2026年机器人集成公司采购款项结算管理制度

2026年机器人集成公司采购款项结算管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购款项结算管理工作，明确采购款项结算的范围、条件、流程及责任分工，保障资金支付安全、精准、高效，防范结算风险，维护公司与供应商的合法权益，提升采购供应链财务管理水平，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合机器人集成行业采购业务特性（含设备采购、零部件采购、服务采购等）及公司采购管理与财务核算实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各职能部门、业务单元及全体员工，覆盖公司采购全流程中各类采购款项的结算申请、审核、支付、账务处理及后续管控等全环节工作；涉及的采购类型包括机器人本体采购、核心零部件采购、辅助物料采购、技术服务采购、工程配套采购等各类采购业务；同时适用于与公司合作的所有供应商（含外包服务商、合作单位）相关的采购款项结算事宜。第三条核心原则（一）合法合规原则。采购款项结算需严格遵循相关法律法规、采购合同约定及公司财务管理制度，确保结算流程合规、支付依据充分、账务处理规范。（二）精准及时原则。确保结算金额精准无误，符合采购合同约定及实际履约情况；在满足结算条件的前提下，及时推进结算流程，保障供应商款项按时支付，维护良好合作关系。（三）权责明晰原则。明确各部门在结算工作中的职责，建立“申请-审核-支付-复核”的闭环管理机制，确保每一笔采购款项结算都有迹可循、责任到人。（四）预算管控原则。采购款项结算需严格遵循公司年度采购预算及项目预算，超预算结算需按规定履行审批程序，确保资金使用可控。（五）风险可控原则。强化结算全流程风险防控，重点核查采购合同履约情况、票据真实性、支付安全性，防范虚假结算、票据造假、资金挪用等风险。第四条管理职责（一）公司管理层：负责审定公司采购款项结算管理制度及重大结算事项（单次结算金额超过50万元或特殊采购业务）；审批超预算结算、异常结算等特殊事项；协调解决结算过程中的重大争议与资源调配问题；监督采购款项结算工作整体推进情况。（二）财务部门：作为采购款项结算的归口管理部门，牵头制定、修订本制度及结算细则；负责审核结算申请的合规性、票据的真实性与完整性、结算金额的准确性；办理采购款项支付手续及账务处理；建立采购款项结算台账，开展结算数据分析与风险预警；指导各相关部门开展结算相关工作。（三）采购部门：负责牵头推进采购款项结算工作，收集整理结算所需资料；核实采购合同履约情况、到货验收情况、发票合规性等；填写结算申请相关资料，提交财务部门审核；跟踪结算流程进度，协调解决结算过程中出现的问题；与供应商对接结算相关事宜。（四）业务部门/项目部门：负责核实采购物料/设备/服务的实际使用情况、履约效果；确认采购款项结算的必要性与合理性；配合采购部门、财务部门提供结算所需的相关资料（如验收记录、使用确认单等）；参与结算过程中的争议协调。（五）质量部门：负责提供采购物料/设备的质量验收报告，确认物料/设备质量是否符合结算要求；对因质量问题引发的结算争议，提供专业意见及相关证明材料。（六）法务部门：负责审核采购合同中结算条款的合规性与法律效力；对结算过程中因合同纠纷引发的争议，提供法律支持；协助核查结算相关法律文书的有效性。（七）采购需求部门/使用部门：负责确认采购物料/设备/服务已按要求交付并投入使用；配合完成验收工作，提供验收确认相关资料；对结算相关的使用情况予以核实。（八）全体相关人员：严格遵守本制度规定，规范提交结算相关资料；及时反馈结算过程中发现的问题；保守结算过程中的商业秘密与财务信息。第二章采购款项结算范围与条件第五条结算范围采购款项结算范围涵盖采购全流程中需支付给供应商的各类款项，具体包括：（一）采购货款：指按采购合同约定支付给供应商的物料/设备采购对价，含机器人本体、核心零部件、辅助物料等的采购价款。（二）服务费用：指按采购合同约定支付给供应商的技术服务、工程配套、安装调试等服务对价。（三）履约相关费用：指采购合同约定的运杂费、包装费、保险费、安装调试费、检测费等与采购履约相关的费用。（四）预付款与进度款：指按采购合同约定需预先支付的预付款，及按履约进度支付的进度款。（五）其他采购相关款项：指经公司审批同意支付的与采购业务相关的其他款项，如质量保证金返还、违约金抵扣后的结算款项等。