用章规范制度

PAGE用章规范制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司业务相关活动中涉及印章使用的情况。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的主要印章，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：用于特定文件或业务场景中，代表法定代表人行使职权。3.财务专用章：专门用于公司财务相关业务，如财务报表、票据、资金收付等。4.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确合同双方的权利和义务。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知、报表等的处理。（四）印章管理原则1.专人负责原则：指定专人负责印章的保管、使用和登记工作，确保印章使用安全。2.审批授权原则：印章使用必须经过严格的审批流程，获得相应的授权后方可使用。3.规范使用原则：严格按照规定的用途和程序使用印章，确保印章使用的合法性、准确性和严肃性。4.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或丢失，对涉及印章使用的信息严格保密。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求，按照国家法律法规和相关行业标准进行刻制。2.刻制印章前，行政部门应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并提交公司法定代表人或授权代表审批。3.审批通过后，行政部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量符合要求。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息。2.经公司法定代表人或授权代表批准后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章正式启用的时间和相关要求。3.印章启用后，原印章如有需要停用，应按照相同程序进行申请和审批，并及时发布停用通知。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司公章、法定代表人章、财务专用章由行政部门指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。3.保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，下班时应将印章存放于保险柜或其他安全可靠的地方。4.印章保管人员不得擅自将印章转借他人使用，如因工作需要必须转借的，应经过严格的审批程序，并在转借期间负责监督印章的使用情况。（二）保管场所安全1.印章保管场所应具备完善的安全设施，如防盗门、保险柜、监控设备等，确保印章存放安全。2.定期对保管场所进行安全检查，发现问题及时整改，防止印章被盗用或丢失。3.加强对保管场所的人员出入管理，限制无关人员进入，确保印章保管环境的安全。四、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间等信息，并提交相关证明材料。2.审批：《印章使用申请表》应按照公司内部审批流程进行审批，根据用章事项的重要程度和金额大小，分别由部门负责人、分管领导、法定代表人或授权代表进行审批。3.登记：印章保管人员在印章使用前，应认真核对审批意见和相关证明材料，确认无误后进行登记，记录用章时间、用章人、用章事由、用章文件名称等信息。4.用章：印章保管人员应严格按照审批意见和登记内容使用印章，确保印章使用的准确性和严肃性。用章时应在指定位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。5.归还：印章使用完毕后，用章人应及时将印章归还保管人员，并在《印章使用登记表》上签字确认。保管人员应对归还的印章进行检查，确保印章完好无损。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订的各类合同、协议、文件、信函等；代表公司出席各类会议、活动；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更等手续；其他需要公司盖章确认的重要事项。2.法定代表人章：用于特定文件或业务场景中，代表法定代表人行使职权，如法定代表人授权委托书、个人身份证明等。3.财务专用章：用于公司财务报表、票据、资金收付等相关业务，如支票、汇票、发票、收据等的盖章。4.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确合同双方的权利和义务。合同专用章应与合同文本内容一致，不得用于其他非合同类文件的盖章。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报表等的处理，如部门工作报告、内部联络函、考勤记录等。部门章不得用于对外签订合同、协议或其他具有法律效力的文件盖章。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行用章的，用章人应向公司法定代表人或授权代表电话请示，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的用章，应提前与相关部门沟通协调，确保用章事项的合法性和准确性，并按照公司决策程序进行审批。五、印章的废止与销毁（一）废止1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要废止印章的，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并提交相关证明材料。2.《印章废止申请表》应按照公司内部审批流程进行审批，经公司法定代表人或授权代表批准后，方可办理印章废止手续。3.印章废止后，行政部门应及时发布印章废止通知，明确废止日期和相关要求，并收回废止的印章。（二）销毁1.废止的印章应及时进行销毁，防止印章被非法使用。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并提交相关证明材料。2.《印章销毁申请表》应按照公司内部审批流程进行审批，经公司法定代表人或授权代表批准后，方可进行印章销毁。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.销毁后的印章应妥善保存相关记录，以备日后查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对印章管理情况进行定期审计和监督检查，确保印章使用符合规定。2.各部门负责人应对本部门印章使用情况进行日常监督，发现问题及时纠正，并向公司行政部门报告。3.行政部门应定期对印章保管人员的工作进行检查，确保印章保管安全、使用规范。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司领导。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章的。2.超越审批范围使用印章的。3.印章保管人员未履行保管职责，导致印章被盗用、冒用或丢失的。4.用章文件内容与事实不符，或存在虚假、欺诈等行为的。5.其他违反印章管理规定的行为。（二）处理措施1.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等。2.因违