行政单位接待规范化制度

PAGE行政单位接待规范化制度一、总则（一）目的为进一步加强行政单位接待工作的规范化、制度化建设，提高接待工作水平，树立良好形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内各类公务接待活动。（三）基本原则1.热情周到原则：以热情、礼貌、周到的服务，展现行政单位的良好风貌，让来访客人感受到尊重和关怀。2.规范有序原则：严格按照规定的程序和标准进行接待，确保接待工作有条不紊，高效顺畅。3.勤俭节约原则：在保证接待质量的前提下，合理控制接待费用，杜绝铺张浪费。4.对口接待原则：根据来访客人的身份和目的，安排相应的部门或人员进行对口接待，提高接待效率。二、接待准备（一）信息收集1.提前了解来访客人的基本情况：包括姓名、性别、职务、人数、来访目的、行程安排等。2.掌握来访客人的特殊要求：如饮食禁忌、住宿标准、活动安排等。（二）制定接待方案1.根据来访客人的情况，制定详细的接待方案：包括接待规格、接待流程、陪同人员、活动安排、经费预算等。2.接待方案经相关领导审批后实施：重大接待活动的方案需报上级主管部门备案。（三）通知相关部门和人员1.根据接待方案，及时通知相关部门和人员做好准备工作：如安排车辆、布置会议室、准备资料等。2.明确各部门和人员的职责分工，确保接待工作顺利进行。三、接待流程（一）迎接1.根据来访客人的行程安排，提前到达指定地点迎接：迎接人员应着装整齐，举止端庄。2.与来访客人见面时，主动打招呼并自我介绍：如有需要，可安排献花仪式。3.协助来访客人提取行李，引导客人上车：上车时，应遵循先主宾后随员、先女宾后男宾的顺序。（二）入住1.将来访客人引导至预定的酒店或宾馆：协助客人办理入住手续，安排好房间。2.向客人介绍酒店或宾馆的基本情况和注意事项：如早餐时间、房间设施使用方法等。（三）会议或活动安排1.按照接待方案，组织来访客人参加会议或活动：提前安排好会议室或活动场地，准备好相关资料和设备。2.会议或活动期间，安排专人负责服务工作：如倒水、记录等，确保会议或活动顺利进行。（四）用餐1.根据来访客人的饮食习惯和接待标准，安排合适的餐厅和菜品：用餐时，应注意礼仪，避免浪费。2.严格控制陪餐人数：陪餐人员应与来访客人进行适当的交流，但不宜过于频繁，以免影响客人用餐。（五）参观考察1.如有需要，安排来访客人参观考察本行政单位的相关场所或项目：提前做好准备工作，安排好讲解人员，确保参观考察活动有序进行。2.参观考察过程中，应向客人介绍本行政单位的工作情况和发展成果：注意保护单位的机密信息和敏感区域。（六）送行1.根据来访客人的行程安排，提前安排车辆送行：送行人员应与来访客人保持良好的沟通，表达感谢之情。2.与来访客人告别时，应再次确认客人的行李和物品是否齐全：如有需要，可赠送一些具有纪念意义的礼品。四、接待标准（一）住宿标准1.根据来访客人的职务和级别，确定相应的住宿标准：一般分为豪华型、舒适型、经济型等不同档次。2.住宿费用应严格控制在预算范围内：不得超标准安排住宿。（二）用餐标准1.根据来访客人的人数和接待规格，确定用餐标准：用餐标准应合理适中，体现地方特色和单位文化。2.严格控制用餐费用：不得安排高档宴请，不得提供烟酒等高档消费品。（三）交通标准1.根据来访客人的人数和行程安排，合理安排交通车辆：交通车辆应保持整洁卫生，确保安全舒适。2.交通费用应严格控制在预算范围内：不得超标准使用车辆或租赁高档车辆。（四）礼品标准1.如需赠送礼品，应根据来访客人的身份和接待目的，选择合适的礼品：礼品应具有一定的纪念意义和地方特色，不得过于贵重。2.礼品费用应严格控制在预算范围内：不得超标准赠送礼品。五、经费管理（一）预算编制1.根据接待工作的实际需要，编制年度接待经费预算：预算应包括住宿、用餐、交通、礼品等各项费用。2.接待经费预算经相关领导审批后，纳入单位年度财务预算管理。（二）经费报销1.接待活动结束后，应及时办理经费报销手续：报销凭证应真实、合法、有效，符合财务制度的规定。2.严格按照审批后的预算进行报销：不得超预算报销费用。（三）经费监督1.建立健全接待经费监督管理制度：定期对接待经费的使用情况进行检查和审计，确保经费使用合理、合规。2.对违反接待经费管理规定的行为，应严肃追究相关人员的责任。六人员职责（一）接待部门职责1.负责接待工作的组织和协调：制定接待方案，安排接待人员，确保接待工作顺利进行。2.与来访客人保持密切沟通：及时了解客人的需求和意见，做好服务工作。3.对接待工作进行总结和评估：不断改进接待工作方法和质量。（二）陪同人员职责1.陪同来访客人参加各项活动：介绍相关情况，解答客人的疑问，做好沟通和协调工作。2.协助接待部门做好服务工作：如安排座位、引导参观等。3.注意自身形象和言行举止：展现行政单位的良好风貌。（三）服务人员职责1.为来访客人提供优质的服务：如倒水、记录、引导等，确保客人在接待过程中感到舒适和满意。2.严格遵守接待工作纪律：不得擅自离岗或从事与服务工作无关的事情。3.注意保护客人的隐私和安全：不得泄露客人的信息和机密。七、保密规定（一）接待过程中涉及的机密信息和敏感资料，应严格保密**：不得随意泄露给无关人员。（二）接待人员应增强保密意识**：妥善保管客人的文件、资料等物品，防止丢失或被盗。（三）对违反保密规定的行为，应严肃追究相关人员的责任**：情节严重的，依法追究法律责任。八、纪律要求（一）接待人员应严格遵守国家法律法规和单位的各项规章制度**：不得利用接待工作谋取私利。（二）接待过程中应注重言行举止**：做到文明礼貌、热情大方，不得有任何不恰当的言行。