采购制度及流程规范

PAGE采购制度及流程规范一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：采购工作应注重经济效益，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息的真实性和准确性。二、采购组织与职责（一）采购部门采购部门是公司采购工作的归口管理部门，负责制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同、跟踪采购进度、验收采购物资等工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度及流程规范。2.收集、整理、分析采购需求信息，编制采购计划。3.组织供应商的开发、评估、选择和管理工作。4.负责采购合同的起草、审核、签订和执行工作。5.协调采购过程中的各项工作，确保采购任务按时完成。6.负责采购物资的验收、入库、付款等工作。7.建立采购档案，妥善保管采购文件和资料。（二）需求部门需求部门是采购物资的使用部门，负责提出采购需求、参与供应商评估、协助采购部门进行采购谈判等工作。其主要职责包括：1.根据公司生产经营需要，提出准确、详细的采购需求。2.参与供应商的评估和选择工作，提供相关意见和建议。3.协助采购部门进行采购谈判，确保采购物资符合使用要求。4.负责采购物资的验收工作，及时反馈验收结果。5.对采购物资的使用情况进行跟踪和评价，为采购工作提供改进建议。（三）其他部门其他部门应按照各自职责，配合采购部门做好采购相关工作。例如，财务部门负责采购资金的审核和支付；质量部门负责采购物资的质量检验；仓储部门负责采购物资的入库、保管和发放工作等。三、采购流程规范（一）采购申请与审批1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。2.审批流程采购申请表应按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，采购金额较小的由需求部门负责人审批；采购金额较大的，需经财务部门、分管领导、总经理等审批。审批通过后，采购申请表交采购部门进行采购。（二）采购计划编制采购部门根据审批通过的采购申请表，结合库存情况、市场供应情况等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报分管领导审核。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门应通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、生产经营情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估方式可以采用实地考察、样品检验、问卷调查、数据分析等方法。3.供应商选择根据供应商评估结果，采购部门选择合格的供应商，并建立供应商名录。在选择供应商时，应遵循公平公正、择优选择的原则，综合考虑供应商的各项因素，确保选择的供应商能够满足公司的采购需求。4.供应商管理采购部门应建立供应商管理档案，对供应商的基本信息、评估结果、合作情况等进行记录。定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（四）采购实施1.采购方式选择采购部门根据采购物资的特点、采购金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的采购项目。采购部门应按照国家有关法律法规和公司规定的招标程序进行招标采购。询价采购：适用于采购金额较小、规格型号明确、市场供应充足的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价函，要求其报价，然后根据报价情况选择合适的供应商。竞争性谈判采购：适用于采购金额较大、技术复杂、供应商数量有限的采购项目。采购部门与多家供应商进行谈判，通过比较谈判结果，选择最优供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，如专利产品、特定品牌产品等。采购部门应按照公司规定的单一来源采购程序进行采购。2.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同或采购订单。采购谈判应遵循公平公正、互利共赢的原则，确保公司利益最大化。3.采购合同签订采购合同或采购订单应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应报公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（五）采购验收1.验收准备采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和仓储部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购物资的技术标准和质量要求，制定验收方案；仓储部门应安排好验收场地和人员。2.验收实施采购物资到货后，采购部门应及时组织需求部门和仓储部门进行验收。验收人员应按照采购合同或采购订单的要求，对采购物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行检查。对于需要进行质量检验的物资，应按照相关标准进行检验。验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.付款申请采购物资验收合格后，采购部门应根据采购合同或采购订单的约定，填写《付款申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并提交给财务部门。2.付款审批付款申请表应按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，采购金额较小的由财务部门负责人审批；采购金额较大的，需经分管领导、总经理等审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别采购过程中可能面临的风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，及时了解市场价格变化、供应情况等信息，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或物资供应中断。2.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评价，及时淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对严格按照采购合同或采购订单的要求进行验收，加强对采购物资的质量检验。与供应商签订质量保证协议，要求其提供质量合格证明文件。对于质量不合格的物资，及时与供应商沟通，要求其采取措施解决。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行合同签订，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，应及时跟踪合同执行情况，发现问题及时解决。5.付款风险应对加强采购付款管理，严格按照采购合同或采购订单的约定进行付款审批。建立付款台账，及时记录采购付款情况，避免逾期付款或重复付款。五、采购监督与审计（一）内部监督公司内部应建立健全采购监督机制，加强对采购工作的监督检查。采购部门应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。（二）外部监督公司应积极接受外部监督，