规范性文件制定备案制度

PAGE规范性文件制定备案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织规范性文件的管理，确保规范性文件的合法性、科学性和有效性，维护公司/组织的正常运营秩序，保障员工和相关方的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部制定的各类规范性文件，包括但不限于章程、规定、办法、细则、通知、通告等具有普遍约束力的文件。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定应当符合国家法律法规的规定，不得与上位法相抵触。2.科学性原则：规范性文件的内容应当科学合理，具有可操作性，充分考虑实际情况和发展需求。3.民主性原则：在规范性文件制定过程中，应当广泛征求意见，充分听取员工和相关方的建议，保障其知情权、参与权和监督权。4.统一规范原则：规范性文件的制定应当遵循统一的格式、体例和编号规则，确保文件的规范性和一致性。二、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司/组织的决策机构（如董事会、股东会等）有权制定涉及公司/组织重大事项、战略规划、基本管理制度等方面的规范性文件。2.公司/组织的管理层（如总经理办公会等）负责制定具体的业务管理制度、工作流程等规范性文件。3.各职能部门在其职责范围内，可根据实际工作需要制定相关的操作细则、工作指引等规范性文件，但需报经公司/组织批准。（二）制定程序1.立项各部门根据工作需要，提出规范性文件制定项目申请，填写《规范性文件立项申请表》，详细说明制定的必要性、主要内容、拟解决的问题等。公司/组织办公室对各部门提交的立项申请进行汇总审核，报公司/组织领导审批后确定立项项目。2.起草立项项目确定后，由申请部门指定专人负责起草规范性文件草案。起草人员应当深入调查研究，广泛征求意见，确保草案内容合法、合理、可行。起草过程中，应当对文件的名称、结构、内容等进行精心设计，做到逻辑清晰、语言准确、表述规范。3.征求意见规范性文件草案形成后，应当广泛征求意见。征求意见的范围包括公司/组织内部各部门、员工代表、相关专家等。征求意见可以采取书面征求、会议讨论、网上征求等多种方式进行。征求意见期限一般不少于[X]个工作日。起草部门应当对征求到的意见进行认真梳理和分析，对合理意见予以采纳，并在文件草案中进行相应修改。4.审核征求意见结束后，起草部门将规范性文件草案及意见采纳情况一并报送公司/组织办公室进行审核。公司/组织办公室应当对文件草案的合法性、合规性、合理性等进行全面审核，并提出审核意见。审核意见应当明确指出存在问题及修改建议。对于涉及重大事项、专业性较强的规范性文件，公司/组织办公室可组织相关专家进行论证，必要时可征求法律顾问的意见。5.审议与签发经审核通过的规范性文件草案，提交公司/组织相应的决策机构或管理层进行审议。决策机构或管理层应当对文件草案进行认真审议，作出是否通过的决定。审议通过的文件，由公司/组织负责人签发。（三）文件格式与编号1.格式规范性文件应当采用统一的格式，包括文件标题、文号、正文、附件、发布部门、发布日期、生效日期等。标题应当准确概括文件的主要内容，一般由发文机关、事由和文种组成。正文应当条理清晰，层次分明，语言规范，标点符号使用正确。2.编号规范性文件应当进行统一编号，编号规则为：[公司/组织简称][年份][序号]。例如：[公司简称]〔20XX〕XX号。编号应当连续，不得重复或跳号。三、规范性文件的备案（一）备案主体公司/组织内部制定的规范性文件，由制定部门负责在发布之日起[X]个工作日内报公司/组织办公室备案。（二）备案内容备案时应当提交以下材料：1.规范性文件正式文本一式[X]份；2.《规范性文件备案登记表》，详细填写文件名称、文号、发布部门、发布日期、生效日期、主要内容等信息；3.起草说明，包括制定的必要性、起草过程、征求意见情况、主要内容及对相关问题的处理情况等。（三）备案审查1.公司/组织办公室收到备案材料后，应当对备案文件的格式、编号、内容等进行形式审查。2.对于不符合备案要求的文件，公司/组织办公室应当及时通知制定部门补充或修改相关材料，直至符合要求为止。3.公司/组织办公室对备案文件进行合法性审查，重点审查文件是否与国家法律法规、上级规范性文件相抵触，是否符合公司/组织的实际情况和发展需要。4.经审查合格的规范性文件，公司/组织办公室予以登记备案，并将备案文件存档。对于审查不合格的文件，公司/组织办公室应当提出修改意见，退回制定部门重新修改后再行备案。四、规范性文件的清理与修订（一）清理1.公司/组织办公室应当定期对规范性文件进行清理，一般每年清理一次。清理的范围包括现行有效的规范性文件以及已废止、失效的文件。2.清理工作应当按照国家法律法规、政策调整以及公司/组织实际情况变化等进行，重点审查文件的合法性、适用性和有效性。3.对于已废止、失效的规范性文件，公司/组织办公室应当及时予以公布，并从公司/组织文件管理系统中删除。4.对于需要继续执行但部分内容已不符合实际情况的规范性文件，应当及时进行修订。（二）修订1.规范性文件的修订程序与制定程序相同，由相关部门提出修订申请，经立项、起草、征求意见、审核、审议与签发等环节后发布实施。2.修订后的规范性文件应当重新进行备案，备案材料与新制定文件备案要求一致。3.在规范性文件修订期间，原文件继续有效，修订后的文件发布后，原文件自动废止。五、规范性文件的效力与适用（一）效力1.规范性文件一经发布，即具有普遍约束力，公司/组织内部各部门、员工应当严格遵守执行。2.规范性文件的效力高于内部其他文件，与规范性文件相抵触的其他文件无效。（二）适用1.规范性文件适用于公司/组织内部相关部门、岗位及特定事项，具体适用范围在文件中明确规定。2.对于同一事项，如有多个规范性文件作出规定的，应当按照以下原则适用：上位文件优于下位文件；新文件优于旧文件；特别规定优于一般规定。六、监督与检查（一）监督主体公司/组织办公室负责对规范性文件的制定、备案、清理与修订等工作进行监督检查。（二）检查内容1.规范性文件的制定程序是否符合本制度规定；2.规范性文件的内容是否合法、合规、合理；3.规范性文件的备案工作是否及时、准确；4.规范性文件的清理与修订工作是否落实到位。（三）检查方式1.定期检查：公司/组织办公室每年定期对规范性文件管理情况进行全面检查，形成检查报告。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分规范性文件的执行情况进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对规范性文件管理中的突出问题或重点领域，开展专项检查，确保规范性文件管理工作规范有序。（四）责任追究1.对于违反本制度规定制定、备案、清理与