2026年机器人集成公司采购付款审批管理制度

2026年机器人集成公司采购付款审批管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司采购付款审批全流程管理，明确付款审批权限、流程及责任，防范采购付款环节的资金风险、合规风险，确保资金使用安全、高效，保障公司采购业务与资金管理的有序衔接，根据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合公司机器人集成业务采购管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购类付款的审批管理，涵盖工业机器人本体、控制系统、传感器、机械结构件等物资采购付款，以及外协加工、技术服务、物流运输等服务采购付款；包括预付款、进度款、尾款、质保金等各类付款类型。公司采购部门、财务部门、业务需求部门、审批管理层均需严格遵守本制度规定。第三条基本原则1.合规性原则：采购付款审批需符合国家财经法规、公司财务管理制度及采购合同约定，付款依据真实、合法、完整，严禁无依据、超合同约定付款。2.权责匹配原则：根据付款金额、采购类型划分审批权限，不同层级审批人对其审批范围内的付款事项承担相应责任，严禁越权审批、违规审批。3.流程闭环原则：采购付款需完成“采购验收-单据审核-层级审批-财务复核-资金支付”的完整流程，每个环节留痕可追溯，确保付款全程可控。4.效率与风险兼顾原则：在保障资金安全、审核严谨的前提下，优化审批流程，缩短审批周期，满足采购业务正常的付款时效需求。第二章付款审批前置条件第四条合同及订单要求1.所有采购付款均需以生效的采购合同或经审批的采购订单为依据，未签订正式采购合同、无合法有效采购订单的，一律不予审批付款。2.采购合同需明确付款条件、付款金额、付款时间、付款方式及发票要求等核心条款，付款审批需严格遵循合同约定，不得擅自变更付款条件。3.紧急采购无正式合同的，需先办理《紧急采购审批单》，经分管领导及总经理审批同意后，方可启动付款审批流程，后续需在规定期限内补签正式合同。第五条验收及单据要求1.物资采购付款前，需完成到货验收：仓储部门核对物资数量、规格，质量检验部门验证物资质量及技术参数，验收合格后出具《采购验收单》，经验收人、部门负责人签字确认；未验收或验收不合格的，不得审批付款。2.服务采购付款前，需由业务需求部门确认服务完成情况，出具《服务验收单》，明确服务完成质量、进度是否符合合同约定，验收合格后方可启动付款审批。3.付款申请需附齐完整单据：付款申请书、采购合同/订单复印件、验收单、合法有效的发票、入库单（物资采购）、服务确认单（服务采购）等，单据缺失或不符合要求的，财务部门有权退回。第三章付款审批权限划分第六条审批权限划分依据1.公司根据采购付款金额、采购类别划分审批权限，审批权限分为采购部门负责人审批、财务部门负责人审批、分管采购领导审批、总经理审批四个层级，具体权限标准结合公司实际经营规模制定，权限调整需经管理层审议通过。2.同一笔付款事项不得由同一人完成全部审批流程，审批人需对其审批事项的真实性、合规性负责，严禁审批人审批自身经办的采购付款事项。第七条不同金额付款审批权限1.小额采购付款：付款金额在规定小额限额内的，由采购部门负责人审核、财务部门负责人复核后，即可完成审批流程，提交财务部门付款。2.中等金额采购付款：付款金额超出小额限额、在中等金额限额内的，经采购部门负责人审核、财务部门负责人复核后，报分管采购领导审批。3.大额采购付款：付款金额超出中等金额限额的，经采购部门负责人审核、财务部门负责人复核、分管采购领导审核后，报总经理审批；单笔付款金额达到重大资金使用标准的，需提交公司管理层会议审议通过后，方可审批付款。4.预付款审批：所有采购预付款（无论金额大小），除按上述金额权限审批外，还需额外提交《预付款申请说明》，明确预付款用途、回款/到货保障措施，经财务部门负责人专项审核后，方可进入后续审批流程。