酒店三方询价制度规范

PAGE酒店三方询价制度规范一、总则（一）目的为了确保酒店采购活动的公平、公正、公开，提高采购资金使用效益，保证采购质量，特制定本三方询价制度规范。（二）适用范围本制度适用于酒店所有物资、服务采购项目的询价活动，包括但不限于客房用品、餐饮食材、设备采购、外包服务等。（三）基本原则1.公平公正原则：询价过程应遵循公平公正的原则，确保所有参与询价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视或不正当影响。2.公开透明原则：询价信息应公开透明，包括询价文件、询价过程、询价结果等，以便所有相关方进行监督。3.诚实信用原则：参与询价的各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚假陈述。二、询价流程（一）需求提出1.部门申请：酒店各部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。2.需求审核：采购部门收到《采购申请表》后，对需求进行审核，核实需求的合理性和必要性。如发现需求不合理或存在其他问题，应及时与申请部门沟通，提出修改建议。（二）询价准备1.成立询价小组：采购部门根据采购项目的特点和规模，组建询价小组。询价小组由采购人员、相关技术专家、财务人员等组成，人数不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并明确询价的评审标准和方法。3.确定询价供应商：询价小组通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商名录、行业网站、招标平台等，确定不少于三家符合条件的供应商作为询价对象。（三）询价实施1.发放询价文件：采购部门向确定的询价供应商发放询价文件，并要求供应商在规定的时间内提交报价文件。2.供应商报价：供应商应根据询价文件的要求，编制报价文件，详细说明报价的各项内容，包括物资或服务的名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、售后服务等，并加盖公章。3.询价小组评审：询价小组对供应商提交的报价文件进行评审，根据询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评估，确定中标候选人。（四）结果确定1.中标通知：采购部门根据询价小组的评审结果，向中标供应商发出中标通知书，并同时通知未中标供应商。2.合同签订：中标供应商应在收到中标通知书后的规定时间内，与酒店签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。三、询价文件编制要求（一）基本要求1.准确性：询价文件应准确描述采购项目的需求，避免出现模糊、歧义或矛盾的表述。2.完整性：询价文件应包括采购项目的所有必要信息，确保供应商能够全面了解采购要求。3.规范性：询价文件应按照统一的格式和规范编制，便于供应商阅读和理解。（二）内容要求1.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的和范围。2.技术规格：详细描述采购物资或服务的技术规格、质量标准、性能要求等。3.商务条款：包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等商务条款。4.报价要求：明确报价的格式、内容和要求，包括物资或服务的名称、规格、数量、单价、总价等。5.评审标准：制定询价的评审标准和方法，明确评审的各项因素及其权重。6.附件：如有需要，可附上相关的技术文件、图纸、样品等附件。四、询价供应商管理（一）供应商选择1.资质审查：对申请参与询价的供应商进行资质审查，核实其营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的有效性，并检查其经营范围是否符合采购项目的要求。2.信誉评估：通过查询供应商的信用记录、行业评价、客户反馈等方式，对供应商的信誉进行评估，确保其具有良好的商业信誉。3.业绩考察：考察供应商的类似项目业绩，了解其在以往项目中的表现，包括产品质量、交货期、售后服务等方面。（二）供应商培训1.采购政策培训：向供应商介绍酒店的采购政策、流程和要求，确保供应商了解并遵守相关规定。2.技术要求培训：根据采购项目的技术要求，对供应商进行培训，使其熟悉采购物资或服务的技术规格、质量标准等。3.沟通技巧培训：提高供应商与酒店之间的沟通效率和质量，对供应商进行沟通技巧培训，使其能够准确理解酒店的需求，并及时反馈相关信息。（三）供应商考核1.定期考核：采购部门定期对供应商的表现进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.不定期抽查：除定期考核外，采购部门还可根据实际情况对供应商进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.考核结果应用：根据供应商的考核结果，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行警告、整改或淘汰处理。五、询价过程监督（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门在询价过程中应进行自我监督，确保询价活动的合规性和公正性。2.审计部门审计：审计部门定期对采购项目进行审计，检查询价过程是否符合相关规定，是否存在违规行为。（二）外部监督1.供应商监督：供应商有权对询价过程进行监督，如发现存在违规行为，可向酒店相关部门投诉。2.社会监督：接受社会公众的监督，如发现询价过程存在问题，可通过举报电话、邮箱等方式向酒店反映。六、询价结果公示（一）公示内容1.采购项目名称：公示采购项目的名称、编号等基本信息。2.中标供应商：公示中标供应商的名称、地址、联系方式等信息。3.中标价格：公示中标供应商的报价及中标价格。4.公示期限：明确公示的期限，一般不少于三个工作日。（二）公示方式1.酒店内部公示：在酒店内部的公告栏、网站等平台上进行公示，以便酒店员工了解询价结果。2.外部公示：根据需要，可在相关行业网站上进行公示，接受社会公众的监督。七、询价档案管理（一）档案内容1.采购申请表：记录采购项目的需求提出情况。2.询价文件：包括询价文件的编制、发放、修改等相关资料。3.供应商报价文件：供应商提交的报价文件及相关资料。4.询价小组评审记录：记录询价小组的评审过程和结果。5.中标通知书：通知中标供应商的相关文件。6.采购合同：与中标供应商签订的采购合同。7.其他相关资料：如供应商的资质证明、业绩证明等。（二）档案保管1.专人负责：指定专人负责询价档案的保管工作，确保档案的安全和完整。2