建筑资料管理制度规范

PAGE建筑资料管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司建筑资料管理，确保建筑资料的真实性、完整性、准确性和规范性，提高公司建筑项目管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑项目从项目立项到竣工验收全过程中涉及的各类建筑资料的管理，包括但不限于工程前期文件、施工过程文件、竣工图及竣工验收文件等。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关建筑工程资料管理的法律法规、行业标准及地方规范性文件要求。2.真实有效原则：资料应如实反映建筑项目建设全过程的实际情况，数据准确、签字盖章齐全，具有法律效力。3.及时归档原则：随着项目建设进度，及时收集、整理、归档各类资料，确保资料的时效性和完整性。4.集中统一原则：公司对建筑资料实行集中统一管理，明确各部门职责，确保资料管理工作有序进行。二、管理职责（一）项目经理职责1.全面负责项目建筑资料管理工作的组织、协调和监督，确保资料管理工作与项目建设进度同步。2.组织制定项目资料管理计划，明确各阶段资料收集、整理、归档的责任人及时间节点。3.定期检查项目资料管理工作情况，及时解决资料管理过程中出现的问题。（二）项目技术负责人职责1.负责指导项目技术资料的编制、审核工作，确保资料符合技术规范和标准要求。2.对项目资料的准确性、完整性和规范性进行把关，审核重要资料文件。3.组织技术交底时，明确资料整理的要求和标准。（三）资料员职责1.负责项目各类建筑资料的收集、整理、分类、组卷、归档等具体工作。2.按照资料管理计划和相关标准要求，及时完成资料的编制和整理任务，确保资料质量。3.建立资料台账，对资料的收发、借阅、归还等情况进行详细记录。4.协助项目其他人员做好资料的收集和整理工作，提供必要的技术支持。（四）各部门职责1.工程管理部门负责提供项目建设过程中的各类工程文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底等。协助资料员做好工程资料的整理和归档工作，确保工程资料与工程实际进度相符。2.质量安全部门负责收集、整理项目质量检验报告、安全检查记录等相关资料。对工程质量和安全资料的真实性、准确性进行监督检查。3.物资设备部门提供物资采购合同、设备租赁合同、物资设备进场验收记录等资料。协助做好物资设备资料与工程资料的衔接工作。4.财务部门负责提供项目资金使用计划、费用报销凭证等财务资料。配合做好项目竣工结算时相关财务资料的审核工作。三、建筑资料分类与归档要求（一）工程前期文件1.项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.建设用地文件：如土地出让合同、建设用地规划许可证、土地使用证等。3.工程勘察设计文件：工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件及审查意见等。4.招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书等。5.合同文件：工程承包合同、监理合同、专业分包合同等。归档要求：按照文件形成时间顺序排列，采用原件归档，如有复印件需注明原件存放处，并加盖单位公章。文件应字迹清晰、图面整洁，签字盖章齐全。（二）施工过程文件1.施工管理文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程开工报审表、工程复工报审表、工程暂停令等。2.施工技术文件图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等。施工日志、工程测量记录、隐蔽工程验收记录等。3.质量控制文件原材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告。分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录等。工程质量事故报告及处理记录。4.安全与环境管理文件安全技术交底、安全检查记录、安全教育培训记录等。施工现场环境保护措施及相关记录。5.施工进度文件工程进度计划、进度月报、进度调整记录等。归档要求：施工管理文件应按照施工流程和时间顺序整理；施工技术文件应与工程实际变更情况相符，签字盖章完整；质量控制文件应按材料、分项分部工程分类归档，检验报告等应真实有效；安全与环境管理文件应及时记录，反映施工现场实际情况；施工进度文件应准确反映工程进度。（三）竣工图1.竣工图应根据工程实际完成情况进行绘制，做到图物相符。2.竣工图应加盖竣工图章，签字齐全。竣工图章应包含施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期等内容。3.竣工图的编制应符合国家制图标准及相关行业规范要求，采用统一的图幅和格式。归档要求：竣工图应与工程实体一致，准确反映工程实际面貌。