第四章付款审批流程第八条付款申请发起1.采购部门经办人根据采购合同约定及验收情况，填写《采购付款申请书》，明确付款单位、付款金额、付款方式、合同编号、付款事由等信息，并附齐相关支撑单据，提交采购部门负责人审核。2.《采购付款申请书》需字迹清晰、信息完整，不得涂改；附件需按“申请书-合同-验收单-发票-其他单据”的顺序整理，确保单据之间信息一致、逻辑闭环。第九条部门层级审核1.采购部门负责人对付款申请进行初审，重点审核付款事由是否真实、付款金额是否与合同/验收单一致、单据是否完整，审核通过后签字确认，提交财务部门复核；审核不通过的，退回经办人补充完善。2.财务部门负责人对付款申请进行复核，重点审核发票的合法性、合规性，付款金额的准确性，付款方式是否符合财务制度，是否符合资金管理要求，复核通过后签字确认；复核发现问题的，退回采购部门整改。第十条管理层审批1.需分管领导/总经理审批的付款申请，财务部门复核通过后，按权限层级提交对应管理层审批；审批人需查阅完整付款资料，对付款事项的合规性、必要性进行审核，审批通过后签字确认；审批不通过的，说明理由并退回采购部门。2.审批过程中，任何层级审批人提出疑问的，采购部门经办人需及时解答并补充相关证明材料，材料未补充到位的，审批流程暂停。第十一条财务付款执行1.完成所有审批流程的付款申请，由财务部门资金管理岗核对审批签字完整性、单据合规性，确认无误后，按公司资金支付流程安排付款。2.财务部门需通过公司对公账户向供应商指定的对公账户付款，严禁向个人账户支付采购款项（符合国家规定的零星采购除外）；付款后及时登记资金台账，留存付款凭证。3.付款完成后，财务部门需将付款回单复印件反馈至采购部门，采购部门经办人需跟踪供应商收款情况，确保资金到账。第五章特殊情况处理第十二条付款变更审批1.已提交审批的付款申请，如需变更付款金额、付款单位、付款方式等关键信息，需由经办人撤回原申请，重新填写《采购付款申请书》并说明变更原因，按原审批流程重新审批。2.因供应商信息变更（如账户变更）需调整付款信息的，需要求供应商提供加盖公章的信息变更说明，作为付款申请附件，方可进行变更审批。第十三条逾期付款处理1.因审批流程延误、单据缺失等公司内部原因导致逾期付款的，采购部门需向供应商说明情况，协商延期付款事宜，并追究内部相关责任人的责任。2.因供应商未按合同约定履约导致暂停付款的，采购部门需出具《暂停付款通知书》，明确暂停理由及恢复付款条件，经审批后送达供应商，同时报备财务部门。第十四条退款及补付款处理1.因付款金额错误、重复付款等原因需供应商退款的，采购部门需与供应商沟通确认退款事宜，财务部门配合跟踪退款到账情况，退款到账后按规定进行账务处理。2.因合同补充约定、验收后调价等原因需补付款的，需按新增付款申请处理，附齐补充协议、调价说明等单据，按本制度规定的审批流程审批后付款。第六章责任追究与监督第十五条监督检查1.审计部门每季度对采购付款审批情况进行专项检查，重点核查审批权限执行情况、单据完整性、付款合规性，形成《采购付款审批检查报告》，上报管理层。2.财务部门每月对付款审批流程及执行情况进行自查，及时发现并纠正审批不规范、单据缺失等问题，确保付款审批制度落地执行。第十六条责任追究1.经办人提供虚假单据、虚报付款金额的，给予警告、罚款等处罚，造成公司经济损失的，承担赔偿责任；情节严重的，解除劳动合同并追究法律责任。2.审批人未按权限审批、未审核单据即签字批准，或明知违规仍审批付款的，给予通报批评、降职等处罚，造成资金损失的，与经办人承担连带赔偿责任。3.财务部门未履行复核职责，导致违规付款的，追究财务负责人及经办人的责任，情节严重的调整工作岗位。第七章附则第十七条制度培训公司每年组织采购、财务及审批管理层开展本制度专项培训，新入职采购、财务人员需完成制度培训并考核合格后，方可参与采购付款审批