机关单位日常办公流程规范

机关单位日常办公流程规范一、总则为进一步规范机关单位日常办公行为，提升政务运转效率与服务质量，确保各项工作依规有序开展，结合机关工作实际，制定本办公流程规范。本规范适用于机关各科室及所属单位的日常办公活动，涵盖公文处理、会议组织、事务办理、档案管理、信息管理、督查督办等核心环节，旨在为干部职工提供清晰的操作指引，推动形成规范高效的工作秩序。二、公文处理流程（一）收文办理1.签收与登记：文书岗位收到各类来文（含纸质、电子文件）后，核对发文单位、份数、密级等信息，在《收文登记簿》中逐项登记，注明收文时间、文号、标题、来源等要素。2.拟办与批办：根据来文内容、性质及职责分工，文书岗位提出拟办意见（如“请XX科室承办”“请XX领导阅示”等），经办公室负责人审核后，呈送分管领导或主要领导批办。领导批办时明确承办科室、办理要求及时限。3.承办与催办：承办科室收到批办文件后，指定专人负责，按要求时限推进办理。文书岗位定期跟踪办理进度，对超期未办结事项，以书面或口头形式提醒承办人，必要时向批办领导反馈延误原因。4.办结与反馈：承办科室完成办理后，形成书面结果（如报告、批复等），经科室负责人审核后，反馈至文书岗位。文书岗位将办理结果归档，并向发文单位或交办方回复办理情况（涉密文件按保密规定处理）。（二）发文办理1.拟稿与核稿：业务科室根据工作需要起草公文，内容需准确体现政策要求、工作意图，格式符合《党政机关公文处理工作条例》规定。拟稿完成后，经科室负责人审核（涉及多部门事项需会签），送办公室核稿，重点检查文种、格式、逻辑及政策合规性。2.签发与印制：核稿通过后，公文按权限呈送领导签发（一般文件由分管领导签发，重要文件由主要领导签发）。签发后，办公室按规范格式排版、印制，确保纸质文件字迹清晰、装订整齐；电子公文通过政务系统发布，同步生成电子档案。3.分发与归档：办公室按发文范围分发公文（纸质文件通过机要、邮寄或直接送达，电子公文通过指定渠道推送），并留存发文底稿、领导签发件等材料，定期移交档案管理岗位归档。三、会议组织流程（一）会前准备1.议题收集与审定：各科室提前3个工作日申报会议议题，说明议题背景、需决策事项及相关材料。办公室汇总后，报分管领导初审、主要领导审定，确定会议议题及召开时间，避免临时动议。2.方案拟定与通知：办公室根据审定议题，拟定会议方案（含时间、地点、参会人员、议程等），经领导同意后，提前2个工作日以书面、OA系统或短信形式通知参会人员，明确需携带的材料。3.材料准备与会场布置：承办科室按议题要求准备汇报材料、决策参考等，经科室负责人审核后提交办公室。办公室提前1个工作日布置会场（调试设备、摆放席卡、准备茶水、检查防疫措施等），确保会场整洁有序。（二）会中服务1.签到与记录：会议开始前，工作人员组织参会人员签到，核对到会情况并向主持人报告。会议期间，指定专人记录发言要点、决策事项，形成会议记录初稿。2.流程把控与服务：主持人按议程推进会议，确保发言紧扣议题、时限合理。工作人员及时传递文件、调整设备，处理临时需求（如茶水续添、材料补印等），保障会议顺畅进行。（三）会后落实1.纪要整理与审签：会议结束后1个工作日内，记录人员整理会议纪要，内容需准确反映决策事项、责任分工及时限要求。纪要经承办科室核对、办公室核稿后，呈送主持人审签，随后印发至参会人员及相关科室。2.任务分解与跟踪：承办科室根据会议纪要，将任务分解至责任人，明确完成时限，定期向办公室反馈进度。办公室对重点任务进行跟踪，及时向领导汇报落实情况，协调解决推进中的难点。四、日常事务办理流程（一）请示汇报1.分级请示：工作人员遇职责范围内无法决策的事项，应逐级请示（一般向科室负责人、分管领导汇报，重大事项报主要领导），避免越级或多头请示。紧急情况可先口头汇报，事后补书面材料。2.汇报要求：汇报前需梳理清楚事项背景、当前进展、存在问题及建议方案，做到条理清晰、重点突出。书面汇报需经科室负责人审核，确保内容准确、格式规范。