公安局资料室制度规范

PAGE公安局资料室制度规范一、总则（一）目的为加强公安局资料室的管理，确保资料的安全、完整和有效利用，提高公安工作的效率和质量，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公安局资料室的所有工作人员以及使用资料室资料的相关人员。（三）基本原则1.安全保密原则：确保资料的安全，防止资料泄露、丢失和损坏，严格遵守国家有关保密法律法规。2.规范管理原则：建立健全资料室的各项管理制度，规范资料的收集、整理、存储、借阅和销毁等流程。3.高效利用原则：充分发挥资料室的作用，提高资料的利用率，为公安工作提供有力支持。二、资料室工作人员职责（一）资料室管理人员职责1.负责资料室的日常管理工作，包括资料的整理、分类、上架、下架等。2.做好资料的借阅登记、归还登记和催还工作，确保资料的及时归还。3.定期对资料进行盘点和清查，保证资料的数量和质量相符。4.负责资料室的安全保卫工作，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。5.协助公安业务部门查找和提供所需资料。（二）资料室借阅人员职责1.遵守资料室的各项规章制度，爱护资料，不得损坏、涂改、转借资料。2.按照规定的借阅流程办理借阅手续，按时归还资料。3.如需复印资料，应经资料室管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.借阅人员对所借阅的资料负有保密责任，不得泄露资料内容。三、资料收集与整理（一）收集范围1.公安法律法规、政策文件、标准规范等。2.公安业务工作的各类文件、报告、统计报表等。3.国内外公安工作的研究成果、学术论文、案例分析等。4.与公安工作相关的其他资料，如新闻报道、内部刊物等。（二）收集渠道1.上级公安机关下发的文件和资料。2.本局各部门形成的文件和资料。3.从图书馆、书店、互联网等渠道购买或下载的相关资料。4.与其他公安机关或相关单位交换的资料。（三）整理要求1.按照资料的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对资料进行编号、编目，建立资料索引，便于查找和利用。3.对破损、褪色的资料进行修复和复制，确保资料的完整性。4.定期对资料进行清理，剔除过期、无用的资料。四、资料存储与保管（一）存储环境1.资料室应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合资料存储的要求。2.资料架应坚固、耐用，能够满足资料存储的需要。3.资料室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药等。（二）保管方式1.按照资料的类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要资料应进行专柜保管，并采取加密存储等措施，确保资料的安全。3.定期对资料进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）电子资料管理1.建立电子资料数据库，对电子资料进行分类存储和管理。2.定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。3.对电子资料的访问应进行权限控制，确保资料的安全。五、资料借阅与使用（一）借阅流程1.借阅人员填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、数量、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交资料室管理人员审核。3.资料室管理人员根据借阅申请表，查找并提供所需资料，办理借阅登记手续。4.借阅人员领取资料后，应在规定时间内归还资料室。（二）借阅期限1.一般资料的借阅期限为[X]天，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要资料的借阅期限根据具体情况确定，最长不得超过[X]天。（三）使用规定1.借阅人员应在资料室指定的区域内使用资料，不得将资料带出资料室。2.如需复印资料，应经资料室管理人员同意，并按照规定办理复印手续。3.借阅人员对所借阅的资料负有保密责任，不得泄露资料内容。六、资料查阅与咨询（一）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅资料的名称、数量、查阅目的等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交资料室管理人员审核。3.资料室管理人员根据查阅申请表，查找并提供所需资料，供查阅人员在资料室指定的区域内查阅。（二）咨询服务1.资料室管理人员应热情接待查阅人员，解答查阅人员的咨询。2.对于查阅人员提出的问题，资料室管理人员应及时提供准确的信息和资料。七、资料统计与分析（一）统计内容1.资料的收进、借出、归还、查阅等情况。2.资料的分类、数量、保管期限等情况。3.资料的利用情况，如借阅次数、查阅人数等。（二）统计方法1.资料室管理人员应定期对资料的相关情况进行统计，并填写统计报表。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠。（三）分析与利用1.对统计数据进行分析，了解资料的利用情况和需求趋势，为资料的收集、整理和管理提供依据。2.根据分析结果，提出改进资料室管理工作的建议和措施，提高资料的利用效率。八、资料销毁（一）销毁范围1.过期、无用的资料。2.已失去保存价值的资料。3.按照规定需要销毁的资料。（二）销毁程序1.资料室管理人员提出资料销毁申请，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等。2.申请经所在部门负责人签字同意后，报公安局领导审批。3.公安局领导审批同意后，由资料室管理人员组织实施资料销毁工作。4.资料销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保资料无法恢复。5.资料销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。九、监督与检查（一）监督机制1.公安局应建立健全资料室管理制度的监督机制，定期对资料室的管理工作进行检查和评估。2.资料室管理人员应自觉接受监督，及时整改存在的问题。（二）检查内容1.资料室的管理制度执行情况。2.资料的收集、整理、存储、借阅和销毁等工作情况。3.资料室的安全保卫工作情况。（三）检查方式1.定期检查