游戏档案管理制度规范

PAGE游戏档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司游戏档案的管理，确保游戏档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部与游戏研发、运营、推广等相关的各类档案管理工作。（三）定义1.游戏档案：指公司在游戏项目策划、开发、测试、上线运营及后续维护等过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、数据等。2.档案管理：包括档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、保管和销毁等一系列活动。（四）管理原则1.集中统一管理原则：游戏档案由公司指定的档案管理部门统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映游戏项目的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集游戏项目各阶段产生的各类档案，保证档案资料的齐全。4.保密性原则：对涉及游戏核心技术、商业机密等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：科学分类、整理档案，建立高效的检索系统，方便公司内部人员查阅和利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责游戏档案的归口管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订游戏档案管理制度规范，并监督执行。2.档案收集与整理：负责组织各部门收集、整理游戏项目各阶段产生的档案资料，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案归档与存储：将整理好的档案及时归档，选择安全、可靠的存储方式，确保档案的存储质量。4.档案检索与利用：建立档案检索系统，为公司内部人员提供档案查阅、借阅等服务，根据实际需求提供档案利用指导。5.档案保管与维护：定期对档案进行检查、清点，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等保管工作，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。6.档案鉴定与销毁：会同相关部门定期对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。7.档案信息化建设：推进游戏档案的信息化管理，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理效率。8.培训与指导：对公司各部门档案管理人员进行业务培训，提供档案管理工作的指导和咨询服务，提高公司整体档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.策划类档案：包括游戏项目策划书、市场调研报告、竞品分析报告等。2.开发类档案：涵盖游戏代码、脚本、美术设计文档、音效素材等。3.测试类档案：如测试计划、测试报告、缺陷记录等。4.运营类档案：包含游戏上线运营方案、用户反馈记录、活动策划与执行资料等。5.市场推广类档案：有宣传资料、广告投放记录、公关活动资料等。6.合同类档案：涉及游戏开发合同、运营合作合同、版权交易合同等。7.财务类档案：如项目预算、成本核算报表、费用支出凭证等。8.其他类档案：无法归入上述类别的其他与游戏项目相关的档案。（二）档案编号1.编号规则：采用“年份+项目编号+类别代码+顺序号”的编号方式。例如，2023GX001CH001001，其中“2023”表示年份，“GX001”为项目编号，“CH”代表策划类档案类别代码（其他类别依次类推），“001”为该类别档案的顺序号。2.项目编号：由档案管理部门根据游戏项目立项情况统一编制，确保每个游戏项目有唯一的编号。3.类别代码：根据档案分类设置相应的代码，便于识别和管理。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.明确责任部门：各部门负责收集本部门在游戏项目过程中产生的档案资料，并在规定时间内移交档案管理部门。2.定期收集：档案管理部门定期组织各部门进行档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。3.主动收集：对于重要的、可能遗漏的档案资料，档案管理部门应主动与相关部门沟通，督促其及时提交。（二）整理要求1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的数据进行分类，确保同一类别的档案集中存放。2.编号标注：对每份档案进行编号标注，编号应清晰、准确地反映在档案封面或首页。3.编目登记：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，建立档案登记台账。4.装订成册：对于纸质档案，应进行整齐装订，确保档案的牢固和美观。对于电子档案，应按照规范的命名和存储方式进行整理。五、档案的归档与存储（一）归档要求1.及时归档：档案整理完成后，应及时归档，确保档案不积压、不丢失。2.归档手续：办理档案归档手续，填写档案归档清单，交接双方签字确认。（二）存储方式1.纸质档案存储：设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。2.电子档案存储：建立电子档案管理系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备对电子档案进行备份存储。电子档案应进行加密处理，确保数据安全。同时，定期对电子档案进行数据迁移和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案的检索与利用（一）检索方式1.目录检索：利用档案目录，通过编号、名称、日期等关键词进行检索，快速定位所需档案。2.电子检索：借助电子档案管理系统，利用系统提供的检索功能，进行更精准、高效的检索。（二）利用权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅游戏档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅规定：如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。3.特殊利用：对于涉及公司核心机密或重要商业利益的档案，需经公司高层领导批准，并严格按照规定的程序和要求进行利用。（三）利用记录档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅人员姓名、部门、时间、档案名称、用途等信息，以便跟踪档案利用情况，确保档案的安全和有效利用。七、档案的保管与维护（一）保管措施1.专人负责：档案库房配备专人负责档案的日常保管工作，确保档案的安全。2.定期检查：档案管理人员定期对档案进行检查，查看档案的存储状况、有无损坏等情况，发现问题及时处理。3.安全防护：档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全存储。（二）维护要求1.纸质档案维护：对破损、褪色的纸质档案进行修复和复制，确保档案的可读性和完整性。2.电子档案维护：定期对电子档案进行病毒查杀、数据备份等维护工作，确保电子档案系统的正常运行。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：档案管理部门会同相关部门定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值评估：根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的保存价值。（二）鉴定标准1.具有重要历史价值、文化价值或法律凭证价值的档案：应长期保存。2.在一定时期内具有参考利用价值的档案：可保存一定期限后再进行鉴定。3.已失去保存价值的档案：经鉴定后可予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单：对拟销毁的档案进行详细登记，编制档案销毁清单，注明档案编号、名称、日期、数量等信息。2.审批：档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司分管领导审核，报公司总经理批准。3.销毁实施：由档案管理部门会同相关部门指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并做好销毁记录。4.