盖章印鉴制度规范

PAGE盖章印鉴制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织盖章印鉴的管理，规范盖章印鉴的使用流程，确保公司/组织印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及全体员工在涉及公司/组织各类事务中使用盖章印鉴的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：盖章印鉴的使用必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定。2.审批授权原则：所有盖章印鉴的使用均需经过严格的审批流程，获得相应的授权后方可进行。3.专人专管原则：明确专人负责盖章印鉴的保管、使用登记等工作，确保责任落实到人。4.安全保密原则：采取必要的安全措施，防止盖章印鉴被盗用、冒用或滥用，保护公司/组织的商业秘密和信息安全。二、盖章印鉴的种类及用途（一）公章1.用途：代表公司/组织行使职权，具有最高的法律效力。用于公司/组织对外签订合同、协议、文件，办理各类资质证书、营业执照等重要事项。2.使用范围：仅限于公司/组织法定代表人或经法定代表人授权的特定人员使用。（二）财务专用章1.用途：专门用于公司/组织的财务核算、资金收付等财务相关业务。如开具发票、支票、汇票，办理银行结算等。2.使用范围：由公司/组织财务部门负责人或经授权的财务人员使用。（三）合同专用章1.用途：用于公司/组织对外签订各类合同、协议等经济业务文件。明确合同双方的权利和义务，保障合同的法律效力。2.使用范围：由公司/组织合同管理部门负责人或经授权的合同承办人员使用。（四）法人章1.用途：主要用于公司/组织法定代表人个人在特定文件、票据上的签字确认，具有一定的法律效力。2.使用范围：仅限于法定代表人本人使用。（五）部门章1.用途：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部的文件往来、业务联系等。如部门工作通知、报告等。2.使用范围：由各部门负责人或经授权的部门人员使用，使用范围严格限定在本部门内部。三、盖章印鉴的保管（一）保管人员职责1.专人负责：指定专人负责盖章印鉴的保管工作，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.安全存放：将盖章印鉴存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保存放环境的安全，防止印章被盗、丢失或损坏。3.日常检查：定期对盖章印鉴进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。（二）保管场所要求1.安全保密：保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全措施，确保印章的安全存放。2.限制访问：除保管人员外，其他人员未经授权不得进入保管场所。（三）印章交接1.交接手续：保管人员因工作调动、离职等原因需要交接盖章印鉴时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况等进行逐一核对，并填写印章交接清单。2.监交责任：监交人应对交接过程进行全程监督，确保交接手续的规范、完整。如发现交接过程中存在问题，应及时督促整改。四、盖章印鉴的使用流程（一）申请1.填写申请表：使用盖章印鉴的部门或个人应填写《盖章印鉴使用申请表》，详细说明盖章印鉴的使用事项、用途、文件名称、份数等信息。2.提交申请材料：根据申请事项的不同，提交相关的证明材料或文件，如合同草案、审批文件、授权委托书等。（二）审批1.初审：申请表及申请材料提交后，由部门负责人进行初审。初审主要审核申请事项是否符合本部门的工作要求和业务流程，申请材料是否齐全、真实有效。2.终审：初审通过后，申请表及申请材料提交至公司/组织相关领导进行终审。终审领导根据公司/组织的规章制度、业务政策以及实际情况，对申请事项进行全面审查，做出是否批准盖章的决定。（三）盖章1.授权盖章：经终审批准后，由授权的盖章人员在规定的文件或材料上加盖相应的盖章印鉴。盖章人员应确保盖章位置准确、清晰，印章与文件内容相符。2.登记备案：盖章完成后，盖章人员应及时在《盖章印鉴使用登记簿》上进行登记，记录盖章日期、申请部门/个人、申请事项、盖章文件名称及份数等信息。五、特殊情况的盖章印鉴使用规定（一）紧急情况1.应急流程：在紧急情况下，如因不可抗力因素或业务急需，来不及按照正常审批流程进行盖章时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先行盖章，并在事后及时补办审批手续。2.记录说明：紧急盖章后，应在《盖章印鉴使用登记簿》上详细记录紧急情况的原因、请示领导的时间及批准情况等信息。（二）异地盖章1.委托办理：因业务需要在异地盖章时，原则上应通过邮寄或其他安全方式将盖章文件及申请材料寄回公司/组织，按照正常流程进行审批盖章。如确实无法寄回的，可以委托当地具备资质的机构或人员代为盖章。2.委托手续：委托他人代为盖章时，必须办理书面委托手续，明确委托事项、委托期限、委托权限等内容，并要求受托人提供身份证明及资质证明等材料。同时，委托人应与受托人保持密切联系，确保盖章过程的顺利进行和结果的真实性。六、盖章印鉴的停用、销毁（一）停用1.原因：盖章印鉴因磨损、损坏、机构变更、业务调整等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.停用通知：由保管人员填写《盖章印鉴停用申请表》，详细说明停用原因，经部门负责人审核后报公司/组织相关领导批准。批准后，保管人员应及时通知各部门停止使用该印章，并收回已发放的印章使用申请表及相关文件。（二）销毁1.审批程序：盖章印鉴停用后，由保管人员提出销毁申请，填写《盖章印鉴销毁申请表》，经部门负责人审核、公司/组织相关领导批准后，方可进行销毁。2.销毁方式：销毁盖章印鉴时，应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应由专人负责监督，并在《盖章印鉴销毁登记簿》上记录销毁时间、地点、方式、印章名称及数量等信息。七、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：公司/组织内部审计部门或相关管理部门应定期对盖章印鉴的使用情况进行检查，包括审批流程的执行情况、印章保管情况登记记录等。2.违规处理：如发现盖章印鉴使用过程中存在违规行为，应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理，如警告、罚款、解除劳动合同等。（二）外部审计1.审计要求：接受外部审计机构的审计时，应积极配合提供盖章印鉴使用的相关资料和信息，确保审计工作的顺利进行。2.问题整改：对于审计过程中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况向公司/组织管理层报告。八、责任追究（一）违规责任界定1.使用人责任：未经授权擅自使用盖章印鉴，或在使用过程中违反审批流程、超越授权范围使用印章的，由使用人承担相应的责任。2.保管人责任：因保管不善导致盖章印鉴被盗用、冒用或丢失的，由保管人承担相应的责任。如因保管人故意或重大过失造成公司/组织经济损失的，应依法追究其法律责任。3.审批人责任：审批人在审批盖章印鉴使用申请时，未能认真履行职责，导致不符合规定的申请获得批准的，由审批人承担相应的责任。（二）责任追究方式1.行政处分：对于违反本制度的责任人，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职等行政处分。2.经济赔偿：因违规行为给公司/组织造成经济损失的，责任人应承担相应的经济赔偿责任。3.法律责任：对于严重违