采购规范作业管理制度

PAGE采购规范作业管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购作业管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息。2.采购申请单需经使用部门负责人审核签字，确保需求真实合理。（二）采购审批1.采购申请单提交至采购部门，采购部门对采购需求进行初步审核，包括需求的必要性、预算的合理性等。2.根据公司规定的审批权限，采购申请单依次提交至相关领导审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。3.根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订采购合同或框架协议。4.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果决定是否继续合作或调整合作策略。（四）采购实施1.采购人员根据采购合同或框架协议，向供应商发送采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等。2.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，采购人员应及时跟踪采购进度，确保按时交货。3.在采购过程中，如遇供应商变更、采购需求调整等情况，采购人员应及时与相关部门沟通协调，办理相应的变更手续。（五）验收1.采购物资或服务到货后，采购部门通知使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收人员按照合同要求和相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行检验。3.验收合格的，由验收人员签字确认，并办理入库手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）付款1.采购部门根据验收合格的发票、入库单等凭证，填写付款申请单，提交至财务部门审核。2.财务部门审核无误后，按照公司的付款流程进行付款。3.在付款过程中，如发现问题，财务部门应及时与采购部门、供应商沟通协调，确保付款顺利进行。三、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.对于供应商违约风险，采购部门应在合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督管理，定期评估供应商的履约能力。2.对于质量问题风险，采购部门应加强对采购物资或服务的质量检验，要求供应商提供质量保证文件，建立质量追溯机制。3.对于价格波动风险，采购部门可以通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低价格波动对采购成本的影响。4.对于法律法规风险，采购部门应加强对法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督岗位，对采购活动进行全过程监督。2.监督人员应定期检查采购流程的执行情况，包括采购申请、审批、供应商选择、采购实施、验收、付款等环节，发现问题及时督促整改。（二）内部审计1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购合同的合法性、合规性、完整性，评估采购效益。2.审计部门应出具审计报告，针对审计发现的问题提出改进建议，促进采购管理水平的提高。五、采购人员管理（一）人员资质与培训1.采购人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。2.公司定期组织采购人员参加培训，提高其业务水平和综合素质。培训内容包括采购技巧、合同管理、质量管理、法律法规等方面。（二）职业道德与廉洁自律1.采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。2.公司建立采购人员廉洁自律制度，加强对采购人员的监督管理，对违反规定的行为严肃处理。六、附则（一）解释权本制度由公司采购部门负责解释。（二）修订与废止1.