项目管家联络员制度规范

PAGE项目管家联络员制度规范一、总则（一）目的为了加强公司项目管理的沟通协调机制，提高项目执行效率，确保项目目标的顺利实现，特制定本项目管家联络员制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目，包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目等。（三）基本原则1.统一协调原则：项目管家联络员负责协调项目各参与方之间的沟通与协作，确保信息传递的及时性和准确性。2.责任明确原则：明确项目管家联络员的职责和权限，确保其在项目管理中发挥应有的作用。3.高效服务原则：以服务项目为宗旨，及时解决项目中出现的问题，提高项目执行效率。二、项目管家联络员职责（一）沟通协调1.作为项目各参与方之间的主要沟通桥梁，及时传递项目相关信息，确保信息在公司内部、与客户、供应商等外部合作伙伴之间的顺畅流通。2.组织项目相关会议，负责会议的筹备、记录和跟进会议决议的执行情况。（二）进度跟踪1.定期收集项目进度报告，了解项目进展情况，及时发现并解决项目中出现的进度问题。2.根据项目计划，对项目关键节点进行监控，确保项目按计划推进。（三）问题解决1.协调项目各参与方，共同解决项目中出现的技术问题、质量问题、资源问题等。2.对于无法协调解决的问题，及时向上级领导汇报，并协助制定解决方案。（四）文档管理1.负责项目文档的收集、整理、归档和保管，确保项目文档的完整性和规范性。2.按照公司文档管理规定，及时将项目文档上传至公司文档管理系统，方便项目团队成员查阅和使用。（五）风险管理1.识别项目可能面临的风险，如技术风险、市场风险、政策风险等，并及时向项目团队成员通报。2.协助制定风险应对措施，跟踪风险应对措施的执行情况，确保项目风险得到有效控制。三、项目管家联络员任职要求（一）专业知识1.具备相关项目管理专业知识，熟悉项目管理流程和方法。2.了解公司业务领域的专业知识，能够与项目团队成员进行有效的沟通和协作。（二）沟通能力1.具备良好的口头和书面沟通能力，能够清晰、准确地表达自己的观点和意见。2.善于倾听他人的意见和建议，能够有效地协调项目各参与方之间的关系。（三）组织协调能力1.具备较强的组织协调能力，能够有效地组织项目相关会议和活动。2.能够协调项目各参与方之间的工作，确保项目顺利推进。（四）问题解决能力1.具备较强的问题解决能力，能够快速分析问题的本质，并提出有效的解决方案。2.能够在复杂的情况下，保持冷静，有效地解决问题。（五）责任心1.具备高度的责任心，对项目管理工作认真负责，确保项目目标的实现。2.能够严格遵守公司的规章制度，保守项目机密。四、项目管家联络员工作流程（一）项目启动阶段1.在项目启动时，由项目经理指定项目管家联络员，并向其介绍项目的基本情况、目标、计划和要求。2.项目管家联络员与项目经理共同制定项目沟通计划，明确项目沟通的方式、频率和责任人。（二）项目执行阶段1.按照项目沟通计划，定期收集项目进度报告、问题报告等相关信息，并及时向项目经理和项目团队成员通报。2.组织项目相关会议，如项目周会、月会等，负责会议的筹备、记录和跟进会议决议的执行情况。3.对于项目中出现的问题，及时协调项目各参与方进行解决，并跟踪问题解决的进度和结果。4.定期对项目文档进行收集、整理和归档，确保项目文档的完整性和规范性。（三）项目监控阶段1.根据项目计划，对项目关键节点进行监控，确保项目按计划推进。2.对于项目进度滞后或出现偏差的情况，及时分析原因，并协助项目经理制定解决方案。3.定期对项目风险进行评估，识别新的风险，并及时向项目经理和项目团队成员通报。（四）项目收尾阶段1.协助项目经理进行项目验收工作，负责收集项目验收所需的文档和资料。2.对项目进行总结和评估，分析项目成功经验和不足之处，为今后的项目管理提供参考。3.完成项目管家联络员的工作交接，将项目相关文档和资料移交给公司相关部门或人员。五、沟通管理（一）沟通方式1.建立项目沟通平台，如项目管理软件、即时通讯工具等，方便项目团队成员之间的沟通和协作。2.根据项目沟通计划，定期召开项目相关会议，如项目周会、月会、项目启动会、项目总结会等。3.对于重要的项目信息，采用书面形式进行沟通，如项目报告、通知、文件等，并确保信息的及时传递和有效接收。（二）沟通频率1.项目周会每周召开一次，由项目管家联络员组织，项目团队成员参加，主要汇报项目进展情况、解决项目中出现的问题、安排下周工作计划等。2.