电化铝采购制度管理规范

PAGE电化铝采购制度管理规范一、总则（一）目的为加强公司电化铝采购管理，规范采购流程，确保采购的电化铝符合公司生产需求，保证产品质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有电化铝采购活动，包括原材料、半成品及成品电化铝的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的电化铝符合公司生产工艺及产品质量要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易行为。二、采购计划管理（一）需求预测1.各生产部门应根据年度生产计划、销售订单及市场需求预测，提前向采购部门提供电化铝的需求预测信息。2.需求预测应包括产品规格、数量、交货时间等详细内容，并随生产计划的调整及时更新。（二）采购计划制定1.采购部门根据各生产部门提供的需求预测，结合库存情况，制定月度、季度及年度采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间、交货地点等信息，并经采购部门负责人审核后报公司领导审批。（三）采购计划调整1.如因生产计划变更、市场需求变化等原因导致采购计划需要调整，相关部门应及时通知采购部门。2.采购部门根据实际情况对采购计划进行调整，并重新履行审批手续。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本资料、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.根据公司采购需求及供应商评价标准，从供应商信息库中筛选出合格的供应商，并进行实地考察。3.实地考察内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、生产设备、技术水平、人员配备等方面，考察结束后形成考察报告。4.采购部门根据考察报告及供应商评价标准，对供应商进行综合评价，选择合格的供应商作为公司的合作伙伴，并与其签订采购合同。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价周期为每年一次。2.评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.采购部门根据供应商评价结果，对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商进行淘汰，并及时更新供应商信息库。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励及优先合作机会，激励供应商不断提高产品质量和服务水平。2.同时，公司建立供应商约束机制，对违反采购合同约定、产品质量不合格、交货期延误等问题的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等措施，约束供应商的行为。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据生产计划及实际需求，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审，审核内容包括采购需求的合理性、采购物资的规格型号是否符合公司要求等。2.初审通过后，采购申请表报采购部门负责人审批，采购部门负责人根据采购金额、采购物资的重要性等因素进行审批。3.对于金额较大、涉及重要物资的采购申请，采购部门负责人审批后还需报公司领导审批。（三）采购询价1.采购部门根据采购审批后的采购申请表，向多家合格供应商发出询价函，询价函应明确采购物资的规格、数量、质量要求、交货期、价格等内容。2.供应商收到询价函后，应在规定时间内回复报价，采购部门对供应商的报价进行整理、分析和比较。（四）采购谈判1.根据询价结果，采购部门选择至少三家供应商进行采购谈判，谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.采购谈判应遵循公平公正、互利共赢的原则，通过谈判争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。（五）采购合同签订1.采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，采购合同应明确双方的权利义务、采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式及违约责任等条款。2.采购合同经双方审核无误后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等内容。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（七）验收入库1.采购物资到货前，采购部门应通知质量检验部门及仓库管理部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，质量检验部门按照相关质量标准对采购物资进行检验，检验合格的物资办理入库手续，检验不合格的物资由采购部门负责与供应商协商处理。3.仓库管理部门根据验收结果及采购订单，对采购物资进行入库登记，并做好库存管理工作。（八）付款结算1.采购部门根据采购合同及验收入库单，审核供应商提交的付款申请，确保付款金额准确无误。2.审核通过后，采购部门填写付款审批表，报采购部门负责人及公司领导审批。3.公司财务部门根据付款审批表办理付款手续，并做好付款记录。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，风险识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等方面。2.风险识别可采用问卷调查、数据分析、案例分析、专家咨询等方法进行。（二）风险评估1.采购部门根据风险识别结果，采用定性或定量的方法对风险进行评估，评估风险发生的可能性及影响程度。2.风险评估结果分为高、中、低三个等级，对于高风险事项应采取重点关注和应对措施。（三）风险应对1.根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对措施，风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可通过市场调研、价格谈判、套期保值等方式降低风险；对于质量风险，加强供应商管理及质量检验，确保采购物资质量合格；对于供应商风险，建立供应商评价及激励约束机制，降低供应商违约风险；对于合同风险，加强合同审核及管理，确保合同条款合法合规、明确清晰；对于付款风险，严格审核付款申请，确保付款安全。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审计内容包括采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等方面。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司