档案管理制度完善规范

PAGE档案管理制度完善规范一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动和历史面貌，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司/组织各部门在工作活动中形成的各类档案，对档案进行分类、编号、编目等处理，使其系统化、条理化。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。4.档案查阅与利用：建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务。对查阅档案的人员进行登记，严格控制档案的查阅范围和方式，确保档案信息的安全。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.档案统计与分析：建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司/组织的档案管理决策提供依据。7.档案信息化建设：推进档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。8.业务指导与培训：对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作：按照档案管理部门的要求，及时将本部门在工作活动中形成的各类档案收集齐全，进行初步整理和分类，确保档案的完整和有序。2.定期向档案管理部门移交档案：将整理好的档案定期移交至档案管理部门，办理交接手续，确保档案的及时归档。3.协助档案管理部门开展档案查阅利用工作：根据工作需要，协助档案管理部门查找和提供本部门相关档案，为公司/组织的各项工作提供支持。4.配合档案管理部门做好档案鉴定与销毁工作：参与本部门档案的鉴定工作，提供有关档案价值的参考意见，配合档案管理部门做好档案销毁工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务档案。3.项目管理类：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。4.合同协议类：公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。5.财务审计类：财务报表、审计报告、税务资料等。6.声像档案类：公司/组织在工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.实物档案类：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）档案编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和查询。2.编号方法：采用层次分类编号法，按照档案分类的层次，依次赋予不同的代码。例如，行政管理类档案编号为XZ，业务管理类档案编号为YW，项目管理类档案编号为XM，合同协议类档案编号为HT，财务审计类档案编号为CW，声像档案类档案编号为SX，实物档案类档案编号为SW。在每大类档案下，再根据具体内容进行细分编号。如行政管理类档案中的人事档案编号为XZRS，会议记录编号为XZHY。编号应连续、清晰，不得重复。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围：各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等。2.收集时间：档案形成后，各部门兼职档案员应及时进行收集整理，一般应在一个月内完成初步整理，并移交档案管理部门。对于重要紧急的档案，应随时收集并移交。3.收集要求：收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。电子文件应确保内容完整、格式正确、存储安全，并按照规定进行备份。声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。实物档案应保持完好，并附上相关说明。（二）档案整理1.整理原则：遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.整理方法：对收集到的档案进行分类、装订、编目等处理。分类应按照档案分类标准进行，确保档案归类准确。装订应整齐牢固，去除金属物等影响档案保存的物品。编目应包括档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，编制目录索引，便于查阅。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房建设：档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房设施配备：库房内应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等，保证库房环境符合档案保管要求。（二）档案存放1.分类存放：按照档案分类编号顺序，将档案分类存放在档案架或档案柜中，确保档案存放有序，便于查找。2.标识清晰：在档案架和档案柜上应标明档案类别、编号范围等信息，便于快速定位档案。3.电子档案存储：电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。同时，应建立电子档案存储目录，便于管理和检索。（三）保管期限1.保管期限划分：档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。2.保管期限确定：档案管理部门应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，按照国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案的保管期限。（四）档案检查与维护1.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽样检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、库房环境等，发现问题及时处理。2.日常维护：档案管理人员应做好档案的日常维护工作，如对档案进行除尘、消毒、修复等处理，确保档案的整洁和完好。对于破损、褪色等档案，应及时进行修复或复制。3.库房环境维护：保持库房环境的整洁和适宜，定期对库房温湿度进行监测和调控，确保温湿度符合档案保管要求。做好库房的防火、防盗、防虫、防潮等工作，确保库房安全。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限与范围1.内部查阅：公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅范围应根据工作需要严格限定，不得查阅与工作无关的档案。2.外部查阅：因特殊情况需要向外部单位或个人提供档案查阅服务的，应经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议。外部查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（二）查阅程序1.申请：查阅档案的人员应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。申请表应提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人应根据工作需要，对申请表进行认真审核，批准后方可到档案管理部门查阅。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，应报公司/组织主管领导审批。3.查阅登记：档案管理部门对查阅申请进行登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认。4.查阅服务：档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（三）利用方式1.借阅：对于确需借阅档案的，应按照借阅程序办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、标记等。2.复印与摘抄：根据工作需要，查阅人员可申请复印或摘抄档案内容。复印或摘抄的档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。档案管理人员应对复印或摘抄的内容进行审核，确保其准确性和完整性。3.档案信息咨询：档案管理部门应积极为公司/组织内部各部门及员工提供档案信息咨询服务，解答有关档案管理的问题，协助查找相关档案资料。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门兼职档案员及相关业务人员为成员。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定原则与方法1.鉴定原则：遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定方法：鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，综合分析档案的价值，确定其保管期限和销毁范围。对于涉及重要历史事件、重要业务活动、重要人物等档案，应重点审查，慎重鉴定。（三）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司/组织主管领导审批。2.审批：公司/组织主管领导对销毁清册进行审批，批准后方可进行销毁处理。3.销毁实施：档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门会同相关部门人员共同实施。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁记录：销毁完毕后，档案管理部门应在销毁清册上注明销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。销毁清册应永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.建设目标：建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司/组织的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。2.规划制定：根据公司/组织档案管理的实际需求和发展趋势，制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，确保信息化建设工作有序推进。（二）档案数字化处理1.扫描录入：对纸质档案进行扫描，将其转化为电子文件，并按照档案分类编号顺序进行存储。扫描应确保图像清晰、完整，符合档案数字化存储要求。2.数据挂接：将扫描后的电子文件与相应的纸质档案进行数据挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系，便于查阅和利用。3.元数据录入：为电子档案录入必要的元数据，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、来源等信息，确保电子档案的完整性和准确性。（三）档案信息管理系统建设1.系统功能需求：档案信息管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足公司/组织档案管理的各项业务需求。2.系统选型与开发：根据公司/组织实际情况，选择合适的档案信息管理系统软件，或委托专业软件开发公司进行定制开发。系统应具备良好的兼容性、稳定性和安全性，便于操作和维护。3.系统上线与应用：在系统开发完成后，进行系统测试、培训和上线运行。档案管理人员应熟练掌握系统操作技能，确保系统的正常运行和有效应用。（四）