工在享受通讯费补贴的同时，应确保通讯费用的合理使用，不得将通讯费用于与工作无关的事项。2.报销要求通讯费报销应提供正规的通讯费发票，发票内容应包括手机号码、费用月份、费用金额等信息。发票上应加盖通讯运营商发票专用章，否则不予报销。对于按实际发生额报销的通讯费报销，员工应在每月末及时整理通讯费发票，并填写《通讯费报销单》，注明手机号码、费用月份、费用金额等信息。报销单应与发票一并作为报销依据。四、贴票规范（一）发票粘贴要求1.发票应按照费用报销单上填写的费用明细顺序进行粘贴，确保发票内容与报销明细一致。2.粘贴发票时，应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等易脱落的物品。发票应粘贴牢固，不得出现松动、脱落现象。3.发票粘贴应平整、整齐，不得折叠、弯曲发票。对于较大的发票，可进行适当裁剪，但应确保发票内容完整，裁剪后的发票边缘应整齐。（二）其他凭证粘贴要求1.除发票外，其他报销凭证如行程单、车票、住宿清单等也应按照费用报销单上填写的费用明细顺序进行粘贴，粘贴要求与发票相同。2.对于需要多张凭证证明同一费用的情况，应将凭证依次粘贴在费用报销单的相应位置，并注明每张凭证的用途和金额。（三）贴票注意事项1.贴票前应仔细核对发票及其他凭证的真实性、合法性和完整性，确保凭证符合报销要求。如发现凭证存在问题，应及时与相关部门或人员沟通解决，不得粘贴不符合要求的凭证。2.贴票时应注意保护凭证的完整性，不得损坏凭证上的任何信息。如凭证上的信息不清晰或有涂改痕迹，应及时联系开票方进行更换或更正。3.贴票完成后，应再次核对报销单上填写的费用明细与粘贴的凭证是否一致，确保报销信息准确无误。五、报销期限（一）一般规定员工应在费用发生后的规定时间内办理报销手续，一般情况下，报销期限为费用发生之日起[X]个工作日内。超过报销期限的，财务部门有权不予受理。（二）特殊情况处理如因特殊原因无法在规定时间内办理报销手续的，员工应提前向财务部门说明情况，并提交书面申请。经财务部门审核批准后，可适当延长报销期限，但最长不得超过[X]个工作日。