公司规范合同签订制度

PAGE公司规范合同签订制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司合同签订流程，加强合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，促进公司业务的健康、有序发展。2.适用范围本制度适用于公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法合规原则：合同签订应严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保合同合法有效。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害一方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务。二、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容。合同立项申请应经部门负责人审核同意后，提交至公司合同管理部门。2.合同审查合同管理部门收到合同立项申请后，对合同进行形式审查和实质审查。形式审查主要包括合同文本格式是否规范、条款是否齐全、签字盖章是否完备等。实质审查主要包括合同内容是否符合法律法规和公司政策要求、合同条款是否公平合理、是否存在潜在风险等。合同管理部门在审查过程中，可征求公司法律顾问、财务部门、技术部门等相关部门的意见，必要时可组织召开合同审查会议。合同管理部门应在规定时间内完成合同审查，并出具《合同审查意见》。3.合同谈判根据合同审查意见，业务部门与对方当事人进行合同谈判。合同谈判应明确双方的权利义务、合同价款、履行期限、违约责任等主要条款，确保合同条款符合公司利益。谈判过程中，业务部门应做好谈判记录，记录谈判的时间、地点、参与人员、谈判内容等信息。4.合同审批业务部门将合同草案及谈判记录提交至公司审批部门进行审批。审批部门应根据合同金额、性质等因素，按照公司规定的审批权限进行审批。审批过程中，审批部门可要求业务部门补充相关资料或对合同条款进行修改完善。审批部门应在规定时间内完成合同审批，并出具《合同审批意见》。5.合同签订经审批同意的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，确保合同文本的规范性和完整性。合同签订过程中，双方当事人应认真核对合同条款，确保合同内容与审批意见一致。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司合同管理部门进行存档。三、合同文本管理1.合同文本制定公司合同管理部门负责制定常用合同文本模板，供各部门在签订合同过程中使用。合同文本模板应根据法律法规和公司政策要求，结合公司实际业务情况进行制定，确保合同条款的合法性、合理性和完整性。各部门在签订合同过程中，如发现合同文本模板存在不足之处，可向合同管理部门提出修改建议，合同管理部门应及时进行修订。2.合同文本审核合同管理部门在制定合同文本模板时，应组织相关部门对合同文本进行审核。审核内容主要包括合同文本的合法性、合理性、完整性、准确性等方面。审核过程中，审核部门可征求公司法律顾问、财务部门、技术部门等相关部门的意见，必要时可组织召开合同文本审核会议。3.合同文本存档合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司合同管理部门进行存档。合同管理部门应建立合同档案管理制度，对合同进行分类、编号、归档，确保合同档案的完整性和可查性。合同档案应包括合同文本、合同审批意见、谈判记录、补充协议等相关资料。四、合同履行与变更1.合同履行合同签订后，双方当事人应按照合同约定履行各自的义务。业务部门应负责跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。合同履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为，业务部门应及时收集相关证据，并按照合同约定追究对方当事人的违约责任。2.合同变更合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。合同变更申请应经部门负责人审核同意后，提交至公司合同管理部门。合同管理部门收到合同变更申请后，对合同变更进行审查。审查内容主要包括合同变更的原因是否合理、变更内容是否符合法律法规和公司政策要求、是否会对公司利益造成不利影响等。合同管理部门在审查过程中，可征求公司法律顾问、财务部门、技术部门等相关部门的意见，必要时可组织召开合同变更审查会议。合同管理部门应在规定时间内完成合同变更审查，并出具《合同变更审查意见》。经审查同意的合同变更，由业务部门负责与对方当事人签订《合同变更协议》。《合同变更协议》签订后，业务部门应及时将协议原件交至公司合同管理部门进行存档。五、合同终止与解除1.合同终止合同履行完毕后，合同自然终止。合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法继续履行的，合同可以终止。合同终止后，双方当事人应按照合同约定办理相关手续，如结算、清理等。2.合同解除合同履行过程中，如一方当事人严重违约或出现其他法定解除事由的，另一方当事人可以解除合同。合同解除应按照法律法规和合同约定的程序进行，解除方应及时通知对方当事人，并出具《合同解除通知书》。《合同解除通知书》应明确合同解除的原因、时间、双方当事人的权利义务等内容。对方当事人收到《合同解除通知书》后，如有异议应在规定时间内提出，否则视为同意合同解除。合同解除后，双方当事人应按照合同约定办理相关手续，如结算、清理等。六、合同纠纷处理1.纠纷预防公司各部门应加强合同管理，提高合同风险意识，预防合同纠纷的发生。在合同签订过程中，应认真审查对方当事人的主体资格、信用状况、履约能力等情况，确保合同相对方的合法性和可靠性。在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行各自的义务，及时沟通协调，避免因误解或疏忽导致合同纠纷。2.纠纷处理合同纠纷发生后，业务部门应及时向公司合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同公司法律顾问对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据合同纠纷的具体情况，选择合适的解决方式，如协商、仲裁、诉讼等。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合，提供必要的协助和支持。合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理结果向公司合同管理部门报告。七、合同监督与检查1.监督机制公司建立合同监督机制，对合同签订、履行、变更及终止等全过程进行监督检查。合同管理部门负责对合同签订、履行、变更及终止等情况进行日常监督检查，定期向公司领导汇报合同管理工作情况。公司审计部门负责对合同签订、履行、变更及终止等情况进行审计监督，确保合同管理工作的合规性和有效性。2.检查内容合同签订是否符合本制度规定的流程和要求。合同履行情况是否良好，是否存在违约行为。合同变更是否按照本制度规定的程序进行，变更内容是否合理。合同终止与解除是否按照本制度规定的程序进行，相关手续是否办理完毕。合同档案管理是否规范，合同资料是否齐全、完整。3.检查方式合同管理部门可通过定期检查、不定期抽查等方式对合同签订、履行、变更及终止等情况进行监督检查。检查过程中，可查阅合同档案、相关文件资料，听取业务部门汇报，实地走访调查等。4.问题整改对于监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时