软件会议室使用规范制度

PAGE软件会议室使用规范制度一、总则（一）目的为了规范公司软件会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本使用规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工使用软件会议室的相关活动。（三）基本原则1.合理安排：根据会议需求和会议室资源情况，合理安排会议室的使用，避免资源浪费。2.高效利用：提高会议室的使用效率，确保会议按时开始、按时结束，不拖延会议时间。3.遵守秩序：所有使用人员应遵守会议室的使用秩序，爱护室内设施，保持室内整洁。二、会议室预订（一）预订方式1.公司内部使用的软件会议室预订系统，员工可通过该系统提前预订会议室。预订时需详细填写会议主题、开始时间、结束时间、参会人数等信息。2.紧急情况下无法通过系统预订的，可联系行政部门工作人员协助预订。（二）预订时间1.常规会议应提前[X]个工作日预订，以便行政部门做好统筹安排。2.重要会议或大型会议应提前[X]个工作日预订，确保会议室及相关设备的准备就绪。（三）预订限制1.同一部门在同一时间段内预订会议室不得超过[X]间。2.若有多个部门同时申请使用同一会议室，行政部门将根据会议的重要性、参会人数等因素进行协调安排。（四）取消预订1.如需取消已预订的会议室，预订人应至少提前[X]小时在预订系统中进行取消操作，并通知可能涉及到的参会人员。2.因特殊原因未能提前取消且未使用会议室的，预订人应及时向行政部门说明情况，否则将按照未使用会议室的时长扣除相应的费用（如有）。三、会议室使用（一）使用人员要求1.所有使用会议室的人员必须是公司内部员工，严禁非公司人员使用公司软件会议室。2.使用人员应在预订的会议开始时间前[X]分钟到达会议室，做好会议准备工作。3.会议期间，使用人员应保持安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内大声喧哗、随意走动。（二）设备使用1.会议室配备的软件设备，如投影仪、音响、麦克风等，使用人员应按照操作说明正确使用，不得擅自拆卸、更改设备设置。2.如在使用过程中发现设备故障，应立即停止使用，并及时通知行政部门安排维修人员进行处理。（三）资料管理1.会议资料应提前准备好，并在会议结束后及时整理带走，不得随意丢弃在会议室。2.如需在会议室留存资料，应经行政部门同意，并按照指定的位置存放，保持会议室整洁。（四）环境卫生1.使用人员应爱护会议室的环境卫生，不得在会议室内吸烟、吐痰、乱扔垃圾。2.会议结束后，使用人员应将会议室桌椅摆放整齐，清理桌面杂物，关闭设备电源，保持会议室整洁干净。四、会议室维护（一）定期检查1.行政部门应定期对软件会议室的设备进行检查，确保设备正常运行。2.检查内容包括投影仪、音响、麦克风、网络连接等设备的性能及软件系统的稳定性。（二）故障维修1.如发现会议室设备出现故障，使用人员应及时向行政部门报告，行政部门将安排专业维修人员进行维修。2.维修人员应在接到维修通知后尽快到达现场进行维修，并记录维修情况和维修时间。（三）软件更新1.行政部门应定期对会议室使用的软件系统进行更新，确保软件功能的正常使用和安全性。2.在软件更新前，行政部门应提前通知相关使用人员，并做好数据备份等准备工作。五、会议室安全（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常可用状态。2.使用人员不得在会议室内使用明火或违规电器设备，严禁在会议室内吸烟。（二）网络安全1.使用会议室网络时，应遵守公司网络安全规定，不得进行非法网络活动，如网络攻击、窃取公司信息等。2.如需连接外部网络，应提前向行政部门申请，并按照公司网络安全要求进行操作。（三）人员安全1.会议室的门在使用期间应保持关闭状态，防止无关人员进入。2.如遇紧急情况，使用人员应听从行政部门工作人员的指挥，有序疏散。六、违规处理（一）违规行为1.未按规定预订会议室或擅自使用未预订的会议室。2.未按时到达或结束会议，影响会议室的正常使用。3.在会议室内大声喧哗、随意走动，影响会议秩序。4.擅自拆卸、更改会议室设备设置或损坏设备。5.未保持会议室环境卫生，乱扔垃圾。6.在会议室内吸烟、使用明火或违规电器设备。7.违反公司网络安全规定，进行非法网络活动。（二）处理措施1.对于首次违规的员工，行政部门将给予口头警告，并记录在案。2.对于多次违规或情节严重的员工，行政部门将视情况给予书面警告、罚款、限制使用会议室等处理措施，并在公司内部进行通报批评。3.因违规行为给公司造成损失的，违规员