票据规范使用制度

PAGE票据规范使用制度一、总则（一）目的为加强公司票据管理，规范票据使用行为，防范财务风险，确保公司财务活动的合法、合规、有序进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及票据使用的各类经济活动中。（三）基本原则1.合法性原则：票据的取得、开具、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和相关财务制度的规定。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实发生，不得虚构或伪造。3.准确性原则：票据的填写应准确无误，包括日期、金额、内容等，确保财务信息的真实可靠。4.完整性原则：票据的各项要素应填写完整，不得遗漏重要信息。5.及时性原则：及时取得、开具和使用票据，按照规定的时间和程序进行相关财务处理。二、票据种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于公司作为一般纳税人，购买货物、接受应税劳务或服务时取得的用于抵扣进项税额的发票。2.增值税普通发票：用于公司购买货物、接受应税劳务或服务时取得的不能抵扣进项税额的发票，以及向小规模纳税人或个人销售货物、提供劳务或服务时开具的发票。3.其他普通发票：包括通用机打发票、定额发票等，根据不同业务场景和税务规定适用。（二）收据1.内部收据：用于公司内部部门之间或员工与公司之间的资金往来结算，如借款、还款、押金等。2.外部收据：用于收取不属于应税范围的款项，如代收代付的款项、行政事业性收费等。（三）支票1.现金支票：用于支取现金，主要用于公司向员工发放工资、奖金、差旅费等现金支出。2.转账支票：用于同城范围内的资金转账结算，适用于公司与供应商、客户之间的货款、服务费等款项的支付。（四）汇票1.银行汇票：由出票银行签发，由其在见票时按照实际结算金额无条件支付给收款人或者持票人的票据。适用于公司在同城或异地结算中需要支付较大金额款项的情况。2.商业汇票：由出票人签发，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。分为商业承兑汇票和银行承兑汇票，一般适用于公司与大型企业之间的交易结算。三、票据的取得（一）业务经办人员职责1.在经济业务发生时，业务经办人员应及时向对方索取合法有效的票据。2.对取得的票据进行初步审核，检查票据的真实性、完整性、准确性，确保票据符合相关规定。（二）审核内容1.发票发票是否为国家税务部门统一监制的正规发票，发票号码是否连续，有无缺号、跳号现象。发票上的开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息填写是否齐全、准确。发票上是否加盖销售方发票专用章，印章是否清晰、完整。2.收据收据是否为公司规定的格式，是否加盖公司财务专用章或相关部门印章。收据上的收款日期、交款人、收款事由、金额等信息填写是否完整、准确。3.支票支票是否为银行统一印制的正规支票，支票号码是否清晰、连续。支票上的出票日期、收款人、金额、用途等信息填写是否齐全、准确，大小写金额是否一致。支票是否加盖出票人预留银行印鉴，印鉴是否清晰、合规。4.汇票汇票是否为银行或商业机构签发的正规票据，票据号码是否准确、有效。汇票上的出票日期、付款人、收款人、金额、到期日、出票人签章等信息填写是否完整、准确。（三）不符合规定票据的处理1.对于取得的不符合规定的票据，业务经办人员应及时与对方联系，要求对方重新开具合规票据。2.如对方拒绝重新开具或无法重新取得合规票据，业务经办人员应及时向部门负责人报告，并说明情况。部门负责人应根据具体情况，与财务部门沟通，共同商讨解决方案，必要时向公司管理层汇报。3.对于因取得不符合规定票据而导致公司遭受经济损失或税务风险的，将追究相关责任人的责任。四、票据的开具（一）开票人员职责1.公司财务部门负责票据开具的人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉票据开具的规定和流程。2.按照业务实际情况准确、完整地开具票据，确保票据内容真实、准确、合法。（二）开票流程1.申请开票：业务部门根据经济业务发生情况，填写开票申请单，注明开票日期、客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息，并加盖部门印章。2.审核开票申请：财务部门收到开票申请单后，由专人对申请内容进行审核，重点审核开票信息的准确性、完整性，以及经济业务的真实性、合法性。审核无误后，在开票申请单上签字确认。3.开具票据：开票人员根据审核通过的开票申请单，按照国家税务部门规定的发票开具要求，使用税务开票软件或其他合规开票工具开具发票。开具发票时，应确保发票号码连续，字迹清晰，不得压线、错格。4.发票交付：发票开具完成后，开票人员应及时将发票交付给业务部门或客户。如采用邮寄方式交付，应选择正规的快递公司，并留存快递单号等相关凭证。5.登记台账：开票人员应建立票据开具台账，详细记录每张票据的开具日期、发票号码、客户名称、金额、税额、价税合计、开票原因、交付方式等信息，以便于查询和核对。