如何建立印章制度规范

PAGE如何建立印章制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章及其他专用章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由行政部门统一办理。2.行政部门应根据公司实际需求，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质等信息，并提交公司法定代表人审批。3.经审批通过后，行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应严格按照国家相关法律法规及行业标准进行制作，确保印章质量。4.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章取回，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、材质、制作日期、领取日期、领取人等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、启用范围等信息，并提交公司法定代表人审批。2.经审批通过后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章启用时间、启用范围及使用要求等事项。通知应发送至公司各部门及相关人员。3.印章启用后，行政部门应将印章交由专人保管，并建立印章使用台账，详细记录印章使用情况。三、印章的保管（一）保管原则1.公司印章应实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.严格按照印章使用流程办理印章使用手续，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.妥善保管印章使用台账，及时记录印章使用情况，并定期进行核对。4.发现印章丢失或被盗时，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施，如登报声明作废等。（三）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章应存放在保险柜中，并由专人负责保管。2.部门章及其他专用章应根据实际情况，选择合适的保管方式，确保印章安全。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，确保印章使用合法、合规、有效。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（二）使用流程1.用印申请人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并提交相关证明材料。2.用印申请人所在部门负责人应根据实际情况对用印申请进行审核，并签署意见后提交公司分管领导审批。3.公司分管领导应根据用印事项的重要性和必要性进行审批，并签署意见。对于重大事项或涉及金额较大的用印申请，需经公司法定代表人审批。4.经审批通过后，用印申请人应将《印章使用申请表》及相关证明材料一并提交给印章保管人员。5.印章保管人员应认真核对用印申请及相关证明材料，确认无误后，按照规定的使用范围和审批程序进行用印，并在《印章使用申请表》上加盖印章使用记录章，注明用印日期、用印人等信息。6.用印完成后，印章保管人员应及时将印章归还原位，并将《印章使用申请表》及相关证明材料整理归档保存。（三）使用范围1.公司公章：用于公司对外的重要文件、合同、协议、介绍信等的签署。2.法定代表人章：用于公司法定代表人个人名义的文件、合同、协议等的签署。3.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等的签署。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务的印章。5.部门章：用于各部门内部文件、通知、报表等的签署，以及与本部门业务相关的对外联系。6.其他专用章：根据公司实际需要，用于特定业务或事项的印章，如发票专用章、报关专用章等。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细注明停用印章名称、停用原因、停用日期等信息，并提交公司法定代表人审批。2.经审批通过后，行政部门应发布印章停用通知，明确停用印章名称、停用时间及停用后的处理方式等事项。通知应发送至公司各部门及相关人员。3.印章停用后，印章保管人员应将印章及时收回，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、材质、停用日期、收回日期及收回人等信息。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应根据实际情况进行销毁处理。销毁印章应按照国家相关法律法规及行业标准进行，确保销毁过程安全、彻底。2.在销毁印章前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细注明销毁印章名称、规格、材质、销毁原因、销毁日期等信息，并提交公司法定代表人审批。3.经审批通过后，行政部门应选择具有合法资质的印章销毁单位进行销毁。销毁单位应出具销毁证明，并将销毁证明交行政部门存档。4.行政部门应将印章销毁情况记录在印章使用台账中，并定期进行核对。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章管理监督小组，负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。监督小组由公司行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.监督小组应定期对印章使用情况进行检查，重点检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批程序，印章保管是否安全，印章使用台账是否记录完整等。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违反印章管理制度给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关