煤矿材料管理制度规范

PAGE煤矿材料管理制度规范一、总则（一）目的为加强煤矿材料管理，规范材料采购、验收、储存、发放、使用等环节的工作流程，确保材料供应及时、质量合格、成本可控，保障煤矿生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于煤矿企业内部涉及材料管理的各部门、各岗位，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、生产部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及煤炭行业标准，确保材料管理工作合法合规。2.计划性原则：根据煤矿生产计划和消耗定额，合理制定材料采购计划，避免盲目采购和积压浪费。3.质量第一原则：优先采购质量可靠、符合生产要求的材料，确保煤矿安全生产和产品质量。4.成本控制原则：在保证材料质量和满足生产需求的前提下，努力降低采购成本、储存成本和使用成本。5.责任明确原则：明确各部门、各岗位在材料管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、职责分工（一）采购部门职责1.负责煤矿所需各类材料的采购工作，根据生产计划和库存情况，编制采购计划并组织实施。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款，并跟踪合同执行情况。4.负责采购物资的催交、运输协调等工作，确保物资按时、按质、按量到货。（二）仓库管理部门职责1.负责材料的验收入库工作，核对物资的品种、规格、数量、质量证明文件等，确保入库物资符合要求。2.建立健全材料库存管理制度，对库存物资进行分类存放、标识管理，并定期盘点，做到账实相符。3.按照规定的发放流程，准确、及时地发放材料，做好发放记录，确保材料发放的准确性和可追溯性。4.负责仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保物资安全储存。（三）生产部门职责1.根据生产任务和实际消耗情况，合理提出材料需求计划，提供准确的材料消耗定额。2.负责对生产过程中的材料使用情况进行监督和管理，杜绝浪费现象，提高材料利用率。3.配合采购部门和仓库管理部门做好材料的采购计划制定、验收、库存盘点等工作。（四）财务部门职责1.负责审核材料采购合同、发票等相关财务凭证，确保财务支出的合理性和合规性。2.按照财务制度对材料采购成本、库存成本等进行核算和管理，提供相关财务报表和分析数据。3.参与材料采购价格的审核和控制，协助制定成本控制措施。三、材料采购管理（一）采购计划编制1.采购部门应根据煤矿年度生产计划、月度生产安排以及设备检修计划等，结合库存状况，编制年度、月度材料采购计划。2.采购计划应明确材料的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并经相关部门审核后报主管领导批准。3.在编制采购计划时，应充分考虑材料的市场供应情况、价格波动趋势以及储备要求等因素，确保计划的合理性和可行性。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行资质审查和实地考察。2.选择供应商时，应重点考察其生产能力、质量保证体系、信誉状况、价格水平、售后服务等方面，确保供应商具备良好的合作条件。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，同时在合同中约定质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。4.定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商名单，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商及时淘汰。（三）采购合同签订与执行1.采购合同应采用书面形式，由采购部门负责起草，经法律部门或专业法律顾问审核后签订。2.合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇合同变更或违约情况，应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究违约责任。3.对于重要物资的采购合同，应建立合同执行台账，详细记录合同签订日期、执行进度、到货情况、付款情况等信息，以便及时掌握合同执行动态。四、材料验收管理（一）验收准备1.仓库管理部门在接到采购部门的到货通知后，应提前做好验收场地、工具、人员等方面的准备工作。2.熟悉采购合同中规定的物资规格、数量、质量标准等要求，制定验收方案和验收标准。（二）验收流程1.物资到货后，仓库管理人员应首先核对送货单与采购合同是否一致，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。2.按照验收标准对物资的外观、数量、质量等进行检验。对于需要进行理化性能检验的物资，应及时送相关检验部门进行检测。3.验收合格的物资，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，做好记录并跟踪处理结果。（三）验收记录与报告1.验收过程中应详细记录验收情况，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、验收时间、验收人员、验收结果等信息，形成验收记录。2.对于验收不合格的物资，应填写验收报告，说明不合格原因、处理建议等内容，并及时报送采购部门和相关领导。五、材料储存管理（一）仓库规划与布局1.根据材料的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理规划和布局，划分不同的存储区域，设置明显的标识牌。2.按照安全、方便、高效的原则，确定各类材料的存放方式和堆码高度，确保物资存放整齐、有序，便于存取和盘点。（二）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般分为月度小盘点、季度大盘点和年度全面盘点。2.盘点前应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。盘点过程中应认真核对物资的数量、规格、型号等信息，如实记录盘点结果。3.对盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，填写盘点报告，报相关部门审批后进行处理。（三）库存安全管理1.加强仓库的安全保卫工作，设置必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防雷、防静电等设备，确保库存物资安全。2.制定仓库安全管理制度，明确仓库管理人员的安全职责，加强对仓库管理人员的安全教育和培训，提高安全意识和应急处理能力。3.定期对仓库安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。同时，做好仓库的清洁卫生工作，保持仓库环境整洁。六、材料发放管理（一）发放原则1.坚持“先进先出、推陈储新”的原则，确保库存物资质量不受影响。2.根据生产任务和实际需求，严格按照规定的发放流程进行发放，做到准确、及时、合理。（二）发放流程1.生产部门根据生产计划和实际消耗情况，填写材料领用单，注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.材料领用单提交给仓库管理部门，仓库管理人员根据库存情况进行审核，确认无误后办理发放手续。3.发放材料时，仓库管理人员应按照领用单上的数量发放物资，并在领用单上签字确认，同时做好发放记录。（三）限额领料管理1.对于主要生产材料，实行限额领料制度。生产部门应根据材料消耗定额，结合生产任务，制定月度限额领料计划，并报仓库管理部门备案。2.仓库管理部门按照限额领料计划进行发放，如因生产任务变更等原因需要调整限额领料数量，生产部门应及时提出申请，经相关部门审核批准后进行调整。3.定期对限额领料执行情况进行统计和分析，考核生产部门的材料消耗情况，对节约材料的部门和个人给予奖励，对超耗严重的部门进行督促整改。七、材料成本管理（一）采购成本控制1.采购部门应通过市场调研、招标采购、询价比较等方式，选择性价比高的供应商，降低采购价格。2.加强采购合同管理，严格控制合同条款，防止因合同漏洞导致成本增加。同时，合理安排采购时间，避免因价格波动造成损失。3.建立采购成本分析制度，定期对采购成本进行统计和分析，找出成本控制的关键点和存在的问题，采取有效措施加以改进。（二）库存成本控制1.仓库管理部门应合理控制库存水平，根据生产需求和市场供应情况，确定经济合理的库存数量，避免库存积压或缺货现象。2.加强库存物资的保管和维护，减少物资损耗和变质，降低库存成本。同时，定期对库存物资进行盘点，及时处理积压物资，盘活资金。3.优化仓库布局和存储方式，提高仓库空间利用率，降低仓库建设和运营成本。（三）使用成本控制1.生产部门应加强对材料使用过程的管理，提高材料利用率，减少浪费现象。通过技术创新、工艺改进等手段，降低材料消耗定额。2.建立材料使用考核制度，对各生产班组、各岗位的材料使用情况进行考核，将考核结果与绩效挂钩，激励员工节约使用材料。八、监督与考核（一）监督检查1.成立材料管理监督小组，定期对材料采购、验收、储存、发放、使用等环节进行监督检查，确保各项管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括制度执行情况、工作流程规范情况、物资质量情况、成本控制情况等方面。对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立材料管理考核评价体系，对各部门、各岗位在材料管理工作中的表现进行量化考核。考核指标包括采购计划完成率、物资验收合