第六条结算条件采购款项结算需同时满足以下基本条件，特殊采购业务可按合同约定补充其他条件：（一）合同履约完成：供应商已按采购合同约定的范围、数量、质量标准及时间要求完成物料/设备交付或服务提供，且经相关部门验收合格。（二）验收手续完备：已完成采购物料/设备/服务的验收工作，取得加盖相关部门公章的验收确认单（或验收报告），验收结论明确为合格。（三）票据资料齐全：供应商已提供合法、合规、完整的结算票据（如增值税专用发票、普通发票等），票据信息与采购合同、验收记录一致；同时提供结算所需的其他资料（如采购合同复印件、到货清单、运单、服务成果证明等）。（四）预算审批到位：结算款项已纳入公司采购预算或项目预算，超预算结算已按规定完成超预算审批手续。（五）无争议纠纷：采购双方对履约情况、结算金额、票据等无任何争议；存在质量问题、履约偏差等情况的，已完成整改或达成争议解决协议。（六）特殊款项附加条件：预付款需满足采购合同约定的预付款支付条件，并提供预付款保函（如有）；进度款需提供履约进度证明材料，经审核确认符合进度要求；质量保证金返还需满足合同约定的返还条件，且无质量遗留问题。第三章采购款项结算流程第七条结算资料收集与整理（一）资料收集：采购部门在采购业务推进过程中，同步收集结算所需资料，包括采购合同、采购订单、到货清单、运单、验收确认单（或验收报告）、质量检测报告、供应商开具的结算票据、服务成果证明等；对预付款、进度款，还需收集对应的预付款申请资料、履约进度证明资料。（二）资料整理：采购部门按采购项目、供应商分类整理结算资料，核查资料的完整性、真实性与一致性，确保票据信息（如发票抬头、税号、金额、商品名称等）与采购合同、验收记录一致；对资料不完整或存在疑问的，及时与供应商沟通补充完善。第八条结算申请提交（一）申请填写：采购部门确认满足结算条件后，填写《采购款项结算申请表》，详细列明采购项目名称、供应商名称、结算金额、款项类型（货款/服务费/预付款等）、结算依据（合同编号、验收单号、发票号码等），并附上整理齐全的结算资料。（二）部门审核：《采购款项结算申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交业务部门/项目部门负责人审核，确认采购物料/设备/服务已按要求交付使用、验收合格；涉及质量相关的，需经质量部门负责人审核确认无质量问题。（三）提交财务：审核通过后，采购部门将《采购款项结算申请表》及全套结算资料提交财务部门，正式启动结算审核流程。第九条结算审核（一）财务初审：财务部门收到结算申请后，3个工作日内完成初审，重点核查以下内容：结算资料是否完整、合规；票据是否真实、有效，信息是否与合同一致；结算金额是否准确，是否符合合同约定；是否已纳入预算，超预算部分是否已审批；履约情况是否符合结算条件。初审不合格的，退回采购部门补充完善，并说明退回原因。（二）财务复审：初审通过后，财务部门安排专人进行复审，重点核查票据真伪（可通过税务系统查验）、结算金额计算准确性、合同结算条款执行情况；对重大结算事项（单次结算金额超过20万元），需经财务部门负责人复审签字。（三）特殊审批：存在以下特殊情况的，需在财务审核后按权限提交审批：单次结算金额超过50万元的，报公司分管领导及管理层审批；超预算结算、异常结算（如价格调整、款项抵扣等）的，按公司预算管理规定完成审批；涉及法律纠纷或特殊合作模式的，需经法务部门审核并报公司管理层审批。第十条款项支付（一）支付安排：结算审核通过后，财务部门根据采购合同约定的支付方式、支付时限，制定款项支付计划，录入财务支付系统。（二）支付审批：财务部门按公司资金支付审批权限完成内部审批，单次支付金额低于10万元的，由财务部门负责人审批；10-50万元的，报公司分管领导审批；超过50万元的，报公司管理层审批。（三）支付执行：审批通过后，财务部门通过银行转账、承兑汇票等合同约定的方式支付款项，确保支付信息（收款人名称、账号、开户行等）与采购合同、供应商提供的信息一致；支付完成后，及时获取支付凭证（如银行回单）。（四）支付反馈：财务部门将款项支付情况及时反馈给采购部门，采购部门同步告知供应商，确保款项支付信息同步顺畅。第十一条账务处理与台账更新（一）账务处理：财务部门根据支付凭证、结算申请表、采购合同等资料，及时进行账务处理，准确计入对应会计科目，确保账务处理符合企业会计准则要求；同时留存全套结算资料，以备后续核查。（二）台账更新：财务部门、采购部门分别更新采购款项结算台账，详细记录采购项目名称、供应商名称、结算金额、支付金额、支付时间、票据信息、审批情况等内容，确保台账信息准确、完整，实现结算全流程可追溯。