项目月会每月召开一次，由项目经理主持，项目团队成员、项目相关部门负责人等参加，主要总结项目月度进展情况、分析项目存在的问题、制定下月工作计划等。3.对于项目中出现的紧急问题，项目管家联络员应及时与相关人员进行沟通，确保问题得到及时解决。（三）沟通记录1.项目管家联络员负责对项目沟通情况进行记录，包括会议记录、沟通邮件、即时通讯记录等。2.沟通记录应详细记录沟通的时间、地点、参与人员、沟通内容、沟通结果等信息，并及时整理归档。3.沟通记录作为项目文档的重要组成部分，应妥善保管，以备后续查阅和审计。六、文档管理（一）文档分类1.项目文档分为项目管理文档、技术文档、商务文档等几大类。2.项目管理文档包括项目计划、项目进度报告、项目问题报告、项目变更申请等。3.技术文档包括项目技术方案、项目设计文档、项目测试报告等。4.商务文档包括项目合同、项目报价单、项目发票等。（二）文档编号1.为便于文档的管理和查询，对项目文档进行编号管理。2.文档编号格式为：项目名称文档类别文档序号，如：XX项目项目管理文档001。3.文档编号应保持唯一性，避免重复编号。（三）文档存储1.项目文档应按照文档分类进行存储，建立项目文档文件夹结构，确保文档存储的规范性和系统性。2.项目文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，以防止数据丢失。3.对于重要的项目文档，应进行加密存储，确保文档的安全性。（四）文档查阅1.项目团队成员如需查阅项目文档，应向项目管家联络员提出申请，并说明查阅目的和范围。2.项目管家联络员根据申请情况，对文档进行查阅权限审核，并及时向申请人反馈审核结果。3.经审核同意查阅的文档，申请人应在规定的时间内归还项目管家联络员，并确保文档的完整性和保密性。七、风险管理与应对（一）风险识别1.项目管家联络员应定期组织项目团队成员进行风险识别工作，采用头脑风暴、德尔菲法等方法，识别项目可能面临的风险。2.风险识别应涵盖项目的各个方面，包括技术风险、市场风险、政策风险、人员风险、资源风险等。3.对于识别出的风险，应进行详细记录，包括风险描述、风险发生的可能性、风险影响程度等信息。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对风险进行评估，采用定性或定量的方法，确定风险的等级。2.风险评估应综合考虑风险发生可能性和风险影响程度两个因素，将风险等级分为高、中、低三个等级。3.对于高风险事件，应制定详细的风险应对措施，并密切关注风险的发展趋势。（三）风险应对1.根据风险评估的结果，制定相应的风险应对措施，风险应对措施应包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等几种方式。2.对于高风险事件，应优先采取风险规避或风险减轻的措施，尽量降低风险发生的可能性或减少风险影响程度。3.对于中风险事件，可根据实际情况采取风险转移或风险接受的措施，并制定相应的监控和应对预案。4.对于低风险事件，可采取风险接受的措施，但应定期对风险进行监控，确保风险不会升级。（四）风险监控1.项目管家联络员应定期对风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现风险应对过程中出现的问题，并及时进行调整。2.对于风险监控过程中发现的新风险事件或风险事件的变化情况，应及时进行风险识别和评估，并调整风险应对措施。3.风险监控应贯穿项目的全过程，确保项目风险得到有效控制。八、考核与奖惩（一）考核指标1.项目沟通协调情况，包括信息传递的及时性、准确性，会议组织和跟进情况等。2.项目进度跟踪情况，包括项目进度报告的提交情况、关键节点的监控情况等。3.项目问题解决情况，包括问题的协调解决能力、问题解决的效率和效果等。4.项目文档管理情况，包括文档的收集、整理、归档和保管情况等。5.项目风险管理情况，包括风险识别、评估和应对措施的制定和执行情况等。（二）考核方式1.项目管家联络员的考核采用定期考核和不定期考核相结合的方式。2.定期考核每季度进行一次，由项目经理根据考核指标对项目管家联络员进行评分。3.不定期考核根据项目实际情况进行，如项目出现重大问题或风险事件时，对项目管家联络员的工作进行专项考核。（三）奖惩措施1.根据考核结果，对表现优秀的项目管家联络员进行奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升等。2.对考核不