出物用字规范化制度

PAGE出物用字规范化制度一、总则（一）目的为加强公司出物用字的规范化管理，确保公司对外发布的各类物品（包括但不限于文件、宣传资料、标识牌、电子信息等）用字准确、规范、统一，维护公司形象和公信力，依据国家相关法律法规及语言文字规范标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在出物过程中涉及的用字管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于语言文字使用的法律法规，确保出物用字符合法律要求。2.规范性原则：以国家通用语言文字为标准，使用规范的汉字、标点符号、数字、汉语拼音等，杜绝错别字、异体字、繁体字及不规范的简化字等。3.一致性原则：公司内部各类出物用字应保持统一规范，避免出现用字混乱现象。4.准确性原则：准确传达信息，避免因用字不当导致误解或歧义。二、出物用字规范要求（一）汉字使用规范1.必须使用《通用规范汉字表》中的字，不得使用已被淘汰的异体字、繁体字。如“裏”应写作“里”，“夥”应写作“伙”，“鬥”应写作“斗”等。2.除特殊情况外，不得使用不规范的简化字。例如，“瞭”不能简作“了”，“藉”不能简作“借”等。3.人名、地名、商标名、企业名等专用名称应使用规范汉字，不得随意更改。对于已有的不规范用字，应逐步进行更正。（二）标点符号使用规范1.严格按照国家标准《标点符号用法》使用标点符号，正确区分句中点号和句末点号，避免标点符号使用不当造成句子表意不清。2.注意标点符号的位置，如句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居左偏下，不出现在一行之首；引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首等。3.避免滥用标点符号，如在不该停顿的地方随意加标点，或一个句子中堆砌过多标点等。（三）数字使用规范1.按照国家标准《出版物上数字用法》的规定使用数字。一般情况下，公历世纪、年代、年、月、日、时刻、计数与计量等，均应使用阿拉伯数字。例如：2023年10月1日，10时30分，50千克等。2.整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如“一个人”“三本书”“四条意见”等。3.表示概数时，相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，且中间不能用顿号隔开。如“三四天”“十七八岁’等。（四）汉语拼音使用规范1.以普通话语音为标准，正确拼写词语。汉语拼音的拼写应符合《汉语拼音方案》的规定，声调符号要标写正确。2.在出物中，如需使用汉语拼音，应遵循词连写的原则，词内各音节连写，词与词分写。例如：“hóngqí”（红旗），“zhōngguórénmín”（中国人民）等。3.人名、地名的汉语拼音拼写应遵循《中国人名汉语拼音字母拼写规则》和《中国地名汉语拼音字母拼写规则（汉语地名部分）》的规定。三、出物用字审核流程（一）起草环节1.各部门在起草涉及出物的文件、资料等时，起草人应严格按照用字规范要求进行书写，确保初稿用字准确无误。2.起草完成后，起草人应自行对稿件进行仔细校对，检查有无错别字、标点符号使用不当、数字书写错误等问题。（二）初审环节1.稿件完成校对后，由部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核稿件内容，重点检查用字是否符合规范要求，对不符合要求的地方及时提出修改意见，并返回起草人进行修改。2.部门负责人初审通过后，将稿件提交至公司综合管理部门（或指定的审核部门）。（三）审核环节1.综合管理部门（或指定的审核部门）收到稿件后，安排专人进行审核。审核人员应依据本制度及相关标准，对稿件的用字进行全面、细致的审查，确保用字规范准确。2.审核过程中，如发现用字问题，审核人员应及时与起草部门沟通，明确指出问题所在，并要求起草部门限期整改。整改完成后，重新提交审核。3.对于重要文件、宣传资料等，审核部门可组织相关专家或专业人员进行会审，并根据会审意见进行修改完善。（四）终审环节1.经审核通过的稿件，提交至公司分管领导进行终审。分管领导应对稿件的整体质量，包括用字规范情况进行最终审定。2.分管领导终审通过后，稿件方可进入发布流程。如终审提出修改意见，起草部门应按照意见进行修改，再次提交审核和终审，直至通过。四、出物用字管理措施（一）培训与教育1.公司定期组织员工参加语言文字规范化培训，提高员工对用字规范的认识和掌握程度。培训内容包括国家语言文字法律法规、汉字使用规范、标点符号用法、数字用法、汉语拼音拼写规则等。2.鼓励员工自主学习语言文字知识，通过阅读相关书籍、参加线上学习课程等方式，不断提升自身的语言文字应用能力。3.在新员工入职培训中，增加语言文字规范化方面的内容，使新员工从入职伊始就树立正确的用字规范意识。（二）监督与检查1.综合管理部门（或指定的审核部门）定期对公司各部门的出物用字情况进行监督检查，检查内容包括文件、宣传资料、标识牌、电子信息等。2.建立出物用字检查记录档案，对每次检查的结果进行详细记录，包括检查时间、检查部门、发现的问题及整改情况等。3.对于检查中发现的用字不规范问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。对整改不力的部门进行通报批评。（三）奖励与惩罚1.设立语言文字规范化奖励制度，对在出物用字工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。奖励方式包括颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等。2.对于违反本制度，在出物中出现用字不规范问题的部门和个人，视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚措施包括责令整改、通报批评、扣发绩效奖金等。对因用字不规范给公司造成重大损失或不良影响的，将依法依规追究相关人员的责任。五、电子信息用字规范（一）网站及新媒体平台1.公司官方网站及各类新媒体平台发布的信息，包括新闻资讯、产品介绍、服务指南等，用字必须符合规范要求。2.网站及新媒体平台的管理人员应定期对发布的信息进行检查，及时发现并纠正用字错误。对于涉及重要内容的信息，应在发布前进行严格审核。3.在网站及新媒体平台的设计和开发过程中，要确保字体、标点符号、数字等显示正确，避免因技术问题导致用字不规范。（二）电子邮件1.员工在撰写电子邮件时，应遵循用字规范，确保邮件内容表达清晰、准确。2.对于重要的商务邮件，建议在发送前进行仔细校对，避免出现用字错误影响沟通效果。（三）办公软件文档1.员工在使用办公软件（如Word、Excel、PPT等）制作文档时，要严格按照用字规范进行输入和编辑。2.公司可通过办公软件的设置或插件等方式，对文档中的用字进行自动检查和纠错提示，帮助员工提高用字准确性。六、标识牌用字规范（一）制作要求1.公司内部及外部的各类标识牌，如指示牌、宣传栏、招牌等，其用字必须规范、清晰、醒目。2.标识牌的设计制作单位应具备相应的资质和能力，严格按照本制度及相关标准进行设计制作，确保用字准确无误。3.在标识牌制作过程中，制作单位应提供用字审核报告，经公司审核部门确认后方可制作安装。（二）安装与维护1.标识牌安装完成后，安装人员应检查用字是否清晰、完整，有无损坏或缺失。如发现问题，应及时通知制作单位进行整改。2.公司相关部门负责对标识牌进行定期维护保养，及时