船舶内审制度规范

PAGE船舶内审制度规范一、总则（一）目的为确保公司船舶运营管理活动符合相关法律法规、行业标准以及公司内部管理要求，规范船舶内部审核工作，及时发现和纠正船舶运营过程中的问题，持续改进船舶管理体系，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所属各类船舶及相关运营管理活动。（三）审核原则1.独立性原则：内部审核应由独立于被审核部门的人员实施，确保审核结果的客观性和公正性。2.系统性原则：全面审查船舶管理体系的各个要素，包括安全管理、质量管理、环境保护等，确保体系的完整性和有效性。3.基于风险原则：识别船舶运营中的关键风险点，将审核资源集中于高风险区域，以提高审核效率和效果。4.持续改进原则：通过审核发现问题，分析原因，采取纠正措施和预防措施，推动船舶管理体系的持续优化。二、审核组织与职责（一）审核委员会公司设立船舶内审审核委员会，由公司高层管理人员、船舶管理部门负责人、安全管理专家等组成。审核委员会负责审批年度内审计划、审议内审报告、决策重大审核事项等。（二）内审部门公司指定专门的内审部门负责船舶内审工作的具体实施。内审部门应配备具备专业知识和丰富经验的内审人员，其职责包括：1.制定年度内审计划，并报审核委员会批准。2.组织实施内部审核工作，包括编制审核方案、选派审核人员、开展现场审核等。3.对审核发现的问题进行记录、分析和评估，编写内审报告。4.跟踪和验证纠正措施和预防措施的实施效果。5.负责内审资料的整理、归档和保管。（三）被审核部门船舶各部门及岗位人员是内部审核的对象，应积极配合内审工作，提供真实、准确的信息和资料，对审核发现的问题及时整改。三、审核计划（一）年度计划制定内审部门应于每年年初根据公司船舶运营情况、法律法规及行业标准变化、上一年度内审结果等因素，制定年度内审计划。年度内审计划应涵盖公司所有船舶，明确审核范围、审核时间、审核人员安排等内容。（二）计划调整如遇特殊情况需要调整年度内审计划，内审部门应提前向审核委员会提交书面申请，说明调整原因和调整后的计划安排，经审核委员会批准后方可实施。四、审核实施（一）审核准备1.组建审核组：根据年度内审计划，内审部门选派具备相应专业知识和经验的审核人员组成审核组。审核组应明确分工，确保审核工作的顺利进行。2.文件审查：审核组应收集和审查船舶管理体系文件，包括安全管理手册、程序文件、操作规程、记录表格等，了解体系的运行要求和实际执行情况。3.编制审核方案：审核组根据审核范围和文件审查结果，编制详细的审核方案，明确审核方法、审核步骤、审核时间安排等内容。审核方案应具有针对性和可操作性。（二）首次会议审核组到达船舶后，应召开首次会议。首次会议由审核组长主持，船舶船长、各部门负责人及相关人员参加。首次会议的目的是介绍审核目的、范围、方法和程序，明确审核组与被审核部门的工作安排，建立良好的沟通机制。（三）现场审核1.文件查阅：审核组按照审核方案，查阅船舶管理体系文件的执行记录，包括各类报表、报告、证书、文件等，检查文件的完整性、准确性和有效性。2.现场观察：审核组深入船舶各个工作场所，观察船舶设备设施的运行状况、人员操作行为、工作环境等，检查是否符合管理体系要求和相关标准。3.人员访谈：审核组与船舶船员、管理人员进行访谈，了解他们对管理体系的理解和执行情况，收集意见和建议，核实相关信息的真实性。（四）末次会议现场审核结束后，审核组应召开末次会议。末次会议由审核组长主持，船舶船长、各部门负责人及相关人员参加。末次会议的目的是通报审核情况，提出审核发现的问题和不符合项，与被审核部门沟通审核结果，听取被审核部门的意见和反馈。五、审核结果处理（一）不符合项分类审核组对审核发现的问题进行分析和评估，根据不符合的严重程度和性质，将不符合项分为严重不符合项和一般不符合项。1.严重不符合项：指严重违反法律法规、行业标准或公司管理体系要求，可能导致重大安全事故、环境污染或其他严重后果的不符合项。2.一般不符合项：指不符合管理体系要求，但不会立即导致严重后果的不符合项。（二）不符合项报告审核组应编制不符合项报告，详细描述不符合项的事实、不符合的条款依据、严重程度分类等内容。不符合项报告应经审核组组长审核后提交给被审核部门。（三）纠正措施制定与实施1.被审核部门：被审核部门收到不符合项报告后，应针对不符合项分析原因，制定切实可行的纠正措施，并在规定的时间内实施。纠正措施应明确责任人员、实施时间和预期效果。2.内审部门：内审部门负责跟踪和验证被审核部门纠正措施的实施情况。如发现纠正措施未按计划实施或效果不明显，应及时要求被审核部门采取进一步措施，并向审核委员会报告。（四）预防措施制定与实施内审部门应组织对审核结果进行综合分析，识别潜在的系统性问题和风险，制定预防措施，防止类似问题再次发生。预防措施应提交审核委员会审议批准后实施，并跟踪验证实施效果。六、审核记录与档案管理（一）审核记录内审部门应做好审核过程中的各项记录，包括审核计划、审核方案、首次会议记录、末次会议记录、现场审核记录、不符合项报告、纠正措施记录等。审核记录应真实、准确、完整，能够反映审核工作的全过程。（二）档案管理内审部门应建立船舶内审档案，将审核记录、相关文件资料等进行整理、归档和保管。船舶内审档案应按照规定的期限进行保存，以便查阅和追溯。七、审核培训与资源保障（一）审核培训公司应定期组织内审人员参加相关培训，提高内审人员的专业素质和审核能力。培训内容包括法律法规、行业标准、管理体系知识、审核技巧等方面。同时，也应对船舶船员和管理人员进行内部审核相关知识的培训，增强他们对审核工作的理解和配合。（二）资