采供中心规范化管理制度

PAGE采供中心规范化管理制度一、总则（一）目的为加强采供中心管理，规范采供行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司各项生产经营活动的顺利进行，特制定本规范化管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司采供中心所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采供活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购程序公正透明，避免不正当竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚实守信原则：采供中心工作人员及供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.使用部门根据生产经营计划及实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交至采供中心。2.紧急采购需求：使用部门应提前与采供中心沟通，说明紧急情况及需求，采供中心根据实际情况优先处理。（二）采购申请审批1.采供中心收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，包括需求的合理性、与预算的匹配性等。2.审核通过后，将《采购申请表》提交至相关审批领导。审批领导根据公司规定及实际情况进行审批，审批通过后方可进入采购环节。（三）供应商选择与管理1.建立供应商库采供中心通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核。实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等，评估合格后纳入供应商库。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商给予更多的合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.供应商选择根据采购需求，从供应商库中选择合适的供应商。优先选择优秀供应商，如无合适的优秀供应商，可选择合格供应商。向选定的供应商发送《采购询价单》，要求供应商在规定时间内报价。询价单应明确采购物品或服务的详细要求，包括规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点等。（四）采购合同签订1.根据供应商报价，进行商务谈判，确定最终采购价格、交货期、付款方式等合同条款。2.起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.将起草好的采购合同提交至相关部门及领导审核，审核通过后，由采供中心与供应商签订采购合同。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采供中心根据合同内容下达《采购订单》，订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.将采购订单发送至供应商，并要求供应商确认订单内容。供应商确认后，采购订单生效。（六）采购进度跟踪1.采供中心安排专人负责采购进度跟踪，及时掌握采购物品或服务的生产、运输等情况。2.定期与供应商沟通，了解采购进度，如发现问题及时协调解决，确保按时交货。（七）到货验收1.采购物品或服务到货前，采供中心通知使用部门及相关人员准备验收工作。2.验收人员根据采购合同及相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格后填写《验收报告》，验收不合格的应及时与供应商沟通协商解决。（八）付款结算1.采供中心根据验收报告及采购合同，办理付款申请手续。付款申请应附采购合同、发票、验收报告等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度进行付款结算。三、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规及公司各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公。2.不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，不得与供应商勾结谋取私利。（二）工作纪律1.严格遵守工作时间，不得迟到早退，旷工。2.工作期间应认真履行职责，不得擅自离岗、串岗，不得从事与工作无关的事情。（三）业务能力1.采购人员应不断学习业务知识，提高采购技能，熟悉采购流程及相关法律法规。2.积极参加公司组织的培训学习活动，不断提升自身综合素质。（四）沟通协作1.与使用部门保持良好的沟通，及时了解采购需求，提供优质的采购服务。2.与供应商建立良好的合作关系，加强沟通协调，确保采购工作顺利进行。3.与公司内部其他部门密切协作，共同完成公司各项生产经营任务。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险。2.质量风险：采购物品或服务不符合质量要求，影响公司生产经营活动。3.合同风险：采购合同条款不完善，导致公司权益受损。4.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性及影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类，确定重点风险。（三）风险应对措施1.市场风险应对措施建立市场价格监测机制，及时掌握原材料价格波动情况，合理安排采购计划。拓展供应商渠道，避免供应商垄断，降低供应短缺风险。2.质量风险应对措施加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物品或服务进行抽检。在采购合同中明确质量标准及违约责任，确保采购物品或服务符合质量要求。3.合同风险应对措施加强采购合同管理，起草合同前进行充分的法律审查，确保合同条款完善合法。定期对采购合同进行检查，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题。4.供应商风险应对措施对供应商进行定期评估，及时发现供应商存在的风险。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。建立供应商风险预警机制，及时采取措施应对供应商风险。五、监督与检查（一）内部监督1.采供中心内部设立监督岗位，对采购流程及采购人员行为进行监督检查。2.定期对采购项目进行内部审计，检查采购活动的合法性、合规性、效益性。（二