户籍档案室制度规范

PAGE户籍档案室制度规范一、总则（一）目的为加强户籍档案室管理，确保户籍档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织户籍档案室的管理工作，包括户籍档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保户籍档案室管理工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障户籍档案的安全，防止档案信息泄露。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术，对户籍档案进行分类、整理、保管和利用，提高管理效率和服务质量。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，为公司/组织内部相关部门及人员提供便捷的档案查阅、借阅服务，满足工作需要。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置户籍档案室设档案主管一名，负责全面管理户籍档案室工作；档案管理员若干名，具体负责户籍档案的日常管理工作。（二）档案主管职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善户籍档案室各项管理制度。2.负责户籍档案室的整体规划和建设，合理配置档案管理设备和设施。3.组织档案管理员进行业务培训，提高其业务水平和综合素质。4.指导、监督档案管理员的工作，定期对户籍档案管理工作进行检查和评估。5.负责户籍档案的鉴定和销毁工作，审核档案销毁清单。6.协调户籍档案室与公司/组织内部其他部门的关系，为档案利用提供支持和服务。（三）档案管理员职责1.负责户籍档案的收集、整理、分类、编目、上架等日常管理工作。2.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作，确保档案安全。3.定期对户籍档案进行清查、核对，保证档案的完整和准确。4.负责户籍档案管理设备和设施的维护和保养，确保其正常运行。5.协助档案主管做好档案鉴定和销毁工作，负责档案销毁的具体实施。6.完成档案主管交办的其他工作任务。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织员工的户籍档案，包括身份证复印件、户口本复印件、户籍迁移证明等。2.与户籍管理相关的文件、资料，如户籍政策文件、公司/组织内部户籍管理规定等。3.涉及户籍变更、注销等重要事项的相关材料。（二）档案收集要求1.各部门应及时将本部门员工的户籍相关材料收集齐全，并移交户籍档案室。2.收集的档案材料应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。3.对于重要的户籍档案材料，应进行备份或数字化处理，以防止原件损坏或丢失。（三）档案整理原则1.遵循档案形成规律，保持档案之间的有机联系。2.按照户籍档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。3.同一类别的档案应按照一定的顺序排列，便于查找和利用。（四）档案整理方法1.分类：将户籍档案分为员工个人户籍档案、户籍政策文件档案、户籍管理工作档案等类别。2.编号：为每一份户籍档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。3.编目：编制户籍档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所要求1.户籍档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫的场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。3.档案室应设置专门的档案库房，库房内不得存放与档案无关的物品。（二）档案保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放在档案柜中，电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。2.对于重要的户籍档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）档案保管期限1.员工个人户籍档案的保管期限为员工离职后[X]年。2.户籍政策文件档案、户籍管理工作档案等应长期保管。（四）档案清查与盘点1.定期对户籍档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和准确。2.建立档案盘点制度，对档案的数量、质量、保管状况等进行定期盘点，发现问题及时处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部相关部门因工作需要查阅户籍档案的，应填写《户籍档案查阅申请表》，经部门负责人签字批准后，方可查阅。2.涉及员工个人隐私的户籍档案，未经员工本人书面同意，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人应持有效证件到户籍档案室办理查阅手续，档案管理员根据查阅申请表提供相应的档案。2.查阅人应在指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理员，并在查阅登记本上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅户籍档案的，应填写《户籍档案借阅申请表》，经部门负责人签字、档案主管批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人应持有效证件到户籍档案室办理借阅手续，档案管理员根据借阅申请表提供相应的档案，并与借阅人签订《户籍档案借阅协议》。2.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如逾期未还，档案管理员应及时催还。4.借阅人归还档案时，档案管理员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照档案保管期限和价值，对户籍档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案主管、档案管理员及相关部门负责人组成，负责户籍档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其保存价值。2.根据档案的保管期限和实际情况，确定档案是否需要销毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的户籍档案，应填写《户籍档案销毁清单》，报档案主管审核批准。2.档案销毁应在档案主管和档案管理员的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，档案主管、档案管理员及监销人员应在《户籍档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的户籍档案信息化管理系统，实现户籍档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务质量。（二）信息化管理要求1.户籍档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、安全保密等功能。2.档案管理员应按照规定及时将户籍档案录入信息化管理系统，确保档案信息的准确和完整。3.加强对信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露和非法访问。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、编目，确保两者内容一致。2.电子档案应采用加密存储、异地备份等方式进行