办公资料保管制度规范

PAGE办公资料保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司办公资料的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在办公过程中涉及的各类资料保管工作。（三）基本原则1.集中统一原则公司设立专门的资料保管部门或指定专人负责办公资料的集中管理，确保资料的有序存放和有效利用。2.分类管理原则根据资料的性质、用途、来源等因素进行分类，便于查找、使用和保管。3.安全保密原则采取必要的安全措施，确保资料的安全，防止资料的泄露、丢失、损坏等情况发生。同时，对涉及公司机密的资料严格保密，限制访问权限。4.依法依规原则办公资料的保管应符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，确保公司的合法合规运营。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等文件。2.人事档案类员工的个人基本信息、入职离职资料、考勤记录、绩效考核资料、培训档案等。3.财务资料类会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。4.业务合同类与客户签订的各类合同、协议、订单等。5.市场营销资料类市场调研报告、营销策划方案、宣传资料、客户资料等。6.技术文档类公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。7.会议纪要类公司各类会议的纪要文件。8.其他资料类除上述类别以外的其他办公资料，如办公用品采购记录、固定资产清单等。（二）编号规则为便于资料的识别和管理，对各类资料进行编号。编号采用“部门代码+年份+流水号”的形式，具体规则如下：1.部门代码根据公司内部各部门的名称缩写确定，例如：行政部为XZ，财务部为CW，人力资源部为RL等。2.年份资料形成的年份，采用公元纪年，如2023年表示为“23”。例如，行政部在2023年发布的第5号通知，编号为XZ23005。三、资料收集与整理（一）资料收集1.各部门应明确专人负责本部门办公资料的收集工作，确保资料及时、完整地提交。2.在业务活动过程中产生的资料，相关责任人应在规定时间内将资料整理后提交至资料保管部门或指定地点。3.对于外来文件、资料，如政府部门的政策文件、供应商提供的资料等，由接收部门负责收集，并按照规定进行登记和处理。（二）资料整理1.资料收集人员应对收集到的资料进行初步整理，检查资料的完整性、准确性和规范性。2.按照资料分类标准，对资料进行分类，并去除重复、无效的资料。3.对整理后的资料进行编号、装订、编目等处理，确保资料的有序存放。四、资料存储与保管（一）存储方式1.根据资料的性质和数量，选择合适的存储方式，如纸质档案柜存储、电子存储设备存储等。2.对于纸质资料，应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和取用。3.对于电子资料，应存储在服务器、磁盘阵列、光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管环境1.资料保管场所应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮等，确保资料的安全。2.对于存放纸质资料的档案柜，应定期进行检查和清理，防止资料发霉、虫蛀等情况发生。3.对于电子存储设备，应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类资料的保管期限。2.一般行政文件类、业务合同类等资料保管期限为[X]年；人事档案类、财务资料类等重要资料保管期限为[X]年。3.保管期限届满后，经相关部门审核批准，按照规定进行销毁或存档。五、资料借阅与使用（一）借阅申请1.公司员工因工作需要借阅办公资料，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《资料借阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交至资料保管部门。（二）借阅审批1.资料保管部门收到《资料借阅申请表》后，对借阅申请进行审核。2.对于涉及公司机密的资料，需经公司保密管理部门审批同意后方可借阅。3.审核通过后，资料保管部门在《资料借阅申请表》上签字，并为借阅人员办理借阅手续。（三）借阅登记1.资料保管部门应建立《资料借阅登记台账》，详细记录借阅资料的名称、编号、借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人员应在《资料借阅登记台账》上签字确认，领取借阅资料。（四）借阅期限1.一般资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于重要资料或涉及公司机密的资料，借阅期限应根据具体情况确定，最长不超过[X]个工作日。（五）资料归还1.借阅人员应在借阅期限届满后及时归还借阅资料，如需延期归还，应提前向资料保管部门申请并获得批准。2.资料保管部门在收到归还的资料后进行检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。3.借阅人员归还资料后，资料保管部门在《资料借阅登记台账》上注明归还日期，并将《资料借阅申请表》存档。（六）资料使用1.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得擅自涂改、复印、转借他人或用于非工作目的。2.在使用资料过程中，如需摘录、引用资料内容，应注明资料来源，确保资料的合法使用。六、资料保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、客户信息等重要信息的资料。2.公司内部尚未公开的规章制度、会议纪要、决策文件等资料。（二）保密措施1.对涉及保密的资料，应在资料上加盖“保密”标识，并采取加密存储、限制访问权限等措施。2.严格控制保密资料的借阅范围，仅限经过授权的人员借阅，并签订保密协议。3.在办公区域内，涉及保密资料的讨论和使用应在专门的保密场所进行，防止资料泄露。4.对离职员工，应及时收回其借阅的保密资料，并进行离职审计，确保资料的安全。（三）保密培训1.公司定期组织员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.保密培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技术等方面的知识。（四）保密监督与检查1.公司设立保密管理部门，负责对保密制度的执行情况进行监督和检查。2.定期对办公场所、存储设备等进行保密检查，发现问题及时整改。3.对违反保密制度的行为，按照公司规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。七、资料销毁与处置（一）销毁条件1.资料保管期限届满，且经相关部门审核批准后，可进行销毁。2.因公司业务调整、机构变更等原因，不再需要的资料，经审批后可进行销毁。（二）销毁程序1.资料保管部门填写《资料销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁申请表》经所在部门负责人、资料保管部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.对于纸质资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由专人负责监督销毁过程，确保资料彻底销毁。4.对于电子资料，应采用格式化存储设备、删除数据等方式进行销毁，并对销毁情况进行记录。（三）销毁记录1.资料保管部门应建立《资料销毁记录台账》，详细记录资料销毁的时间、名称、编号、数量、销毁方式等信息。2.《资料销毁记录台账》应保存[X]年，以备查阅。八、资料保管人员职责（一）资料收集与整理职责1.负责定期收集各部门提交的办公资料，确保资料的及时、完整。2.按照资料分类标准，对收集到的资料进行整理、编号、装订等处理，建立资料目录和索引。（二）资料存储与保管职责1.妥善保管各类办公资料，确保资料的安全、完整，防止资料的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.定期对资料保管场所进行检查和维护，保持环境整洁、通风良好，确保存储设备的正常运行。3.按照资料保管期限的要求，对到期资料进行清理和处置，及时更新资料目录和索引。（三）资料借阅与归还管理职责1..负责办理资料借阅手续，审核借阅申请，建立资料借阅登记台账。2.按照借阅期限要求，及时催还借阅资料，对逾期未还的资料进行跟踪和处理。3.对归还的资料进行检查，如发现问题及时与借阅人员沟通解决。（四）资料保密管理职责1.严格遵守公司保密制度，对涉及保密的资料进行特殊管理，确保资料不泄露。2.对保密资料的借阅、使用等情况进行登记和监督，发现违规行为及时报告。3.协助公司保密管理部门开展保密培训和检查工作，提高员工的保密意识。（五）资料统计与报告职责1.