第十二条特殊采购业务结算流程（一）预付款结算：预付款支付需提供采购合同、预付款申请单、预付款保函（如有），经采购部门、财务部门审核，按支付权限审批后支付；预付款抵扣需在后续货款结算时，提供预付款支付凭证，按合同约定的抵扣方式抵扣，确保抵扣金额准确。（二）进度款结算：进度款支付需提供采购合同、履约进度证明（如阶段性验收报告、工作量确认单等）、对应阶段的结算票据，经采购部门、业务部门确认进度达标后，按结算流程审核支付；最终结算时，需汇总各阶段进度款支付情况，确保总金额不超过合同总价款。（三）服务类采购结算：技术服务、工程配套等服务类采购结算，需提供服务成果证明、阶段性验收记录、服务费用明细单等资料，经业务部门确认服务达标后，按结算流程审核支付；长期服务类采购可按季度、半年度等周期结算，结算时需提供周期内的服务总结报告。（四）质量保证金返还：质量保证金返还需满足合同约定的返还条件（如质保期届满、无质量问题），由采购部门提交保证金返还申请，附上质保期内质量情况说明、验收确认单等资料，经质量部门、财务部门审核，按审批权限审批后支付。第四章采购款项结算管控措施第十三条预算管控严格执行采购预算管控，采购部门在提交结算申请前，需核实结算款项是否在预算范围内；财务部门在审核时，重点核查预算执行情况，对超预算结算，需要求采购部门提交超预算审批资料，未完成超预算审批的，不予结算支付。第十四条票据管控建立采购票据审核责任制，财务部门负责票据的真实性、合规性审核，通过税务系统查验发票真伪，核查发票信息与采购合同、验收记录的一致性；严禁接收虚假发票、作废发票、信息不符发票，对发现的票据问题，及时退回供应商整改，并追究相关责任。第十五条合同管控采购款项结算严格遵循采购合同约定的结算条款，包括结算金额、支付方式、支付时限、违约责任等；采购部门在签订采购合同时，需确保结算条款清晰、明确、可操作；财务部门在审核时，重点核查结算申请是否符合合同约定，对偏离合同条款的结算，需经法务部门审核并报公司管理层审批。第十六条资金安全管控财务部门建立采购款项支付安全管控机制，严格核查供应商银行账户信息，确保支付信息与合同约定一致；对大额款项支付（超过50万元），实行双人复核制度；定期对采购款项支付情况进行核查，防范资金挪用、支付错误等风险。第十七条供应商结算管理建立供应商结算信用档案，记录供应商的结算配合度、票据提供及时性、结算争议情况等；将结算信用纳入供应商评价体系，对结算配合度高、无违规情况的供应商，可在结算流程中适当简化审核环节；对存在票据造假、恶意拖延结算配合等情况的供应商，暂停结算并按合同约定追究责任。第五章监督考核与责任追究第十八条监督机制（一）日常监督：财务部门对采购款项结算全流程开展日常监督，重点核查结算资料的完整性、审核流程的合规性、支付的准确性及账务处理的规范性，建立监督台账，及时纠正存在的问题。（二）专项监督：公司管理层每季度组织开展一次采购款项结算专项监督检查，由财务部门、审计部门、采购部门联合实施，重点核查重大结算事项、超预算结算、异常结算的处理情况，评估结算流程的有效性，形成专项监督报告，提出整改建议并督促落实。（三）审计监督：审计部门将采购款项结算管理工作纳入年度内部审计范围，定期对结算的真实性、合规性、准确性进行审计，核查是否存在虚假结算、票据造假、资金挪用、徇私舞弊等违规行为，防范管理风险。第十九条考核机制将采购款项结算管理工作纳入各相关部门及岗位的绩效评价体系，核心考核指标包括：结算申请及时率、结算资料完整性、结算审核准确率、款项支付及时率、票据合规率、预算执行率等；财务部门牵头制定具体考核指标体系与评分标准。考核结果与绩效奖金、评优评先、岗位调整直接挂钩，对考核优秀的部门及个人（如高效推进结算工作、及时发现结算风险的）给予表彰与物质奖励；对考核不合格的，责令限期整改，扣发相应绩效奖金。第二十条责任追究（一）对在采购款项结算工作中，严格履行职责、精准高效完成结算工作、有效防范结算风险的部门及个人，给予通报表彰及物质奖励。（二）对违反本制度规定，存在以下行为的部门及个人，根据情节轻重采取相应责任追究措施：未按要求收集、整理结算资料，导致结算流程延误的；提交虚假结算申请、提供虚假资料或票据的；结算审核把关不严，导致结算金额错误、支付违规的；未经审批擅自支付采购款项，或违规调整结算金额的；泄露结算过程中的财务信息、商业秘密的；在结算工作中存在徇私舞弊、收受供应商贿赂等违规违纪行为的；其他违反本制度规定，导致公司经济损失或声誉损害的行为。对上述行为，情节较轻的，给予口头警告并责令限期整改，