（二）办公用品管理1.申请与采购：各科室每月末提交下月办公用品需求（含名称、数量、用途），经办公室汇总后，报分管领导审批。办公室通过定点供应商采购，确保质量合规、价格合理，紧急用品可按程序临时采购。2.发放与保管：办公用品到货后，办公室按需求分发至各科室，登记领用情况。科室指定专人保管办公用品，定期盘点，避免浪费或私用，废弃物品按环保要求处置。（三）考勤与请销假1.考勤管理：干部职工需严格遵守作息时间，按时到岗、离岗。办公室指定专人负责考勤登记，每月汇总出勤情况，作为绩效考核参考。2.请销假流程：请假需提前填写《请假审批单》，说明事由、时长及工作交接安排：病假：提供医院证明，1天内由科室负责人审批，3天内由分管领导审批，超过3天报主要领导审批。事假：1天内由科室负责人审批，2天内由分管领导审批，超过2天报主要领导审批。假期结束后，需及时销假，因特殊情况需续假的，按原程序申请。五、档案管理流程（一）档案收集各科室在工作完成后1个月内，将具有保存价值的文件、资料（含纸质、电子档案）移交档案管理岗位，移交清单需注明档案名称、份数、形成时间等，双方签字确认。涉密档案单独登记，按保密规定移交。（二）档案整理档案管理岗位按年度、类别对档案进行分类、编号、装订，编制《档案目录》，确保档案排列有序、检索方便。电子档案需建立备份，存储于专用服务器，定期检查完整性。（三）档案借阅1.内部借阅：干部职工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅单》，经科室负责人审批后，在档案管理岗位登记借阅，限期归还（一般不超过7个工作日）。2.外部借阅：外单位借阅档案需出具单位介绍信及经办人身份证，经分管领导审批后，在指定场所查阅，涉密档案原则上不予外借。六、信息公开与保密流程（一）信息公开1.公开内容：主动公开的信息包括政策文件、工作动态、办事指南、财政预决算等，涉密信息、内部工作信息不予公开。2.公开流程：拟公开信息由科室起草，经科室负责人、办公室、分管领导三级审核后，通过政府网站、政务新媒体、公告栏等渠道发布，确保内容准确、表述规范。（二）保密管理1.保密范围：涉密文件、敏感数据、未公开决策事项等属于保密范畴，工作人员需严格遵守《保守国家秘密法》及单位保密制度。2.保密措施：涉密文件专人保管、专柜存放，传递需通过机要渠道；电子涉密信息存储于加密设备，严禁在非涉密网络传输。定期开展保密培训，增强干部职工保密意识。七、督查督办流程（一）立项与分解办公室根据领导批示、会议决策、上级交办事项，确定督查督办项目，明确承办科室、责任人、完成时限，形成《督查督办任务清单》，经分管领导审定后印发。（二）跟踪与协调承办科室每周向办公室反馈任务进度，办公室通过实地检查、电话询问等方式跟踪落实情况，对推进缓慢的事项，协调相关科室解决堵点，必要时向领导汇报。（三）反馈与归档任务完成后，承办科室提交书面总结，经科室负责人审核后报办公室。办公室汇总督查结果，形成《督查督办报告》，呈送领导审阅后，将相关材料归档。八、应急事务处理流程（一）应急响应发生突发事件（如自然灾害、公共卫生事件、舆情危机等）时，值班人员立即启动应急预案，向带班领导及主要领导报告，同时通知相关科室组建应急小组，明确分工。（二）应急处置应急小组按预案开展处置工作：联络组负责信息传递，协调组负责资源调配，处置组负责现场应对，宣传组负责舆情引导。处置过程中，及时向领导及上级部门汇报进展，向相关单位通报情况，确保信息畅通。（三）复盘与改进事件处置结束后，应急小组在3个工作日内总结经验教训，形成《应急处置复盘报告》，提出改进建议。办公室结合报告修订应急预案，组织相关培训，提升应急处置能力。九、监督与改进机制（一）流程检查办公室每季度抽查各科室流程执行情况，重点检查公文处理时效、会议落实质量、档案管理合规性等，形成《流程执行检查报告》，通报存在问题并要求限期整改。（二）效果评估每年年底，通过问卷调查、座谈会等形式，征求干