规范药械采购制度

PAGE规范药械采购制度一、总则（一）目的为加强公司药械采购管理，规范采购行为，确保药械质量，保障患者用药安全，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有药械采购活动，包括药品、医疗器械、医用耗材等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购药械符合质量要求。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部和外部监督。4.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，严禁收受供应商贿赂等不正当行为。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据业务需求和库存情况，定期编制药械采购计划。采购计划应明确药械名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经部门负责人审核后，报公司采购管理部门汇总。采购管理部门应结合公司整体业务规划和库存状况，对各部门采购计划进行综合平衡和调整，形成公司年度采购计划草案。3.公司年度采购计划草案经财务部门审核预算后，提交公司管理层审批。经批准后的采购计划作为年度采购工作的依据。（二）采购预算管理1.财务部门应根据公司年度采购计划，编制采购预算。采购预算应涵盖各类药械采购所需资金，明确资金来源和使用计划。2.采购管理部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序办理审批手续。3.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。三、供应商管理（一）供应商选择与评估1.采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商基本信息、资质证明、产品质量、价格、售后服务等方面的资料。2.在选择供应商时，采购人员应按照以下程序进行：发布采购需求信息，邀请潜在供应商报名。对报名供应商进行资格预审，审查其营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证等相关资质文件。实地考察供应商生产经营场所，评估其生产能力、质量管理水平、仓储物流条件等。向供应商索取样品进行质量检验，或查阅其产品质量检验报告等资料。参考其他用户对供应商的评价和反馈意见。3.采购管理部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等。（二）供应商档案管理1.采购管理部门应为每个供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、评估报告、合作记录等。2.供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。采购人员在与供应商进行业务往来时，应及时将相关信息录入供应商档案。3.供应商档案应妥善保管，严格保密。未经授权，任何人不得查阅、修改或泄露供应商档案信息。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写药械采购申请表。采购申请表应详细注明药械名称、规格、数量、用途、预计到货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购管理部门后，采购人员应进行初步审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、是否符合采购计划等。如审核通过，采购人员将采购申请表录入采购管理系统，并分配给相应的采购人员进行采购操作。（二）采购询价与比价1.采购人员根据采购申请表的要求，向多家供应商发出询价函。询价函应明确药械名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格等内容，并要求供应商在规定时间内回复。2.采购人员收到供应商报价后，应进行比价分析。比价时，应综合考虑药械质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。3.对于金额较大或技术复杂的药械采购项目，采购管理部门应组织相关部门人员成立评标小组，进行评标。评标小组应按照预先制定的评标标准，对各供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。（三）采购合同签订1.采购人员与中标供应商达成一致后，应签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，并符合法律法规和行业标准的要求。2.采购合同内容应包括药械名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购人员应认真审核合同条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本提交至采购管理部门、财务部门等相关部门备案。（四）采购订单下达1.采购人员根据采购合同，在采购管理系统中下达采购订单。采购订单应明确采购合同编号、药械名称、规格、数量、交货期、交货地点等内容。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现订单执行过程中出现问题，采购人员应及时与供应商沟通协调，采取措施加以解决。（五）到货验收1.药械到货前，采购管理部门应通知质量控制部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。2.药械到货后，质量控制部门应按照相关质量标准和验收程序进行验收。验收内容包括药械外观、规格、数量、质量证明文件等。对于需要进行质量检验的药械，质量控制部门应按照规定进行抽样检验。3.使用部门应参与药械验收工作，对药械的适用性和功能进行检查。如发现药械存在质量问题或与采购合同不符，应及时向采购管理部门反馈。4.验收合格的药械，由质量控制部门出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的药械，采购管理部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）付款结算1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同执行情况、验收结果、发票真实性等。2.经财务部门审核通过的采购付款申请，报公司管理层审批。公司管理层审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款结算。3.采购人员应及时向供应商索取发票，并将发票提交至财务部门。财务部门应认真审核发票内容，确保发票真实、合法、有效。对于不符合要求的发票，财务部门应要求供应商重新开具。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如质量风险、价格风险、交货期风险、供应商违约风险等。2.对于识别出的风险因素，采购管理部门应评估其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.质量风险应对措施：加强供应商管理，严格审核供应商资质和产品质量；建立严格的验收制度，加强到货验收工作；定期对采购的药械进行质量抽检，确保药械质量符合要求。2.价格风险应对措施：加强市场调研，及时掌握药械价格动态；建立采购价格预警机制，当药械价格波动较大时，及时调整采购策略；通过招标、询价、比价等方式，选择性价比最优的供应商。3.交货期风险应对措施：在采购合同中明确交货期条款，并约定违约责任；加强与供应商的沟通协调，及时了解订单执行情况；对于可能影响交货期的因素，提前采取措施加以防范，如要求供应商增加库存、调整生产计划等。4.供应商违约风险应对措施：在选择供应商时，要求供应商提供履约保证金或银行保函；加强对供应商的日常管理和监督，及时发现供应商违约行为并采取措施加以纠正；建立供应商违约档案，对违约供应商进行记录和公示，限制其与公司的合作。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等。2.采购管理部门应建立内部监督机制，定期对采购人员的工作进行检查和评估，发现问题及时整改。3.公司员工有权对采购活动中的违规行为进行举报，公司应设立举报渠道，并对举报内容进行及时调查和处理。（二）考核评价1.采购管理部门应建立采购人员考核评价制度，对采购人员工作业绩、工作态度