纸质文档规范化管理制度

PAGE纸质文档规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司纸质文档管理，确保文档的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位涉及的纸质文档管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：纸质文档管理应符合国家法律法规及相关行业标准要求。2.规范性原则：文档的生成、流转、存储、利用等环节应遵循统一规范。3.保密性原则：涉及公司机密的纸质文档应严格保密，防止信息泄露。4.高效性原则：以提高工作效率为目标，优化文档管理流程，减少不必要的环节。二、文档分类与编号（一）文档分类1.行政类：包括公司各类行政文件、通知、报告、会议纪要等。2.业务类：涵盖公司业务活动中产生的合同、协议、订单、业务报表等。3.财务类：如财务报表、账目凭证、审计报告等。4.人事类：包含员工档案、考勤记录、薪酬福利文件等。5.技术类：涉及公司技术研发、项目文档、技术标准等。（二）编号规则1.文档编号采用[年份][部门代码][流水号]的形式。2.年份：取文档形成年份的后两位数字。3.部门代码：根据公司部门设置，为每个部门设定唯一代码。例如，行政部代码为XZ，业务一部代码为YW1等。4.流水号：按照文档产生的顺序依次编号，从001开始。三、文档生成与录入（一）文档起草1.各部门根据工作需要起草文档，确保内容准确、清晰、完整。2.起草人应注明文档的标题、主题、起草日期、起草人等信息。（二）审核与审批1.文档起草完成后，需经相关人员审核。审核内容包括格式规范、内容准确性、合规性等。2.重要文档需经部门负责人、分管领导甚至总经理审批。审批通过后方可进入下一环节。（三）录入与存储1.对于需要长期保存和共享的文档，应及时录入电子文档管理系统，并按照分类进行存储。2.录入人员应确保电子文档与纸质文档内容一致，录入信息准确无误。四、文档流转与传递（一）内部流转1.文档在公司内部流转时，应填写《文档流转单》，注明流转环节、流转时间、经手人等信息。2.流转单应随文档一同传递，确保文档流转过程可追溯。（二）外部传递1.涉及与外部单位传递纸质文档时，应采用挂号信、特快专递等方式，并要求对方签收。2.重要文档传递时，可采用加密传输或专人送达等方式，确保文档安全。五、文档存储与保管（一）存储方式1.根据文档的重要性和使用频率，选择合适的存储方式，如文件柜、档案室等。2.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）保管期限1.不同类型的文档设定不同的保管期限。例如，行政类文档保管期限为[X]年，业务类重要合同保管期限为[X]年等。2.保管期限届满后，经相关部门审核，确无保存价值的文档可进行销毁。（三）定期盘点1.定期对纸质文档进行盘点，确保文档数量与账目一致。2.盘点过程中发现的问题应及时记录并查明原因，采取相应措施进行处理。六、文档查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅文档需填写《文档查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.根据文档的保密级别和查阅人的权限，确定是否允许查阅。（二）借阅流程1.因工作需要借阅纸质文档的，应填写《文档借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。2.借阅人应在规定时间内归还文档，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅人员应爱护文档，不得擅自涂改、损坏、丢失文档。2.查阅和借阅过程中，不得将文档带出规定场所进行无关操作。七、文档保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的纸质文档，应采取加密存储、专人保管等保密措施。2.接触机密文档的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全防范1.加强档案室的安全管理，安装监控设备，限制无关人员进入。2.定期对文档存储环境进行检查，确保文档安全。八、文档销毁（一）销毁条件1.符合保管期限且确无保存价值的文档，经审批后可进行销毁。2.因公司业务调整、机构撤销等原因不再使用的文档，应及时销毁。（二）销毁流程1.填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档的名称、数量、销毁原因等信息。2.经相关部门负责人、分管领导审批后实施销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，参与销毁人员应签字确认。九、监督与考核（一）监督机制1.公司设立文档管理监督小组，定期对各部门纸质文档管理工作进行检查。2.监督小组应及时发现问题并提出整改意见，跟踪整改情况。（二）考核办法1.将纸质文档管理工作纳入部门和个人绩效考核体系。2.对在文档管理工作中表现优秀的部门和