对于一般性变更，可在原施工图上修改补充，并注明变更依据；对于重大变更，应重新绘制竣工图。竣工图应单独成册，与其他竣工资料一并归档。（四）竣工验收文件1.工程竣工报告：由施工单位编制，总结工程建设情况，包括工程概况、施工过程、质量验收、合同履行等内容。2.工程质量评估报告：由监理单位编制，对工程质量进行评估，提出质量等级意见。3.勘察、设计单位工程质量检查报告：分别由勘察、设计单位对工程勘察、设计质量进行检查并出具报告。4.单位（子单位）工程质量竣工验收记录：记录工程各分部、分项工程质量验收情况及观感质量验收结果。5.竣工验收备案表：建设单位在工程竣工验收合格后，向建设行政主管部门备案的文件。归档要求：竣工验收文件应在工程竣工验收合格后及时整理归档，各项文件应内容完整、结论明确，签字盖章齐全。四、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照职责分工，在规定时间内及时收集本部门负责的建筑资料，并移交资料员。2.资料收集应全面、准确，涵盖项目建设全过程的各类文件资料，不得遗漏重要信息。3.对于外来文件，如设计变更通知单、工程洽商记录等，应及时签收，并做好登记。（二）整理要求1.资料员收到资料后，应按照分类标准进行整理，确保资料分类清晰、编号规范。2.资料应采用A4纸张打印或复印，签字盖章应使用原件，不得使用复印件代替。3.文字材料应字迹清晰、内容完整，图表应清晰准确、签字盖章齐全。4.对于同一事项的资料，应按照时间顺序排列，便于查阅和追溯。五、资料归档与保管（一）归档要求1.资料员应定期对整理好的资料进行归档，建立电子和纸质档案。电子档案应按照规定的文件夹结构进行存储，确保文件命名规范、易于查找。2.纸质档案应采用档案盒或档案柜进行存放，按照档案类别和时间顺序排列，并编制档案目录。3.归档后的资料应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。（二）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度符合要求。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。3.严格限制档案的借阅范围，借阅档案应办理借阅手续，注明借阅时间、借阅人、归还时间等信息。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借或丢失。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、完整无损。对于损坏或丢失的档案，应及时查明原因，采取相应的补救措施。六、资料查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅建筑资料，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息。2.《资料查阅申请表》经部门负责人签字同意后，交资料员办理查阅手续。3.资料员根据申请表提供相应的资料，并在查阅现场进行监督，确保资料安全。查阅完毕后，及时收回资料，并在申请表上记录查阅情况。（二）借阅流程1.公司内部人员因工作需要借阅建筑资料，应填写《资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。2.《资料借阅申请表》经部门负责人和项目经理签字同意后，交资料员办理借阅手续。3.资料员向借阅人提供资料，并要求借阅人在《资料借阅登记表》上签字确认。借阅人应按照规定的时间归还资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人归还资料时，资料员应认真检查资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。七、资料保密与销毁（一）保密要求1.建筑资料涉及公司商业秘密和项目建设信息，所有参与资料管理的人员应严格遵守保密制度，不得泄露资料内容。2.在资料收集、整理、归档、保管、查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止资料被非法获取或篡改。3.对于涉及国家机密或敏感信息的建筑资料，应按照国家保密法律法规的要求进行管理。（二）销毁流程1.对于超过保管期限或已无保存价值的建筑资料，由资料员提出销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《资料销毁申请表》经部门负责人、项目经理和公司档案管理部门负责人签字同意后，方可进行销毁。3.销毁资料时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、无误。销毁后，监销人应在《资料销毁登记表》上签字确认。4.对于电子档案的销毁，应采用安全可靠的方式进行数据删除，并做好记录。八、监督与考核1.公司定期对各项目的建筑资料管理工作进行检查，检查内容包括资料的完整性、准确性、规范性、归档