（三）特殊情况开票规定1.销售折让、折扣开票：销售货物、提供劳务或服务时发生销售折让、折扣的，如已开具发票的，应按照国家税务部门规定开具红字发票。开具红字发票时，应在发票的备注栏注明“销售折让、折扣”字样，并附上相关证明材料。2.退货开票：因质量问题等原因发生退货的，如已开具发票的，应按照国家税务部门规定开具红字发票。开具红字发票时，应在发票的备注栏注明“退货”字样，并附上相关证明材料，如退货协议、验收报告等。3.差额征税开票：对于适用差额征税政策的业务，应按照国家税务部门规定的差额征税开票方式开具发票。开票时，应在发票备注栏注明“差额征税”字样，并填写扣除额等相关信息。五、票据的使用（一）业务部门使用规定1.业务部门在开展经济业务过程中，应按照合同约定和业务实际情况，正确使用票据进行结算。2.对于涉及发票开具的业务，业务部门应及时向财务部门提供开票所需的准确信息，确保发票开具的及时性和准确性。3.在收取款项时，业务部门应向付款方开具合法有效的收据或发票，并按照规定进行登记和保管。（二）财务部门使用规定1.财务部门负责票据的日常管理和核算工作，严格按照国家法律法规和财务制度的规定使用票据。2.建立票据使用登记制度，对每一张票据的领用、开具、使用、作废、核销等情况进行详细记录，确保票据使用的全过程可追溯。3.定期对票据使用情况进行核对和盘点，确保账实相符。如发现票据丢失、被盗等情况，应及时采取措施进行挂失、声明作废，并向公司管理层报告。4.根据业务需要合理安排票据的购买、印制等工作，确保票据供应的及时性和充足性。（三）其他部门使用规定1.公司其他部门在涉及票据使用的经济活动中，应严格遵守本制度的规定，配合财务部门做好票据管理工作。2.对于因工作需要领用票据的，应填写票据领用申请表，注明领用票据的种类、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准后，到财务部门办理领用手续。3.在使用票据过程中，应妥善保管票据，不得擅自转借、转让、代开票据，不得擅自销毁票据存根。六、票据的保管（一）保管责任1.公司各部门及员工对所领用和使用的票据负有保管责任，确保票据的安全、完整。2.财务部门应指定专人负责票据的保管工作，建立票据保管台账，详细记录票据的种类、数量、起止号码、领用日期、领用部门、领用人等信息。（二）保管要求1.存放地点：票据应存放在安全、干燥、通风的专用场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.分类存放：按照票据种类、号码段等进行分类存放，便于查找和管理。3.专人保管：票据保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自将票据信息泄露给无关人员。4.定期盘点：财务部门应定期对票据进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为每月一次，盘点结果应形成书面报告，报财务负责人审核。（三）票据存根及作废票据保管1.发票存根联和收据存根联应按照税务部门规定的保存期限进行保管，一般为5年。2.作废票据应加盖“作废”戳记，与存根联一并妥善保管。作废票据的原因应在票据存根联或相关登记簿上注明。3.对于超过保存期限的票据存根及作废票据，应按照国家档案管理规定进行销毁。销毁时，应编制销毁清单，经财务负责人批准后，由专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。七、票据的遗失处理（一）遗失报告1.如发现票据遗失，票据使用部门或个人应立即向财务部门报告，并说明遗失票据的种类、号码、开具日期、金额、用途等详细情况。2.财务部门接到报告后，应及时采取措施进行挂失、声明作废等处理，并向公司管理层报告。（二）挂失及声明作废1.对于发票遗失的，应及时向当地税务部门挂失，并在税务部门指定的媒体上声明作废。2.对于支票、汇票等遗失的，应及时向出票银行或相关金融机构挂失，并在公开发行的报刊上声明作废。3.挂失及声明作废的相关费用由遗失票据的责任部门或个人承担。（三）责任追究1.因票据遗失给公司造成经济损失或其他不良影响的，将追究相关责任人的责任。2.对于故意隐瞒票据遗失情况或因过失导致票据遗失的责任人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。八、票据的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对票据的使用和管理情况进行定期审计和监督检查，确保票据使用的合规性、真实性和准确性。2.财务部门应建立健全票据内部管理制度，加强对票据使用过程的日常监督和管理，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部检查1.积极配合税务部门、审计部门等外部机构对公司票据使用情况的检查和审计工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部机构提出的整改意见