合同管理方法制度规范

PAGE合同管理方法制度规范一、总则（一）目的本制度旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益和管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行指导和监督。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。2.参与合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、登记、归档等管理。4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。5.负责合同纠纷的处理和诉讼工作。6.组织开展合同管理培训和宣传工作。（三）合同承办部门合同承办部门负责具体合同的谈判、起草、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。其主要职责包括：1.负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作。2.组织合同的谈判，起草合同文本，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.负责合同的履行，及时解决合同履行中出现的问题，并向合同管理部门报告合同履行情况。4.负责合同变更、终止等事项的提出和办理。5.配合合同管理部门做好合同纠纷的处理和诉讼工作。（四）合同审批部门合同审批部门根据职责分工，对合同进行审批。其主要职责包括：1.对合同的合法性、合规性、合理性进行审查。2.对合同的风险进行评估，并提出防范措施和建议。3.根据审批权限，对合同进行审批，并签署审批意见。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.合同承办部门应在签订合同前，对合同相对方的主体资格、经营范围、信用状况、履约能力等进行调查和评估。2.优先选择具有良好信誉、较强履约能力的合同相对方。对于新的合作对象，应通过多种渠道进行调查，如查询工商登记信息、信用评级机构报告、行业口碑等。3.对于涉及重大利益的合同，可委托专业机构对合同相对方进行尽职调查。（二）合同谈判1.合同承办部门应组织相关人员进行合同谈判，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.谈判人员应具备相应的专业知识和业务能力，熟悉合同相关法律法规和政策规定。在谈判过程中应保持严谨、认真的态度，充分维护公司利益。3.谈判过程中应做好记录，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识等，以备后续查阅。（三）合同起草1.合同承办部门应根据谈判结果起草合同文本。合同文本应使用公司统一规定的标准文本格式，如无标准文本，应参照相关法律法规和行业惯例起草。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性表述。对于重要条款，应进行详细阐述和说明。3.合同文本应包括首部、正文、尾部等部分，首部应明确合同双方当事人名称、地址、联系方式等；正文应详细约定双方权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款；尾部应包括合同生效条件、争议解决方式、合同份数、附件等内容。（四）合同审核1.合同承办部门起草完成合同文本后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、合理性、完整性等方面进行审核。2.审核内容包括：合同主体资格是否合法有效；合同条款是否符合法律法规和政策规定；合同权利义务是否对等；合同风险是否可控；合同文本格式是否规范等。3.合同管理部门审核后，应出具审核意见。对于审核中发现的问题，应及时与合同承办部门沟通，提出修改建议，合同承办部门应根据审核意见进行修改完善。（五）合同审批1.合同承办部门将修改完善后的合同文本提交合同审批部门进行审批。合同审批部门应根据审批权限，对合同进行审批。2.审批内容包括：合同是否符合公司经营目标和战略规划；合同风险是否在可控范围内；合同条款是否符合公司利益；合同审批流程是否合规等。3.合同审批部门应在规定时间内完成审批，并签署审批意见。对于重大合同，应提交合同管理委员会审议。（六）合同签订1.经审批通过的合同，由合同承办部门与合同相对方签订。签订合同应使用公司统一印制的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。2.合同签订人员应确保合同签字盖章的真实性、有效性。签字盖章前，应仔细核对合同文本内容，确保合同条款与审批通过的内容一致。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本副本提交合同管理部门进行登记、归档。四、合同履行管理（一）合同履行计划制定1.合同承办部门应根据合同约定，制定合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等。2.合同履行计划应具有可操作性，确保合同能够按照约定顺利履行。在履行过程中，如遇特殊情况需要调整履行计划，应及时向合同管理部门报告，并经批准后实施。（二）合同履行跟踪与监督1.合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.合同管理部门应对合同履行情况进行监督，定期检查合同台账，了解合同履行动态。对于重大合同，可进行专项跟踪检查。3.在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时采取措施，如要求对方限期整改、追究违约责任等，并向合同管理部门报告。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批。变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议副本提交合同管理部门进行登记、归档。3.合同变更涉及合同价款、履行期限、地点和方式等重要条款的，应重新进行风险评估和审核。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时办理合同终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应清理合同履行过程中的相关文件、资料、物品等，并向合同管理部门移交。3.合同管理部门应对合同终止情况进行登记、归档，并对合同履行情况进行总结分析。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织合同风险识别与评估工作，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面排查。2.风险识别应涵盖合同主体风险、合同条款风险、合同履行风险、合同变更风险、合同终止风险等方面。3.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于识别出的合同风险，合同管理部门应会同合同承办部门等相关部门制定风险应对措施。风险应对措施应具有针对性、可操作性和有效性。2.风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。对于高风险合同，应优先采取风险规避措施；对于中风险合同，可采取风险降低或风险转移措施；对于低风险合同，可采取风险接受措施。3.在合同签订前，应对合同风险进行充分评估，并在合同条款中约定相应的风险防范条款，如违约责任、争议解决方式等。（三）风险监控与预警1.合同管理部门应建立合同风险监控机制，定期对合同风险状况进行监控，及时发现风险变化情况。2.对于可能导致重大风险的合同事项，应及时发出风险预警信号，通知相关部门采取措施进行应对。3.合同管理部门应定期对合同风险监控情况进行总结分析，评估风险应对措施的有效性，不断完善合同风险管理体系。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门应加强合同履行过程中的管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.合同管理部门应定期组织合同纠纷案例分析，总结经验教训，提高合同管理人员的风险防范意识和纠纷处理能力。3.在合同签订前，应充分考虑合同纠纷的可能性，并在合同条款中约定合理的争议解决方式。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门应会同法律事务部门等相关部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、程度、影响等因素，选择合适的处理方式，如协商、调解、仲裁、诉讼等。4.在纠纷处理过程中，应充分收集证据，维护公司合法权益。对于涉及重大利益的纠纷，应及时向公司领导汇报，并根据领导意见进行处理。（三）纠纷处理结果跟踪1.合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时向合同管理部门反馈处理结果，并提交相关文件资料。2.合同管理部门应对纠纷处理结果进行跟踪，确保处理结果得到有效执行。对于因纠纷处理给公司造成损失的，应及时进行评估，并追究相关人员的责任。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、谈判记录、审批文件、履行记录、变更协议、终止通知等，均应作为合同档案进行收集。2.合同承办部门应在合同签订后及时将合同文本副本提交合同管理部门，并在合同履行过程中及时整理相关文件资料，定期移交合同管理部门。（二）档案整理与归档1.合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行整理、分类、编号、装订等工作。2.合同档案应按照年度、类别、编号等顺序进行归档，建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可查阅性。3.对于重要合同档案，应进行单独存放和管理，并采取必要的保密措施。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员查阅合同档案，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复制、转借档案。2.因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经合同管理部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人应按时归还档案，并确保档案