评标室使用制度规范要求

PAGE评标室使用制度规范要求一、总则（一）目的为了规范评标室的使用，确保评标活动的公平、公正、公开，提高评标工作的质量和效率，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及评标活动的项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务招标等各类招标项目。（三）基本原则1.合法性原则：评标室的使用必须符合国家法律法规以及行业相关标准的要求，确保评标活动依法依规进行。2.公正性原则：为评标专家提供独立、公正的评标环境，避免外界干扰，保证评标结果不受任何不当因素影响。3.保密性原则：严格保护评标过程和相关信息的保密性，防止信息泄露，维护招标人和投标人的合法权益。4.规范性原则：明确评标室的使用流程、管理要求等，确保各项操作规范有序。二、评标室管理职责分工（一）招标部门职责1.负责提出评标室使用申请，明确评标项目的基本信息，包括项目名称、招标内容、评标时间等。2.在评标前，组织相关人员做好评标文件的准备工作，并确保文件内容完整、准确。3.根据评标安排，通知评标专家按时到达评标室，并协助做好专家签到等工作。4.负责协调评标过程中的相关事宜，如与评标专家沟通、处理突发情况等。（二）行政部门职责1.负责评标室的日常管理和维护，确保评标室设施设备正常运行，环境整洁、舒适。2.按照招标部门的申请安排，提前做好评标室的清洁、通风等准备工作。3.负责评标室的安全保卫工作，防止无关人员进入评标区域。4.协助招标部门做好评标过程中的后勤保障工作，如提供饮用水、文具等。（三）监督部门职责1.对评标室的使用情况进行全程监督，确保评标活动严格按照制度规范进行。2.检查评标专家的评标行为是否符合规定，有无违反公正性、保密性等原则的情况。3.受理关于评标室使用过程中的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。（四）评标专家职责1.遵守国家法律法规和本制度规定，客观、公正地履行评标职责。2.按时到达评标室，在评标过程中保持独立、严谨的态度，认真评审投标文件。3.严格遵守评标纪律，不得与外界人员私自接触，不得泄露评标过程和结果等信息。4.配合招标部门、监督部门等做好评标相关工作，如实提供评标意见和建议。三、评标室使用流程（一）申请与审批1.招标部门根据项目评标需要，提前[X]个工作日填写《评标室使用申请表》，详细说明项目基本情况、评标时间、评标专家人数等信息。2.将申请表提交至行政部门审核，行政部门对申请信息进行核实，确认评标室是否有冲突安排，并检查相关设施设备是否能满足使用要求。3.行政部门审核通过后，报监督部门备案。如遇特殊情况或涉及重大项目，需经公司/组织相关领导审批。（二）准备工作1.行政部门根据审批后的申请，提前做好评标室的清洁卫生工作，擦拭桌面、清扫地面、整理座椅等，确保评标室环境整洁。2.检查评标室的设施设备，包括电脑、打印机、复印机、投影仪、音响设备、网络连接等，确保其正常运行。如有故障，及时安排维修人员进行维修，并做好记录。3.在评标室摆放好评标所需的文具，如纸张、笔、计算器等，并准备好饮用水。4.根据评标专家名单，准备好专家签到表、评标文件等资料，并放置在指定位置。（三）专家签到与入场1.招标部门在评标开始前[X]分钟到达评标室，再次检查准备工作是否就绪。2.评标专家按照规定的时间到达评标室，在专家签到表上签到，并出示有效身份证件进行核对。3.招标部门工作人员引导评标专家进入评标室，安排专家就座，并发放评标文件等资料。（四）评标过程管理1.评标专家在评标过程中应严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审，认真阅读投标文件，客观公正地评价各投标人的投标情况。2.评标过程中，评标专家如有疑问或需要补充资料，应及时向招标部门提出，招标部门应在规定时间内给予答复或提供相关资料。3.评标过程中，行政部门工作人员应在评标室门外值班，负责接听电话、传递文件等工作，不得擅自进入评标室干扰评标专家。如有紧急情况需要进入评标室，应先征得评标专家同意，并做好记录。4.监督部门可根据需要对评标过程进行现场监督，但不得影响评标专家的正常评审工作。（五）评标结果汇总与提交1.评标结束后，评标专家应认真填写评标报告，对评标结果进行汇总和分析，明确推荐的中标候选人名单及理由。2.评标专家将评标报告及相关资料提交给招标部门，招标部门对评标结果进行审核确认。3.如评标结果无异议，招标部门将评标报告及相关资料按照规定程序报送公司/组织相关领导审批，并按照要求进行公示等后续工作。（六）评标室清理与关闭1.评标工作结束后，评标专家应将评标文件、资料等整理好，归还原位，不得随意丢弃或带出评标室。2.招标部门工作人员负责清理评标室，检查是否有遗漏的文件、资料等，关闭评标室的设施设备电源，关好门窗。3.行政部门对评标室进行再次检查，确认无误后，将评标室恢复至备用状态。四、评标室设施设备管理（一）设施设备配备1.评标室内应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、投影仪、音响设备等，并确保设备性能良好，满足评标工作需要。2.根据评标项目的特点和需求，可配备相应的专业设备，如工程图纸查看设备、样品展示设备等。3.为评标专家提供舒适的工作环境，配备桌椅、照明设备、空调等设施。（二）设施设备维护1.行政部门负责建立评标室设施设备台账，详细记录设备的名称、型号、购置时间、使用状况等信息。2.定期对设施设备进行检查和维护，每月至少进行一次全面检查，及时发现并解决设备故障和隐患。3.对于电脑、打印机等常用设备应定期进行杀毒、软件更新等操作，确保设备安全稳定运行。4.设施设备出现故障时，行政部门应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。维修记录应包括故障现象、维修时间、维修人员、维修费用等信息。（三）设施设备更新与报废1.根据评标工作的发展和实际需求，适时对设施设备进行更新换代，确保设备的先进性和适用性。2.对于已损坏无法修复或已达到报废年限的设施设备，由行政部门提出报废申请，经公司/组织相关领导审批后进行报废处理，并做好资产核销等相关工作。五、评标室安全与保密管理（一）安全管理1.评标室应配备必要的安全设施，如监控摄像头、门禁系统等，确保评标区域的安全。2.行政部门负责对评标室的安全设施进行定期检查和维护，确保其正常运行。3.评标期间，行政部门工作人员应加强对评标室周边区域环境的巡查，防止无关人员进入评标室或在周边逗留。4.如发生安全事故或突发紧急情况，行政部门工作人员应立即采取措施进行处理，并及时报告公司/组织相关领导。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对评标过程和相关信息进行严格保密。2.评标专家、招标部门工作人员、行政部门工作人员等参与评标活动的人员均负有保密义务，不得向任何无关人员泄露评标内容、评标结果等信息。3.评标文件、资料等应妥善保管，不得随意复印、传播或带出评标室。如需查阅或使用，应按照规定程序进行申请和登记。4.在评标结束后，对评标过程中产生的废纸、废文件等应及时清理，统一销毁，防止信息泄露。5.违反保密规定的，将依法依规追究相关人员的责任。六、评标纪律与违规处理（一）评标纪律1.评标专家应严格遵守职业道德和评标纪律，客观、公正地履行评标职责，不得接受投标人或其他利害关系人的贿赂或其他不正当利益。2.评标专家在评标过程中应保持独立，不得与其他评标专家私下串通，不得擅自改变评标标准和方法。3.评标专家不得在评标期间与外界人员私自接触，不得通过电话、短信、邮件等方式与外界联系，不得泄露评标过程和结果等信息。4.招标部门工作人员、行政部门工作人员等应严格遵守工作纪律，不得干扰评标专家的正常评审工作，不得为评标专家提供不正当便利。（二）违规处理1.对于违反评标纪律的评标专家，一经发现，立即取消其评标资格，并按照相关规定进行处理。情节严重的，依法追究其法律责任。2.对于违反评标纪律的招标部门工作人员、行政部门工作人员等，视情节轻重给予相应的纪律处分；造成严重后果的，依法依规追究其法律责任。3.对违反评标纪律的